Mijn duurzame wereld moet aan een aantal vereisten voldoen. Als het even kan probeer ik zo veel mogelijk te dematerialiseren. Dat kost een beetje en kan heel veel opleveren. Bijvoorbeeld: u wilt een beker hebben. Op het internet zoekt u een leuke uit, een beker met een mooie koe er op, model “Klara”. U zet de 3-d printer aan en ter plekke wordt uw beker afgedrukt. Kijk dat is mooi. Geen reiskilometers, minimale transportkosten, digitaal betalen en u bent geholpen wanneer u dat wilt. Dat komt toch heel duurzaam over.

Verder wil ik graag zo veel mogelijk lokaal doen. Dus ik koop lokale kaasjes, vlees van onze lokale boer, fruit en groente van een lokale kweker. En als ik uit eten ga zoek ik een restaurant uit waar ze lokale producten gebruiken of ik verbouw zelf wat. Ook hier zie je dat de factor lokaal het nodige kan opleveren: minder reistijd, minder transportkosten, meer sociale contacten en meer gemeenschapszin.

Ook zie ik veel in samenwerking. In Nederland zie je dat her en der van de grond komen. Een boer stelt akkerbouwgrond beschikbaar aan bewoners in de buurt. Samen verbouwen ze allerlei producten. De boer brengt zijn kennis en kunde in, de burgers helpen mee de grond te bewerken. Het eindresultaat is dat de burgers biologische groente eten en goedkoper uit zijn dan in de supermarkt. De boer kan een deel van de oogst die over blijft verkopen. Hier zie je dat iedereen en alles er wel bij kan varen.

Kortom hier zijn drie mechanismen uitgewerkt die duurzaamheid in de hand werken: dematerialisatie, samenwerking en lokaal actief zijn. Hoe zou dit nu uitpakken op het concept van ‘eenmalig uniek opslaan en meervoudig gebruiken’. Is dat nu duurzaam?

Dematerialisatie is dat zeker. Een document wordt digitaal opgeslagen en kan op willekeurig welke plek digitaal worden getoond. Lopen met documenten, overdragen van documenten, transport van fysieke documenten is niet meer nodig. Feitelijk net als in onze bekende digitale wereld, maar dan een onsje meer effectief en efficiënt.

Laten we vervolgens samenwerking bekijken. Als er iets samenwerking in sterke mate kan ondersteunen dan is het een archief dat aan de eis van eenmalige opslag voldoet. Iedereen kan het raadplegen en kan er op vertrouwen dat het document authentiek is. Je kunt samenwerkingsverbanden opzetten tussen de burgers, haar overheid, semi-overheid, bedrijfsleven of non-gouvernementele instellingen. Zodra de spelregels zijn bepaald, kan er worden samengewerkt en een concept als bijvoorbeeld het Nieuwe Werken goed ondersteunen: geen reiskilometers en toegang tot  betrouwbare en actuele informatie vanuit elke willekeurige locatie. Dit laatste sluit ook goed aan op de trend om zoveel mogelijk lokaal te doen. Je kan thuis werken, dat is zeer lokaal. Je kan in de buurt met andere afspreken op een werkplek. Dat zijn weer minder reiskilometers. Het is op allerlei manieren mogelijk om meer lokaal actief te kunnen zijn. Doe een zoekopdracht, download de documenten en gebruik de documenten met anderen op een afgesproken werkplek. Het nieuwe werken heeft er weer een hulpmiddel bij.

Daar wil ik nog een laatste aspect aan toevoegen. Al die documenten opslaan en digitaal bewaren kost energie en dubbel opslaan kost nóg meer energie. Een behoorlijke infrastructuur is nodig om dit allemaal mogelijk te maken. Als die infrastructuur op duurzame energie draait, dan hoor je mij niet. Maar daar hebben we nog een lange weg voor te gaan. Om toch in opslag en gebruik duurzaam te zijn, kan documentbeheer een leuke aanvulling zijn. Alleen opslaan is leuk maar leidt tot oneindig energieverbruik. De overheid heeft daar een handje van. Een nuttige aanvulling om dit te voorkomen is om op basis van de archiefwet documenten te vernietigen. Dat helpt. Alleen de vraag is of de overheid dat aankan?

Alles afwegend, lijkt het er op dat het principe van eenmalig opslaan een duurzaam idee is. Welk ministerie pakt de handschoen op en vraagt haar DI-medewerkers hun expertise hiervoor in te zetten? Hiermee zou onze duurzame wereld weer een stap dichterbij komen.