Het zaakgericht werken kan helpen om de betrouwbaarheid van dienstverlening van de overheid te vergroten. Zaakgericht werken draagt bij aan het verbeteren van de prestaties van de overheid. Het maakt dienstverlening toegankelijk en biedt inzicht in de afhandeling daarvan. Het is belangrijk gemeentebreed een goede taxonomie (indeling) voor ‘zaken’ af te spreken. Een indeling hiervoor is de ‘GEMMA-zaaktypecatalogus (ZTC)’. Deze gaat uit van onderstaande definitie:

‘Onder een zaak verstaan we een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Hierbij moet de documentaire neerslag een belangrijke rol spelen’.

Deze definitie is echter onvoldoende om de doelstelling van ‘de code voor goed openbaar bestuur’ waar te maken. Daarbij is immers aangegeven dat je moet uitgaan van de burger. De uitbreiding van de GEMMA ZTC is goed mogelijk. De bedenkers van de GEMMA ZTC geven in de toelichting al aan dat het gaat om een groeimodel. Houd bij de gemeentebrede indeling van zaken dus niet vast aan de GEMMA ZTC, maar neem de Gemma ZTC indeling op als aanvullend kenmerk van uw eigen zaakindeling. Dit heeft meerdere voordelen. Je bent duidelijker naar de burger, kunt zaken vergelijken met andere gemeenten én de beheersing van zaken is gewaarborgd.

Sander de Graaf
Centric IT Solutions
Programmamanager Business Development en Innovatie