Overijssel, Zwolle en Kampen bundelen bedrijfsvoering

Zwolle, Kampen en de provincie Overijssel gaan een deel van hun bedrijfsvoering samenvoegen. De ICT, de inkoop en wat later de personeels- en salarisadministratie komen samen in een Shared Service Centrum Bedrijfsvoering.

Vertrouwensrelatie
De drie werken inhoudelijk al ruim tien jaar samen binnen het regioverband 'Zwolle Kampen Netwerkstad' en dat heeft de stap naar een (vooralsnog deels) gezamenlijke bedrijfsvoering vergemakkelijkt, zegt provinciesecretaris Harry Timmerman. "Daardoor hebben we als secretarissen al een goede vertrouwensrelatie ontwikkeld. Verder lijken de drie qua inkoop, ICT en HRM al vrij veel op elkaar. Er is al een zelfde opvatting over de manier waarop we de bedrijfsvoering vorm willen geven."

Keuze
De keus is op de drie onderdelen gevallen omdat daar (zo bleek uit onderzoek door Deloitte) de grootste kansen liggen. "Daar gaan we nu eerst mee beginnen, met de afspraak dat we daar later andere terreinen aan kunnen toevoegen. Er zit een verdergaand perspectief in." Uitbreiding met andere gemeenten is ook een optie waarover men het eens is, maar eerst wil het drietal een goede start gemaakt hebben. De nabije gemeenten Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland hebben al wel belangstelling getoond.

Detachering
Het SSC gaat op 1 januari 2013 van start, zo is overeengekomen in het convenant dat CvdK Ank Bijleveld-Schouten en de burgemeesters Henk Jan Meijer en Bort Koelewijn deze week ondertekenden, samen met de drie secretarissen. Dan moet er in ieder geval een gemeenschappelijke regeling zijn waarin 125 mensen zijn ondergebracht. Timmerman wijst daarbij op de grootste drempel voor een dergelijke samenwerking: "Als je aan de vorm toebent, worden de consequenties voor mensen zichtbaar. Het concentreren van werkzaamheden betekent nu eenmaal dat sommige mensen een stap moeten maken naar een omgeving die hen niet eigen is. We hebben ervoor gekozen eerst iedereen over te zetten naar het SSC, het eerste jaar in de vorm van detachering. De nieuwe manager krijgt ondertussen de opdracht de processen te herontwerpen en de mogelijke winst te realiseren. Als dan vervolgens duidelijk is wie daadwerkelijk bij het SSC kan blijven, hebben de mensen waarvoor dat niet geldt de garantie weer terug te kunnen naar hun oorspronkelijke organisatie."

Omzichtig
Zijn collega Oenze Dijkstra, gemeentesecretaris van Zwolle, noemt dat een wijze aanpak. "De weerstand zat niet zozeer in de politieke organen, maar meer in onze eigen mensen. De ene ondernemingsraad was enthousiaster dan de andere. Onze eigen OR zei 'we willen wel maar dan moet er goed oog zijn voor de medewerkers'. Als bijvoorbeeld Kampen zou afhaken wilde men niet alleen verder met de provincie. Je moet dus omzichtig met de ondernemingsraden omgaan en goed naar ze luisteren."

Standaardisatie
Timmerman denkt na verloop van tijd zo'n 7 á 8 miljoen euro per jaar aan kosten te kunnen besparen. “Dat is voorlopig vooral winst op de inkoop, maar deels ook winst doordat je processen met minder mensen kunt uitvoeren.” Besparingen op ICT duren wel langer, want die hangen erg af van hoe de afschrijvingen van de systemen – en dus vervanging door nieuwe gemeenschappelijke systemen – in de huidige organisaties verlopen. Dijkstra stelt dat de gemeenten al wel voorsorteren op standaardisatie van IT-systemen. “Onze ICT-afdeling kijkt nu al vooruit en probeert geen verkeerde keuzes te maken. Ze zijn ook behoorlijk gemotiveerd. En Dalfsen houdt ook al feeling met wat wij doen.”

Reductie
Dijkstra, die schat dat er zo’n drie jaar geleden voor het eerst werd gepraat over deze samenwerking, denkt dat op termijn een reductie van tien tot vijftien procent mogelijk is op de gebundelde 125 fte. “Toch is dit niet begonnen als een bezuinigingsoperatie, maar op inhoudelijke gronden. We kunnen goed samenwerken.” Timmerman vindt de samenwerking tussen de verschillende bestuurslagen bijzonder omdat de deelnemers daarmee ’de gebruikelijke animositeit voorbij zijn’. 

Kampen
Voor het wat kleinere Kampen is de meerwaarde eigenlijk dezelfde als voor de andere twee partners, stelt gemeentesecretaris Jan Goedegebuure. “Waar het ons om gaat is de continuïteit in de bedrijfsvoering behouden en dat we onze kwaliteit kunnen waarborgen. Het wordt allemaal ingewikkelder met dienstverleningsconcepten en klantcontactcentra et cetera, dus zeker het ICT-verhaal moet goed ingericht zijn. En overal wordt samenwekring gezocht.” Dat is voor Kampen niet nijpender dan voor Overijssel en Zwolle, denkt hij. “Op dit moment klopt het bij ons best aardig.” Goedegebuure denkt ook dat het feit dat alle drie de organisaties zijn een IiP-certificaat (Investment in People) hebben, een rol speelt. “Het personeelsbeleid zit daardoor al op hetzelfde niveau. En onze organisaties lijken al een beetje op elkaar, dus dat maakt het iets makkelijker.”

Gastheer
Momenteel zoeken de secretarissen naar een kwartiermaker. Het SSC krijgt onderdak bij de provincie Overijssel, die door het flexibel werken ruimte over heeft. De gemeente Zwolle treedt formeel op als werkgever voor de medewerkers, vanaf het moment dat de detacheringsperiode is afgelopen.