Tweede
De aanbesteding voor de huur van afdrukapparatuur voor jaarlijks 28 miljoen afdrukken was aanvankelijk gewonnen door Océ, maar die bieding werd na onenigheid over de berekening van staffelkortingen alsnog als ongeldig terzijde geschoven. Utrecht won ook een kort geding daarover. Toen de gemeente vervolgens voor Ricoh koos, steigerde Xerox, omdat die immers in de procedure als tweede was geëindigd.

Cijfers
De beoordelingssystematiek bij aanbestedingen is - zeker als het om IT-gerelateerde zaken gaat - vaak een bron van discussie en dat is ook hier het geval. In de relatieve beoordelingssystematiek worden inschrijvers ten opzichte van elkaar gewogen en krijgen zij de bijbehorende punten, van 1 tot 10. In de herberekening na het afvallen van Océ kreeg de bieding van Ricoh uiteindelijk van Utrecht  een hogere waardering dan Xerox. De gedachte achter de herberekening is dat er bij twee meedingende partijen op onderdelen alleen een ‘1’ of een ‘10’ kan worden gegeven.

Geldigheid
Volgens de rechter is het hier wel belangrijk dat het in dergelijke situaties  om een ongeldig verklaarde inschrijving moet gaan, zoals bij Océ. Als Océ’s inschrijving  geldig was geweest, maar gemeente en leverancier geen contract zouden weten af te sluiten, zou de oorspronkelijke ranglijst met  Xerox op plek twee overeind zijn gebleven.

Verificatie
Ricoh heeft de opdracht overigens nog niet helemaal binnen; eerst volgt nog een ‘verificatiebespreking’ tussen de gemeente en de leverancier, waarin de laatste onduidelijkheden moeten worden weggenomen.