of 59054 LinkedIn

De wolk van onzichtbare rommel

AfbeeldingInformatiesystemen kwamen in de jaren negentig langzaam het kantoor binnen. Microsoft had zijn eerste Windows-systemen naar de markt gebracht, de desktop PC werd betaalbaar en de eerste bedrijven gingen voorzichtig e-mail proberen. Ik kan mij nog herinneren dat mijn afdeling begin jaren negentig, in mijn tijd toen bij Fokker, de pilot-afdeling was om als eerste Windows 3.0 te testen. We moesten, onderzoeken of de net uitgekomen Microsoft Office suite een optie voor de toekomst was.

Dus iedereen kreeg een gloednieuwe desktop op zijn bureau. Echter ik had het probleem dat mijn afdeling nogal wat engineers en technisch zeer begaafde personen in huis had, dus na een maand was elke PC anders geconfigureerd, elke applicatie anders ingericht en was de eerste les dat bij zo’n uitrol ‘enige structurering vooraf van PC, platform en applicaties’ essentieel was voor een geslaagde uitrol, die uitwisselbaarheid en effectief beheer toestond.

 

Raad van Bestuur
Dat was ook de periode waarin informatietechniek voor het eerst zichtbaar werd voor het personeel. Het stond immers zichtbaar op je bureau! En we introduceerden voor het eerst e-mail (ALL-IN-1 van DEC!). Echter, weinigen waren gemotiveerd om op ‘zo’n ingewikkelde en futuristische wijze’ te communiceren. Een e-mail gestuurd naar een persoon die nog geen account had, werd geprint en via de postkamer en interne mail verstuurd. De ontwikkeling ging aanvankelijk zeer traag, totdat de technische man uit onze Raad van Bestuur besloot zelf ook te gaan e-mailen.


Dat was het tipping point voor de transformatie. Want als je van hem een e-mail kreeg, en zelf direct per email kon reageren en corresponderen, zagen de e-mail-lozen die conversatie pas dagen later in hun postbakje voorbijkomen. Mosterd na de maaltijd! Als je er nog bij wilde horen, moest je wel meedoen. Binnen een half jaar hadden we toen een belangrijk deel van de Fokker-populatie op e-mail zitten.

 

Champions op board-level zijn altijd nodig om nodige en zinvolle transformaties in een bedrijf daadwerkelijk te laten plaatsvinden. Dat gold toen en dat geldt nog steeds. Management dient het voorbeeld te geven en de organisatie mee te nemen in de veranderingen die nodig zijn. Goed gedrag doet goed volgen. Het klinkt zo simpel, maar ik hoorde laatst dat er nog steeds bestuurders zijn, die nog steeds hun e-mail laten printen door hun secretaresse. De echte ‘laggards’ van de technische adoptiecurve, zullen we maar zeggen.


In de loop van de jaren negentig kreeg de computer een vaste plaats in het kantoor. De papieren wereld werd gedigitaliseerd. De papieren brief veranderde in e-mail. De papieren berekening werd een spreadsheet. Het papieren rapport werd digitaal geproduceerd met een word-processor. CRM digitaliseerde de kaartenbak en ERP de papieren orderformulieren.

 

Mechanisch
Echter de informatie was nog steeds herkenbaar, grijpbaar, begrijpbaar en printbaar. De oude papieren processen waren nog inhoudelijk zichtbaar. Techniek deed ook hoorbaar zijn best: als je modem contact met internet zocht, hoorde je de piepjes op de telefoonlijn totdat uiteindelijk contact met de provider was gelegd. Net als de oude stoomlocomotief, waar je kon zien en horen hoe de wielen in beweging kwamen, was informatietechniek nog heel mechanisch en begrijpelijk.

 

Een nieuwe tijd
Maar we zijn een nieuwe tijd ingegaan. De zichtbare informatietechniek verdwijnt langzaam uit kantoren en fabrieken. Mechanismes die informatie bewerken, opslaan en transporteren worden virtueel en onzichtbaar verstopt in de cloud. De tijd dat de afdelingsserver als een huisdier werd bewaakt, geknuffeld en verzorgd, is voorbij. Waar je data of informatie nu echt nog staat en wordt verwerkt, weet je echt niet meer.

 

De overgang van de oude mechanische informatiewereld naar een onzichtbare informatie dienstenmaatschappij. ‘Iets’ levert ‘ergens’ een afgesproken taak voor een gevraagde informatiedienst. De afdelingsserver en lokale data-opslag is verdwenen naar de cloud, ergens binnen het bedrijf of daarbuiten. En met vervangingen en updates heeft u als gebruiker helemaal niets meer van doen. Dat gebeurt op de achtergrond en niet eens meer merkbaar.


Deze enorme efficiencyslag heeft als bijwerking dat hiermee ook de uitspraak ‘ uit het oog, uit het hart’ geldigheid krijgt. Niet alleen weten we niet precies meer waar onze actieve data staan, maar we weten ook steeds minder goed elke data we nog hebben. Het is al bijna onmogelijk om al je informatie nog keurig in mappen en substructuren te organiseren. Al je mail keurig te verdelen in onderliggende structuren etc. Zeker als al die data ook steeds minder zichtbaar voorhanden is op gedeelde platformen in de cloud.

 

Informatieberg
Gelukkig worden zoeksystemen steeds slimmer en kunnen we ons, mits voorzien van goede zoektermen, snel wegwijs maken in onze informatieberg. Hoe beter je documenten of mails enkele smart tags meegeeft, hoe sneller je ze later terugvindt. Persoonlijk gebruik ik mijn twitter ook een beetje als handig archief van leuke artikelen. Als ik iets leuks lees, twitter ik erover. Als ik later dat artikel nog even wil terughalen, is vaak teruglopen in mijn twitter-historie voldoende om die artikelen weer te vinden.


Zo ontwikkelt iedereen zijn eigen methoden en technieken om overeind te blijven in de huidige stroom van informatie, die om ons heen raast. Maar besef dat het nog steeds jouw informatie is. En die moet je blijven koesteren, waar die ook staat. Toon mij uw informatie en ik zeg wie u bent, als variatie op een bekende uitspraak. Ik las laatst een andere leuke variatie: ‘toon mij uw rommel en ik weet wie u was’.

Veel spullen komen uw huis binnen, worden actief gebruikt maar verdwijnen daarna langzaam naar de achtergrond en worden uiteindelijk rommel. Ballast die je eigenlijk niet meer gebruikt en nodig hebt. In dit artikel wordt gesteld dat 99% van al die spullen die al jaren in je huis op de achtergrond liggen of staan, eigenlijk rommel is geworden. En rommel moet af en toe opgeruimd worden. Wie kijkt nog wel eens in die oude PC die je al jaren niet meer gebruikt en naar de data die daar nog opstaat?

 

Ik deed het laatst met een oude laptop die ik nog gebruikte bij een vorige werkgever (en dat is écht lang geleden), en liep met een glimlach door al die oude verslagen, rapporten en toen belangrijke informatie. Maar eigenlijk had het geen waarde meer, op enkele nostalgische documenten na die ik bewaard heb. Maar dat was inderdaad niet meer dan 1% van die oude harde schijf. Met de cloud schuilt het gevaar dat zelfs rommel onzichtbaar wordt en voor eeuwig blijft rondzweven in het digitale universum. En dat je nooit meer af en toe je rommel opruimt. Maar besef dat anderen uit die rommel nog steeds kunnen destilleren wie u was, wat u deed en wat u dacht. Misschien toch goed af en toe die rommel, hoe ver weg ook, toch af en toe op te ruimen…?

 

Dit artikel verscheen origineel op www.datacentered.nl

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

AfbeeldingDell EMC Computer Systems (Benelux)

Edisonbaan 14 B

3439 MN Nieuwegein

www.netherlands.emc.com

www.datacentered.nl / www.emcblog.nl

netherlands@emc.com 

Afbeelding Afbeelding Afbeelding 

Meer nieuws

Afbeelding

 

 

Equalit: Samenwerkingsverband meerdere gemeenten

Bloggers