of 59232 LinkedIn

Hoeveel versies van de waarheid heeft u in huis?

Hoeveel versies van de waarheid heeft u in huis? Bewustzijn datawaarde nog te vaak onderschat
Reageer

Bewustzijn datawaarde nog te vaak onderschat. 

Data is een essentieel bedrijfsmiddel en daar worden organisaties meer en meer mee geconfronteerd. Maar al te vaak zien we dat het bewustzijn van de waarde van data nog onderschat wordt.

Dit gebeurt in alle lagen van de organisatie, zelfs op directie/managementniveau. Het laten doordringen van het benodigde besef en het inrichten van effectieve data governance, is nog geen vanzelfsprekendheid.

Dataverbeterinitiatieven worden om diverse redenen gestart: meer betrouwbare cijfers voor besturing en verantwoording, ef­ ciëntere processen, een meer - exibele organisatie of één klantbeeld. Binnen de overheidswereld is compliance al jaren een van de belangrijkste drivers. Toezichthouders eisen van gemeenten dat ze in control zijn ten aanzien van hun  informatiehuishouding, denk daarbij bijvoorbeeld aan de General Data Protection Regulation (GDPR). Ook in andere domeinen binnen de overheden wordt verbetering van de datahuishouding een must. Maar hoe maak je deze initiatieven nu tot een succes?

 

Data als asset

De weg naar het daadwerkelijk behandelen van data als asset, lijkt lang en taai. Niet vreemd als je bedenkt dat alle factoren op het gebied van mens, proces en systeem samen moeten komen. Het vraagt om verandering van gedrag, anders omgaan met data en werken volgens richtlijnen en standaarden. Daarbij is een raamwerk nodig van datamanagementprocessen, -rollen en -verantwoordelijkheden en ondersteunende tooling. En toch is koudwatervrees voor grote, omvangrijke projecten zonder kostenplafond echt niet nodig.

 

Iteratief verbeterproces

De sleutel tot succes is het werken vanuit een iteratief verbeterproces. Start met een paar kleine, maar zichtbare verbeteringen en zet ze in de etalage. Deze helpen illustreren dat er simpelweg veel waarde uit data te halen valt zoals betere dienstverlening, het verhogen van de klanttevredenheid en het verbeteren van operational excellence. Echt top-down begrip kost tijd. Het commitment dat groeit door de eerste successen vormt de basis voor meer structurele vervolgstappen. Voor de langere termijn is een paradigmaverandering nodig. Net als voor andere bedrijfsresources, moet ook voor data de besturing ingeregeld worden. Het sleutelwoord is data governance.

 

Chief Data Officer

Wat succesvolle organisaties doen, is een verantwoordelijke aanwijzen. Dit kan binnen een bestaande functie zijn, vanuit een afdeling als Middelen of Control, maar steeds vaker wordt een Chief Data Of­ cer (CDO) geïntroduceerd. Een voorbeeld hiervan is de CDO binnen de politie, die ondersteund wordt door een stafafdeling Gegevensautoriteit. De CDO-rol richt zich op het verbeteren van de datahuishouding en krijgt afdoende executiekracht om data governance tot een succes te maken.

 

          OP ALLE MANAGEMENTLAGEN ZAL GESTUURD MOETEN WORDEN OP DE CORRECTE OMGANG MET DATA

 

Een van de belangrijkste taken van de CDO is het verbinden van de verschillende data- en informatiepartners en –initiatieven in de organisatie. Zo zullen voor het realiseren van GDPRcompliance afdelingen voor juridische zaken, informatiebeveiliging, informatievoorziening en archivering intensief moeten samenwerken. Een andere taak is ‘evangeliseren’: vanuit de doelstellingen van de organisatie en aan de hand van sprekende voorbeelden alle stakeholders in de organisatie bewust maken van de noodzaak om data als asset te zien en de benodigde veranderingen te implementeren. De CDO zal een inrichtingsteam formeren dat de gewenste veranderingen vormgeeft en inbedt in de organisatie.

 

Drie inzichten

Onze ervaringen met data governance-trajecten binnen vele organisaties hebben tot drie belangrijke inzichten geleid. Het eerste inzicht is dat verandermanagement meer dan de helft van het werk is. Data governance-initiatieven stranden maar al te vaak. Veel gehoorde oorzaken zijn ‘Het was een IT-feestje’ of ‘We hadden geen commitment van het management’. Om dit te voorkomen is er een aanpassing nodig in houding en gedrag, zowel aan business- als IT-zijde. We komen vanuit een situatie waarin functioneel IT-beheerafdelingen vaak werden aangekeken op de kwaliteit van de data. Data is een product (en niet slechts een bijproduct) van processen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt in de regel aan de businesszijde. Dit vergt organisatiebreed een omslag in het denken. Op alle managementlagen zal gestuurd moeten worden op de correcte omgang met data. De noodzaak hiervan wordt regelmatig aangetoond door bijvoorbeeld nieuwsberichten over datalekken, zoals recent bij gemeentes. Het bewustzijn van data als asset is ook nodig om een duurzame sponsoring, inclusief funding, van dataverbeterinitiatieven te garanderen. Ook de IT-zijde moet veranderen. Van oudsher werken afdelingen vaak applicatie- en productgericht. Een omslag is nodig naar het centraal (beschikbaar) stellen van data voor integrale rapportage en proactieve klantbediening over de silo’s heen.

 

Datamanagementscan

Het tweede inzicht is om zo min mogelijk te veranderen. Voor een zo groot mogelijke kans van slagen is het raadzaam om spaarzaam om te gaan met de beperkte verandercapaciteit van de organisatie. Een standaardmodel introduceren is gemakkelijk, maar rollen en verantwoordelijkheden werkbaar inbedden is maatwerk en een kunst op zich. Data governance wordt ook wel gezien als het formaliseren van hoe de omgang met data plaatsvindt. Veel datamanagementactiviteiten gebeuren al impliciet en in iedere organisatie is wel een voorbeeldcasus te vinden. Start daarom altijd met een datamanagementscan om de huidige situatie goed in beeld te brengen, waarbij ook bestaande (IT-) governance-structuren in beeld worden gebracht. Ook het zicht op lopende, aanpalende verandertrajecten is belangrijk, zoals klant centraal- of complianceprojecten. Datamanagement introduceren door bij te dragen aan het succes van bestaande en startende verandertrajecten, kan onderdeel zijn van de strategie.

 

Het derde en laatste inzicht is: groei incrementeel en zichtbaar. Zoals gezegd is het raadzaam om te werken vanuit een iteratief verbeterproces. Start eenvoudig. Stem de complexiteit van rollen en verantwoordelijkheden af op het volwassenheidsniveau van de organisatie. Een ontworpen data governancestructuur kan de organisatie niet te snel opgedrongen worden. Zie hier de link met het eerste inzicht: data governance is grotendeels verandermanagement.

 

Conclusie

Het verhogen van de prestaties van organisaties met behulp van data governance realiseer je door een goede balans tussen direct doen en structureel verbeteren. Indien goed uitgevoerd, levert het de organisatie niet alleen wendbaarheid, maar ook duurzaam prestatievoordeel op.

 

Auteur: Norbert van de Ven, senior adviseur data governance

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingHot ITem B.V.

Danzigerkade 19

1013 AP Amsterdam

020-5810200

www.hotitem.nl

info@hotitem.nl


Meer nieuws

Aankomende events

Hot ITem organiseert geregeld evenementen waarin verschillende thema’s rondom Performance Improvement centraal staan.