of 59045 LinkedIn

Wat gebeurt er als bestuurders écht samenwerken?

Jesse Thiel Reageer

Wanneer een beslissing genomen moet worden, is het niet wenselijk om afhankelijk te zijn van discussies per e-mail of vertraging in de communicatie. Dit kost tijd en brengt risico’s met zich mee. Een e-mail kan bijvoorbeeld in verkeerde handen komen of een beslissing wordt uitgesteld omdat nog niet iedereen de juiste stukken heeft kunnen inzien. Deze aanpak zorgt niet alleen voor extra werk, het risico bestaat ook dat bestuurders een besluit nemen op basis van verkeerde of verouderde informatie. Techniek kan de samenwerking verbeteren zodat er sneller betere besluiten genomen worden.

Het bestuur van non-profit organisaties heeft dagelijks te maken met talloze beslissingen. Denk hierbij aan kwesties die gaan over planningen, statuten, budgetten en vergoedingen. Het is daarbij belangrijk dat deze besluiten genomen worden op basis van juiste en actuele informatie, zodat vragen en twijfels van stakeholders weggenomen kunnen worden. Desalniettemin is het tegenwoordig steeds uitdagender om accurate informatie bij elkaar te brengen en te bestuderen. Dit maakt dat een horizontale uitwisseling van informatie belangrijker wordt. Maar wat is er nodig voor collaboratieve besluiten in de directiekamer?
 

Een collaboratieve samenwerking begint bij een solide informatie- en communicatiestrategie – niet alleen naar de buitenwereld, maar ook tussen bestuurders onderling. Ondanks dat digitalisering door velen wordt aangemerkt als uitdaging, biedt het ook kansen. Technologie maakt het bijvoorbeeld mogelijk om snel en veilig over complexe zaken te kunnen communiceren. Dit maakt dat de hiërarchische en geografische barrières en tussen bestuurders kleiner worden.

Ook die manier van sturen en vergaderen verandert onder invloed van technologische en zakelijke ontwikkelingen. Er zijn immers geen dikke vergaderboeken meer nodig die kort voor een vergadering aan bestuurders worden overhandigd zodat zij zich goed kunnen inlezen. Een veilig en collaboratief platform kan helpen om belangrijke stukken op een veilige manier met elkaar te delen en gezamenlijk snelle beslissingen te nemen. Bij de top van veel bedrijven is vaak nog wel enige schroom om over te stappen op zo’n digitale oplossing waarmee informatie digitaal kan worden uitgewisseld. Dit kan immers nieuwe risico’s met zich mee brengen op het gebied van security en privacy. Bestuurders die digitaal met elkaar willen samenwerken, zullen over dat soort zaken goed moeten nadenken. Onderstaande vijf tips kunnen helpen om een veilige digitale bestuurskamer te realiseren.
 

Gaat u gevoelige informatie digitaal uitwisselen? Dan is het verstandig om de inhoud van digitale berichten goed te beveiligen met behulp van encryptie. Dit zorgt ervoor dat informatie onleesbaar is voor buitenstaanders. Digitaal samenwerken gaat vaak via verschillende soorten devices, denk aan laptops, iPads en smartphones. Het is van belang dat buitenstaanders geen toegang krijgen tot belangrijke stukken, zelfs als het device in verkeerde handen valt. Denk dus goed na over een protocol voor wanneer er een wachtwoord of device wordt gestolen. Wie heeft toegang tot uw bestuursrapporten? Alleen de bestuursleden, of kunnen er andere mensen bij uw gegevens? En digitale tools moeten in staat zijn om wisselende toegangsrechten toe te wijzen aan verschillende mensen, afhankelijk van het niveau van de informatie die zij mogen inzien.

 

Jesse Thiel, Country Manager Benelux bij Diligent

 

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.