De droom: één digitaal archief

Ik moest ook denken aan de digitale droom van mijn collega. Een droom over een digitaal archief waarin documenten eenmalig en centraal worden opgeslagen. Hoe groot wordt zo’n  digitaal archief wel niet als de Nederlandse overheden alle archiefstukken digitaal in een systeem gaan bewaren?

De voordelen van het eenmalig en centraal opslaan van documenten liggen voor de hand; geen dubbele opslagkosten, één loket waar documenten bewaard en opgevraagd kunnen worden. Voor gebruikers is dat het belangrijkste pluspunt:  het systeem is transparant. Het doet er voor de gebruiker immers niet toe waar het document bewaard wordt, als het maar op efficiënte en effectieve wijze vindbaar is. Maar betekent één loket ook dat alle documenten op 1 plaats in 1 systeem bewaard moeten worden? En wat is dat: 1 systeem?

Het is niet één technisch onderdeel

Zo’n gecentraliseerd systeem zal de verschillende verschijningsvormen van archiefstukken moeten kunnen beheren. Naast de digitale tekstdocumenten, images, foto’s zijn er inmiddels diverse formaten bijgekomen. Denken bijvoorbeeld aan het archiveren van de gemeentelijke website. En bij steeds meer  gemeenten worden nu al de raadsvergaderingen op video vastgelegd en deze video’s worden gezien als formeel te archiveren ‘stuk’. Er zijn ook al gemeenten die Twitter als formeel communicatiekanaal gebruiken; ook dit zal gearchiveerd moeten kunnen worden. Het is duidelijk dat de technologische ontwikkelingen niet stil staan, niet stil gaat staan en er dus op korte termijn nog nieuwe digitale vormen zullen bijkomen. Al deze archiefstukken stellen eigen eisen aan het digitale archief ten aanzien van het opslaan van de archiefstukken en de wijze waarop de archiefstukken naar de gebruiker wordt gebracht. Een video wordt tegenwoordig gezien de omvang van het bestand naar de gebruiker gestreamd: de gebruiker bekijkt de video al zodra de eerste minuut van de video ontvangen is. De rest van de video wordt verstuurd terwijl de gebruiker kijkt.

Een normaal (klein) document kan gewoon door de gebruikers worden gedownload. De systemen voor het archiveren van websites of twitterberichten stellen ook eigen eisen aan de opslag en het afleveren van de documenten bij de gebruiker. De technische oplossingen voor de verschillende archiefstukken zijn zo verschillend dat dat éne logische  archief al snel uit verschillende technische onderdelen zal bestaan.

Het is niet één opslagmedium

Een andere reden waarom de archiefstukken niet op 1 fysieke plaats en 1 applicatie bewaard hoeven worden, zijn de kosten voor de opslagmedia. Alles on-line bewaren is nog steeds een kostbare optie. Wanneer archiefstukken niet of nauwelijks geraadpleegd (gaan) worden kunnen ze naar een goedkoper medium verplaatst worden (bv. tape).

Het is wel één logisch geheel

Een groot nadeel van gecentraliseerde opslag is dat de gebruikers van het archief juist niet gecentraliseerd zijn. Zij zitten verspreid door het hele land, en misschien wel daarbuiten. Maar gebruikers van het digitaal gemeentelijk archief, zijn geconcentreerd in die gemeente. Waarom dan niet alle data op die locatie bewaren? Als het gecentraliseerde loket weet in welk archief de gevraagde document worden bewaard, is er nog steeds sprake van één logisch systeem, met alle voordelen van dien.

Droom of werkelijkheid?

Eén transparant digitaal archief betekent niet vanzelfsprekend één fysieke plek of één toepassing. Het betekent wel: één logisch digitaal loket voor de gebruiker. Zowel voor gebruikers die documenten willen archiveren als gebruikers die het archief willen raadplegen. Met slechts één zo’n loket, is het voor iedereen duidelijk waar en hoe documenten opgevraagd kunnen worden, maar ook aan welke eisen de documenten moeten voldoen om de documenten op te kunnen slaan. Zo komt de digitale droom uit en blijkt het geen nachtmerrie.