of 58959 LinkedIn

Transformatie

AfbeeldingIemand nieuwe techniek geven, wil nog niet zeggen dat deze persoon die techniek ook gaat gebruiken. Wanneer iemand niet enthousiast of overtuigd is dat het een handig, nieuw hulpmiddel is, werkt hij of zij op oude voet verder. Dit geldt ook voor nieuwe informatiesystemen die worden ingevoerd. Niet zelden heeft de ‘mislukking’ van een informatieproject meer te maken met het gebrek aan acceptatie van het nieuwe systeem, dan met de daadwerkelijk geleverde techniek.

Afgelopen week sprak ik met Cees Min over gewenste gedragsverandering van gebruikers om een systeem goed te gebruiken. Cees doceert o.a. aan het MIT het vak ‘Behavioural Change’ en dan vooral gericht op het optimaal gebruiken van informatiesystemen. Die verandering is vaak ingewikkelder dan het bouwen van een goed informatiesysteem zelf. Gebruikers moeten daartoe op een andere manier werken en vaak hun ‘eigen systeempjes en shortcuts’ loslaten. De slaagkans van grote IT-projecten is al bij voorbaat beperkt als de gebruikersorganisatie niet volop is betrokken bij dat project.

 

Agile development
Om de lengte van projecten te verminderen zijn momenteel nieuwe ontwikkeltechnieken populair. Agile development van applicaties zoals de scrum-techniek wordt door steeds meer organisaties toegepast. Steeds in kleine stappen – of sprintjes – functionaliteit ontwikkelen, testen en toetsen of het zinvol voor de gebruiker is. Zo ja, dan volgt een volgende stap, zo niet, de vorige stap veranderen.

 

In feite moet je snel en goedkoop kunnen – en durven – falen tijdens zo’n ontwikkelproces. In kleine stapjes vooruit en weinig risico’s per stap nemen. Dan is de schade van een misstap ook beperkt. En kunnen we makkelijk bijsturen. Eigenlijk niet anders dan hoe we als mens leren en in stappen gaan begrijpen hoe iets werkt. Ons leerproces is er ook een van vallen en opstaan, proberen en toetsen.

 

Gelukkig zijn er steeds betere platformen om dit snelle en lichtvoetige ontwikkelproces uit te voeren. Ontwikkeltechnieken die het de ontwerper, samen met de gebruiker, makkelijk maken om met kleine stappen toch snel vooruitgang te boeken. Zogenaamde co-creatie; zorgen dat in het ontwikkelteam niet alleen ontwerpers zitten, maar zeker ook de gebruiker en het liefst ook alle betrokkenen rond de nieuwe toepassing. Zoals de personen die de software straks in productie moeten nemen en de mensen die de toepassing moeten onderhouden. Co-creatie betekent ook dat de gebruiksorganisatie weer dichter bij de uiteindelijke toepassingen en informatiediensten kunnen worden betrokken. En enigszins op dit gebied geschoolde medewerkers kunnen zelfs hun eigen informatietoepassingen ontwikkelen. De gebruiker kan weer eigenaar worden van zijn of haar informatieomgeving.

 

De mens centraal
Een geslaagd project bestaat uit een balans van 3P’s: proces, product en people. Informatie moet een begrepen onderdeel van ieders uitvoeringsproces zijn. Wat is beschikbaar, wat moet ik toevoegen en wat moet ik doorgeven? Op die wijze bouw je als medewerker in kleine stapjes mee aan je eigen informatieproces. Dat betekent ook dat iedere kleine stap vooruit gevierd moet worden, want succes enthousiasmeert. Na zo’n succes structureer je je vervolgproject en daarna kan de toepassing verder worden ontwikkeld en/of worden uitgerold.

 

Het is ook belangrijk om te onderkennen dat mensen heel verschillende gaven hebben. Sommige zijn goed in het bedenken van ideeën. Anderen vinden het leuk die ideeën uit te proberen. Weer anderen worden enthousiast om een geslaagd en werkend idee te ontwikkelen tot een definitieve oplossing. En weer anderen vinden het leuk een geïmplementeerde oplossing optimaal te onderhouden. Kortom, mensen zijn verschillend en het is verstandig om op de goede wijze van al die deskundigheden en betrokkenheden gebruik te maken tijdens elke transformatie van een proces.

 

Proces, product en people
Internet en de cloud maken het mogelijk op een heel andere wijze om te gaan met hoe we informatie in ons dagelijks leven gebruiken. Dat betekent dat we ook op een andere wijze onze innovatie en voortgang kunnen vormgeven. Met verantwoordelijkheden die steeds meer – in feite terug – in de organisatie kunnen worden gelegd. Platte organisaties en zelfsturende teams die verantwoordelijk zijn voor de balans van de 3P’s: proces, product en people. Als team zelf de optimale vorm vinden om eigen gedrag en het gebruik van informatie en de technische hulpmiddelen daarbij zoeken.

 

De oude scheiding tussen de business en de IT-afdeling is aan het verdwijnen. Net zoals lopende banden uit de fabrieken zijn verdwenen en daar de afgelopen decennia zelfsturende teams op de fabrieksvloer de geautomatiseerde systemen bedienen en verbeteren. In onze kantoororganisaties zal het niet anders gaan. Minder gelaagdheid, minder management en meer verantwoordelijk voor de teams zelf, inclusief hun eigen innovatie met verbeterde processen en informatiesystemen.

 

Elke organisatie is een informatieverwerkend proces geworden. Dus iedere medewerker, iedere manager en iedere bestuurder moet begrijpen hoe dit informatieproces functioneert en daar zelf mee aan vormgeven. Helaas is daar nogal wat op aan te merken. Veel mensen hebben nog te weinig begrip van wat data en informatie in hun dagelijkse proces betekent of kan betekenen.

 

Informatie de motor
Informatiesystemen zijn de motor van elk bedrijf. Het is gebaseerd op een goede verbinding en balans tussen systemen, processen en gedrag. Verkeerd gedrag van medewerkers met een informatieproces is als zand waardoor die motor kan vastlopen. Dus werken aan de juiste gedragsverandering als nieuwe techniek beschikbaar komt, is een sleutel voor een succesvolle implementatie. Hier zijn ook interessante bootcamps voor ontwikkeld om die gewenste gedragsverandering vorm te geven. Transformaties worden uiteindelijk succesvol door de mensen die het doen en er profijt van hebben. Informatie is immers voor ons allemaal.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

AfbeeldingDell EMC Computer Systems (Benelux)

Edisonbaan 14 B

3439 MN Nieuwegein

www.netherlands.emc.com

www.datacentered.nl / www.emcblog.nl

netherlands@emc.com 

Afbeelding Afbeelding Afbeelding 

Meer nieuws

Equalit: Samenwerkingsverband meerdere gemeenten

Bloggers