De digitale droom begon ooit vanuit de gedachte om papier te digitaliseren. Papier raakte immers altijd zoek, werd vaak gekopieerd, was moeilijk toegankelijk, nam een hoop ruimte in beslag en was vooral kwetsbaar (brand, waterschade, generatieverlies). Met een digitaal archief raken gescande documenten nooit meer zoek, is er geen kwaliteitsverlies meer en is een stuk altijd en overal opvraagbaar. Inmiddels is het begrip digitaal archief ingeburgerd. Veel ministeries werken zelfs met verschillende documentmanagementsystemen (DMS), allemaal met een eigen archief, afhankelijk van de specifieke functies, eisen of wensen.

Het wordt weer zomer dus ik ga mijn garage maar weer opruimen. Zoeken naar de stoelen, de kussens, BBQ en alle andere zaken die nodig zijn om heerlijk buiten te vertoeven. Na een dag werken heb ik bijna alles gevonden en weet ik ook weer waar alle andere zaken staan. De rest koop ik maar weer nieuw en zo gaat het ieder jaar. Herkent u dit? Niet veel anders gaat het met alle content die binnen een organisatie wordt gecreëerd.

Zoek op internet naar de term ECM en je krijgt heel veel verschillende definities. Iedereen verstaat eronder wat hij wil en dat maakt de definiëring zo moeilijk, zo niet onmogelijk. Toch praat men binnen de overheid vaak over ECM alsof het de oplossing is voor alle problemen.