Wat is de laatste versie?
Dit geldt natuurlijk ook voor de digitaal vervaardigde documenten zoals bijvoorbeeld office documenten of e-mails. Toch is de huidige manier van digitaal archiveren niet bepaald een mooie droom. Ik heb bij veel ministeries projecten uitgevoerd en daarbij is mij een aantal zaken opgevallen.
Veel digitaal vervaardigde documenten komen tientallen malen voor op verschillende shares of zelfs in verschillende digitale archieven van verschillende systemen. Een goed voorbeeld hiervan kwam ik laatst in de praktijk tegen. Ik schrijf een rapport en stuur dat als bijlage via de mail naar alle 5 belanghebbenden. Het rapport sla ik op in mijn eigen directory. Naast de uitgaande mail waarbij het stuk als bijlage is toegevoegd. Alle ontvangers van de mail slaan het rapport ook op (na de melding “uw postvak heeft de maximale grootte bereikt”). De persoon die deze melding niet krijgt laat het document in zijn inbox staan. Zo kan ik nog verder redeneren (stuk reviseren, terugsturen naar alle belanghebbenden, etc.), maar u ziet dat er al vele locaties zijn waar het stuk zich fysiek bevindt. Als er nu ook nog vele wijzigingen zijn dan wordt het helemaal ingewikkeld want wat is nu de juiste en laatste versie?

Meerdere databases
Uiteindelijk wordt het rapport verstuurd en gescand vanuit het postregistratiepakket. Vanuit dit pakket is het voor alle geautoriseerden opvraagbaar. Dat kost overigens wel een licentie per medewerker.
Het gaat er niet alleen om dat hetzelfde stuk op meerdere locaties is te vinden, maar ook dat er diverse systemen door elkaar lopen met gemeenschappelijke informatie. De afhandeling van een factuur laat dit goed zien. Een factuur komt binnen, wordt geregistreerd en gescand vanuit pakket A. Vanuit pakket A is dit document opvraagbaar. Vervolgens gaat de factuur naar de financiële afdeling die met bijvoorbeeld SAP werkt. Vanuit dit pakket wordt de factuur gescand en in de workflow opgenomen. Ook vanuit SAP is het document opvraagbaar. Ten slotte heeft afdeling control ook een eigen module (of systeem) en scant het document opnieuw in als dossier met alle bijbehorende correspondentie (die niet altijd in SAP of in het registratiepakket staan). Conclusie: de factuur is drie keer opgeslagen en dus vanuit drie systemen op te vragen. Dit is het nadeel van meerdere databases of documentmanagementsystemen.

Zo kan ik nog wel een aantal voorbeelden noemen waaruit blijkt dat ook digitale informatie (net zoals papier) veelvuldig wordt opgeslagen om vanuit  diverse applicaties te kunnen worden benaderd. Een document opgeslagen in FileNet kan alleen worden gevonden met een FileNet licentie. Dit geldt ook voor systemen als LiveLink, Documentum etc.

Mijn droom
Een ideaal digitaal archief zou deze beperkingen niet moeten hebben. Dubbele documenten worden automatisch verwijderd (op basis van metadata, content, vergelijking of unieke documentcode). Concepten of definitieve versies worden wel of niet langdurig opgeslagen.
Op basis van autorisatie mogen documenten wel of niet worden geraadpleegd. Dus geen aparte autorisatie op share-niveau zoals dat nu vaak gebeurt. Documenten uit deze verzameling digitale informatie kunnen vanuit diverse applicaties of systemen geraadpleegd worden. De factuur uit bovenstaande voorbeeld kan opgevraagd worden vanuit systeem A onder metakenmerk datum. Binnen SAP kan hetzelfde document worden getoond of gerouteerd binnen het proces en de controller kan dit document opvragen via zijn dossiermodule. Geen vaste interne doc-id’s aangemaakt door een applicatie maar een compleet en open benaderbaar archief met unieke documenten. Ik bedoel dus niet een systeem met overall zoekmogelijkheid om in  meerdere databases te zoeken, want dan zit u weer aan dat ene systeem vast en worden de dubbele documenten er niet uit gefilterd omdat de input vanuit meerdere systemen plaatsvindt.

Ook voor het beheer en onderhoud scheelt dit concept enorm. Geen dubbele opslagkosten of moeilijke conversietrajecten wanneer een ander DMS wordt geïmplementeerd. Kortom een efficiënt digitaal archief waarbij alle content uniek is. Bovendien: vanuit alle applicaties eenvoudig te benaderen. Misschien denkt de industrie hier anders over maar voor de klant zou het ideaal zijn.

Dat is mijn droom!