Vervolgens check ik in mijn social media app nog het nieuws op twitter, yammer, linked  en mijn nieuwsgroepen. De belangrijkste nieuwtjes archiveer ik en deel ik met mijn collega’s. Dan is het tijd voor een kop koffie. Een ideale digitale wereld, of toch niet?

Als gebruiker word je geconfronteerd met informatie in verschillende vormen die je vaak verkrijgt uit verschillende applicaties. De factuur uit SAP, het document dat voor je klaar staat in het DMS,  webformulieren en ga zo maar door. Als gebruiker ben je niet geïnteresseerd in de technische laag achter de applicaties, als ze maar werken zoals je verwacht en alle actoren in het proces er zo gemakkelijk mogelijk bij kunnen mits zij de juiste autorisaties hebben. En natuurlijk is het ook handig als je informatie snel terug kan vinden. Of het nu een document is of de informatie die via je social media app binnenkomt.

Helaas blijkt in de praktijk dat juist het gebruik van al deze verschillende applicaties het samenwerken aan documenten in de weg kan staan. Er is een woekering aan applicaties ontstaan en documenten komen meerdere malen voor op netwerkschijven of in verschillende digitale archieven van verschillende systemen. Daarnaast lopen vaak diverse systemen door elkaar met gemeenschappelijke informatie. Helaas wordt de bedrijfsvoering en service aan de klant er hierdoor niet efficiënter en eenvoudiger op. André van der Schee beschreef in zijn blog “Een digitale droom” een efficiënt digitaal archief waarbij alle content uniek is en vanuit iedere applicatie eenvoudig te benaderen. Idealiter zou alle informatie die ik vanaf mijn Ipad heb opgeslagen, ongeacht de applicatie, voor iedere gebruiker, mits geautoriseerd, beschikbaar moeten zijn. Alles zit namelijk opgeslagen in een digitaal archief wat ik vanuit elke applicatie kan benaderen. Helaas bestaat een dergelijke oplossing (nog) niet en is dit nu nog een toekomstdroom.

Belangrijk is dat organisaties zich bewust zijn van de informatie die wordt opgeslagen in verschillende applicaties en de manier waarop ze deze het werkproces van de gebruiker ondersteunen. En daarnaast hoe deze applicaties voorzien in het grotere geheel. Uit onderzoek van Capgemini & HP blijkt dat één op de vijf applicaties binnen organisaties overbodig is. De weinig nuttige of gebruikte software legt wel een last op de beschikbare middelen. Denk hierbij aan beslag op  systemen, kosten voor noodzakelijk onderhoud en licentievergoedingen. Dit zit innovatie en groei in de weg. Uiteindelijk wil je als organisatie natuurlijk toe naar een uniforme wijze van documentopslag, vermindering van terugzoektijd naar informatie, waarborging van informatie door back-up mogelijkheden, het delen van documenten en informatie, serviceverbetering naar de klant en beheersbaarheid van applicaties en informatie.

Om een wirwar aan applicaties en dubbele opslag van informatie te voorkomen dienen organisaties dus eerst een duidelijke visie te hebben op informatiemanagement en hun applicatielandschap. Technologie zou hierbij niet leidend moeten zijn, maar de organisatie en bedrijfsprocessen. Denk aan het document dat ik zojuist heb opgeslagen in het DMS. Dit document is beschikbaar voor mijn collega’s die het nodig hebben bij de uitvoering van hun werk. Van tevoren is er nagedacht over hoe het DMS het werkproces van de gebruiker ondersteunt. Hetzelfde geldt voor de factuur die in SAP is opgeslagen. Deze applicatie ondersteunt het factuurproces en integreert toevallig ook nog met het DMS waardoor er geen dubbele opslag van informatie plaats vindt. En de social media apps dragen bij aan informatiedeling met mijn collega’s.

De ideale digitale wereld is er misschien nog niet, maar door eerst helder te krijgen wat het nut en noodzaak is van een bepaald systeem of software pakket komen we wel stapje voor stapje dichterbij. En wat is niet mooier dan over een opslagplaats te beschikken die dubbele documenten niet wil hebben?