Minder is Meer!
Sinds eind mei van dit jaar is het Rijks ICT-dashboard in de lucht. (www.rijksictdashboard.nl). De site is bedoeld om transparant te zijn richting het publiek voor wat betreft de grote en risicovolle ICT-projecten van het Rijk. Ik ben nogal verrast als ik op de site kijk. Alle totaalscores staan op groen… Uitgaande van deze site kan ik dus concluderen dat het Rijk haar ICT-projecten goed onder controle heeft.
Helaas vertellen onheilspellende berichten op het Internet en in de media een ander verhaal. De ICT van de politie is een chaos. De gemeentes Amsterdam en Rotterdam kampen met grote kostenoverschrijdingen. De Algemene Rekenkamer zegt dat diverse ICT-projecten falen. Het is dus niet zo rooskleurig als men op het ICT-dashboard doet voorkomen.
Laat ik het echter eens van een positieve kant benaderen. Hoe weet het Rijk toch deze goede score te bereiken? Wat hebben ze gedaan om dit mogelijk te maken?
Schone Schijn
Om een antwoord op deze vragen te kunnen geven is het van belang om te weten waar het Rijk vandaan komt. Het is altijd al een publiek geheim geweest dat ICT-projecten een stuk slechter liepen dan wat er richting de Tweede Kamer gerapporteerd werd. Voor de bestuurders en de politiek waren er maar twee dingen belangrijk. Was het project binnen budget en binnen tijd? De functionaliteit en de producten waren van minder belang. Het ICT-dashboard zou vroeger met hoongelach zijn ontvangen. Iedereen wist wel dat de cijfers alleen maar schone schijn waren.
Meer met minder
De zeer kritische reacties op blogs, in tijdschriften en andere media gingen echter niet onopgemerkt aan de bestuurders voorbij. Daarnaast werden zij intern geconfronteerd met vervolg- op vervolgtraject doordat de ICT-projecten waarover gerapporteerd werd, niet de beloofde functionaliteit leverden. De kosten rezen de pan uit terwijl de druk op het verlagen van de budgetten enorm was. Desondanks moest er wel steeds sneller en steeds meer op (politieke) veranderingen ingespeeld worden – meer met minder.
Blijven veranderen
De nadruk kwam op de verandering zelf te liggen. Het proces van de verandering binnen strikte kaders om precies te zijn. Deze kaders waren, niet geheel verrassend, tijd en geld. Er werd echter niet meer pas aan het einde van een project gekeken of deze kaders niet waren overschreden, nee, in het bijzonder de factor tijd speelde een cruciale rol tijdens het project.
En de functionaliteit dan? Die was er wel, anders was er ook geen project, maar tijdigheid was belangrijker. Daarnaast moest men vaak genoeg constateren dat van de geboden en gevraagde functionaliteit van bijvoorbeeld een informatiesysteem, er maar betrekkelijk weinig echt gebruikt werd. Desondanks was het systeem wel voor de volledige functionaliteit aanbesteed met een dito prijskaartje.
Tijd dus. En dan niet tijd voor het gehele project, maar juist per iteratie van het project. Door per iteratie vooral te richten op het realiseren van de hoogst noodzakelijke functionaliteit, werden de projecten beter betaalbaar. Er kwam meer ruimte voor extra investeringen. Investeringen die nodig waren om continu te kunnen innoveren om zich aan de wijzigende omstandigheden te kunnen aanpassen. Blijven veranderen was het motto – stilstand was achteruitgang.
Minder is meer!
De goede score op het ICT-dashboard wordt dus bereikt doordat er per projectiteratie strak op tijd wordt gestuurd en uitsluitend de hoogst noodzakelijke functionaliteit wordt gerealiseerd. Men trapt niet meer in de val om maar alle “nice to have’s” direct mee te nemen. Door het focussen op het meest te behalen effect met de minst daarvoor noodzakelijke functionaliteit, binnen een vast tijdsbestek, is het de Rijksoverheid gelukt om van haar ICT-projecten een succes te maken. Meer verwacht ik ook niet.
Laat ik het echter eens van een positieve kant benaderen. Hoe weet het Rijk toch deze goede score te bereiken? Wat hebben ze gedaan om dit mogelijk te maken?
Schone Schijn
Om een antwoord op deze vragen te kunnen geven is het van belang om te weten waar het Rijk vandaan komt. Het is altijd al een publiek geheim geweest dat ICT-projecten een stuk slechter liepen dan wat er richting de Tweede Kamer gerapporteerd werd. Voor de bestuurders en de politiek waren er maar twee dingen belangrijk. Was het project binnen budget en binnen tijd? De functionaliteit en de producten waren van minder belang. Het ICT-dashboard zou vroeger met hoongelach zijn ontvangen. Iedereen wist wel dat de cijfers alleen maar schone schijn waren.
Meer met minder
De zeer kritische reacties op blogs, in tijdschriften en andere media gingen echter niet onopgemerkt aan de bestuurders voorbij. Daarnaast werden zij intern geconfronteerd met vervolg- op vervolgtraject doordat de ICT-projecten waarover gerapporteerd werd, niet de beloofde functionaliteit leverden. De kosten rezen de pan uit terwijl de druk op het verlagen van de budgetten enorm was. Desondanks moest er wel steeds sneller en steeds meer op (politieke) veranderingen ingespeeld worden – meer met minder.
Blijven veranderen
De nadruk kwam op de verandering zelf te liggen. Het proces van de verandering binnen strikte kaders om precies te zijn. Deze kaders waren, niet geheel verrassend, tijd en geld. Er werd echter niet meer pas aan het einde van een project gekeken of deze kaders niet waren overschreden, nee, in het bijzonder de factor tijd speelde een cruciale rol tijdens het project.
En de functionaliteit dan? Die was er wel, anders was er ook geen project, maar tijdigheid was belangrijker. Daarnaast moest men vaak genoeg constateren dat van de geboden en gevraagde functionaliteit van bijvoorbeeld een informatiesysteem, er maar betrekkelijk weinig echt gebruikt werd. Desondanks was het systeem wel voor de volledige functionaliteit aanbesteed met een dito prijskaartje.
Tijd dus. En dan niet tijd voor het gehele project, maar juist per iteratie van het project. Door per iteratie vooral te richten op het realiseren van de hoogst noodzakelijke functionaliteit, werden de projecten beter betaalbaar. Er kwam meer ruimte voor extra investeringen. Investeringen die nodig waren om continu te kunnen innoveren om zich aan de wijzigende omstandigheden te kunnen aanpassen. Blijven veranderen was het motto – stilstand was achteruitgang.
Minder is meer!
De goede score op het ICT-dashboard wordt dus bereikt doordat er per projectiteratie strak op tijd wordt gestuurd en uitsluitend de hoogst noodzakelijke functionaliteit wordt gerealiseerd. Men trapt niet meer in de val om maar alle “nice to have’s” direct mee te nemen. Door het focussen op het meest te behalen effect met de minst daarvoor noodzakelijke functionaliteit, binnen een vast tijdsbestek, is het de Rijksoverheid gelukt om van haar ICT-projecten een succes te maken. Meer verwacht ik ook niet.
Daniel Mast
DNV-CIBIT, daniel.mast@dnv.com
