of 59236 LinkedIn

Digitalisering van de inkoop bij Defensie

Door een wijziging van de Aanbestedingswet 2016 is per 1 juli elektronisch aanbesteden boven de aanbestedingsgrens verplicht. Dat is natuurlijk een belangrijke reden om hieraan gehoor te geven. Maar een wettelijke verplichting is nooit zo’n fijne reden om iets te doen. Bij Defensie is dan ook niet het ‘moeten’ de belangrijkste drijfveer geweest. Juist het ‘willen’ heeft de boventoon gevoerd.

Iedereen weet dat Defensie een organisatie is die bij crisissituaties snel moet optreden. Bij de start van een missie is inkoop altijd nodig om de ontbrekende zaken in te kopen. Snelheid is dan cruciaal, maar kwaliteit natuurlijk evenzeer. Het gaat immers om kritieke situaties. Tegelijkertijd moet voldaan worden aan de regelgeving. Dit is een complexe balans waar de inkoper voor verantwoordelijk is.


Inkoopproces digitaliseren

Er zijn meerdere redenen om bovenstaand proces digitaal te ondersteunen. Een sneller inkoopproces zorgt voor snellere levering. Snellere levering zorgt voor meer wendbaarheid en verhoogde inzetbaarheid. Verder is vermindering van de administratieve last voor de inkooporganisatie én voor de leveranciers al jaren een wens en zelfs Rijksbeleid. Inkoop vanuit de waarde in plaats van op basis van de prijs is niet alleen Rijksbeleid, maar ook een sterke wens van de afnemers van de inkopers. Transparantie van het inkoopproces met tracking & tracing is gewenst om integriteitsissues te voorkomen. Betere beschikbaarheid van informatie met behulp van een digitaal dossier helpt de inkoper om de partners in de keten – inkopers, maar ook behoeftestellers, projectleiders, technisch specialisten, leveranciers, controllers en toezichthouders – van de juiste informatie te voorzien.


‘Kunnen’ en ‘willen’ in plaats van ‘moeten’

Deze redenen kan je natuurlijk gebruiken om dit intern voor te schrijven (weer dat ‘moeten’) vanuit een centrale organisatie. Ministeries beschikken over beleidsdirecties en staven die grote transformaties goed voorbereiden en soms ook aansturen. Ministeries kennen ook de kloof tussen beleid, kaderstelling en uitvoering. Draagvlak is daarbij wel eens het kind van de rekening. Het is beter om aan te sluiten op het ‘kunnen’ en ‘willen’ van de professionele gebruikers. Defensie heeft gekozen voor een verandertraject op basis van de principes van een lerende organisatie.  Gertie Arts, Hoofd Afdeling Ondersteuning Inkoop Defensie, is de initiator en projectleider van dit traject dat heeft geleid tot de digitalisering van de inkoop; CGI verleende ondersteuning bij de realisatie en uitvoering van dit traject.

Hoe is dit verandertraject aangepakt? Door maximale betrokkenheid van de inkopers zelf bij de inrichting van het systeem en bij de implementatie.

 

Enkele belangrijke tips:

  • Laat de gebruikers de functionele eisen opstellen (hooguit met aanvulling van eisen vanuit de IT-organisatie).
  • Bezoek, samen met de inkopers, collega-organisaties en niet zozeer leveranciers van oplossingen.
  • Laat de inkopers de eisen en wensen vooraf waarderen (wat is het belangrijkst?).
  • Geef de inkopers de hoofdstem bij de beoordeling van de aanbiedingen.
  • Koop niet op prijs maar op waarde.
  • Laat de implementatie over aan de professionele inkopers.
  • Geef voldoende handelingsvrijheid en ruimte.
  • Laat de IT-organisatie wennen aan de nieuwe verhoudingen.
  • Denk aan de security. De oplossingen bestaan al jaren, maar het gebruik binnen uw organisatie kan erg nieuw zijn met nieuwe eisen en maatregelen.
  • Geef ruimte aan oefenen en experimenteren. Een Powerpoint-presentatie alleen is niet genoeg.

 

Defensie is nu enkele maanden met honderden inkopers digitaal aan het werk. Het ‘willen en kunnen’ begint aan te slaan. Al moet dat natuurlijk wel blijvende aandacht krijgen.

 

Wilt u meer horen over dit boeiende traject? Kom dan op 2 november naar de Infosecurity.nl vakbeurs. Samen met Gertie Arts (Hoofd Afdeling Ondersteuning Inkoop Defensie) presenteer ik hier om 13.00 uur deze interessante inkoopcase.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingCGI Nederland

George Hintzenweg 89

3068 AX Rotterdam

088-564 00 00

www.cginederland.nl

Meer nieuws

 Afbeelding

Whitepapers

Onze expertise

Creating a safer society!

Onze visie: een toekomst met betrokken burgers, actieve lokale communities, effectievere handhaving van de regels en ferme en snelle reddingsoperaties.

  

Afbeelding

IBOR: de openbare ruimte wordt duurzaam

Met de Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR)-oplossing laten verschillende soorten objecten in de publieke ruimte zich op afstand beheren.

 Afbeelding

Bloggers