Uitgangspunt daarbij is dat ‘de redelijke kosten’ worden vergoed en niet de daadwerkelijke kosten (artikel 6:96 lid 2 onder c BW). Tot 1 juli 2012 werd bij de bepaling van de hoogte van de buitengerechtelijke kosten gewerkt met staffels en forfaitaire bedragen. Per 1 juli 2012 is de Wet Normering buitengerechtelijke incassokosten in werking getreden (opgenomen in artikel 6:96 BW). Deze wettelijk bepaling is uitgewerkt in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke kosten (hierna: “het Besluit”).

Met de invoering van deze nieuwe wet is er het een en ander veranderd. In hoofdlijnen gelden vanaf 1 juli 2012 op grond van voormelde wet de volgende uitgangspunten.

• Het moet gaan om een betalingsverplichting die voortvloeit uit een overeenkomst (artikel 1 van het Besluit). De regeling is dus niet van toepassing bij een vordering tot schadevergoeding (uitzonderingen daargelaten).

• In het Besluit is een staffel opgenomen. De daarin opgenomen vergoeding is redelijk, ongeacht welke en hoeveel incassohandelingen er daadwerkelijk zijn verricht en het bedrag kan door de rechter niet gematigd worden.

• Een hoger bedrag dan opgenomen in voormelde staffel kan niet worden afgedwongen, ook niet onder een andere naam, zoals bijvoorbeeld ‘administratiekosten’.

Consumenten

• Van het Besluit kan niet ten nadele van consumenten worden afgeweken (artikel 6:96 lid 4 BW). Een consument is een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

• Voordat de schuldeiser jegens een consument aanspraak kan maken op de buitengerechtelijke kosten dient hij een aantal stappen te volgen. De consument moet in verzuim zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als een vervaltermijn is overeengekomen en die termijn is verstreken of als de consument nadat deze in gebreke is gesteld niet betaalt. Daarna moet de schuldeiser de consument nogmaals aanmanen binnen veertien dagen tot betaling over te gaan. In die aanmaning moet tevens worden vermeld wat de consequenties zijn als de consument niet binnen die termijn betaalt. Betaalt de consument vervolgens niet tijdig, dan zijn de buitengerechtelijke kosten verschuldigd (artikel 6:96 lid 5 BW).

Niet-consumenten

• Ten aanzien van niet-consumenten kunnen wel afwijkende afspraken worden gemaakt. Partijen kunnen bijvoorbeeld een hoger bedrag dan opgenomen in de staffel overeenkomen. Wordt echter geen afwijkende regeling in de overeenkomst opgenomen, dan is de staffel ook op niet-consumenten van toepassing. Het verdient dan ook aanbeveling alle standaardovereenkomsten en algemene voorwaarden die de gemeente hanteert zo nodig aan te passen.

• Bij niet-consumenten geldt de eis van een ‘extra’ aanmaning niet.

Hoofdsom

Bijzondere aandacht verdient het bedrag waarover de buitengerechtelijke kosten worden berekend. De buitengerechtelijke kosten worden berekend over de hoofdsom. Daaronder valt bijvoorbeeld niet de wettelijke rente. (Volledigheidshalve wijs ik erop dat dit anders kan zijn indien het incassotraject langer dan één jaar duurt, in dat geval wordt de hoofdsom telkens na één jaar wel verhoogd met de wettelijke rente op grond van artikel 6:119 lid 2 en artikel 6:119a lid 3 BW.)

Als de schuldeiser meerdere vorderingen heeft op een consument en hij ten aanzien van die vorderingen nog geen incassotraject is gestart, dan dient hij de consument daarvoor in één aanmaning aan te manen en dient hij de vorderingen bij elkaar op te tellen (artikel 6:96 lid 6 BW). Een voorbeeld: de consument heeft gedurende twee maanden geen huur betaald. Is voor die maanden nog geen aanmaning verzonden, dan worden de buitengerechtelijke kosten berekend over de totale huurachterstand van twee maanden. Is ten aanzien van de eerste maand al een incassotraject gestart, dan kan een separate aanmaning worden verzonden voor de tweede maand waarin de buitengerechtelijke kosten over de huur voor die maand worden berekend.

Btw

Voor zover de schuldeiser een derde heeft ingeschakeld voor de incasso, bijvoorbeeld een incassobureau, zal die derde btw aan de schuldeiser in rekening brengen. Indien de schuldeiser die btw niet kan verrekenen, mag hij de btw aan de schuldenaar doorberekenen (artikel 2 lid 3 van het Besluit). Daarbij gelden de volgende aandachtspunten.

• De door te berekenen btw wordt berekend over het bedrag aan buitengerechtelijke kosten dat op grond van het Besluit in rekening wordt gebracht. (Als de schuldeiser meer btw aan het incassobureau heeft moeten betalen, kan hij dat meerdere niet op de schuldenaar verhalen.)

• Als de schuldeiser aanspraak maakt op de buitengerechtelijke kosten vermeerderd met btw, dient hij daarbij uitdrukkelijk aan te geven dat hij de btw niet kan verrekenen en dat de incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd. Als de schuldenaar een consument is, dient de schuldeiser het voorgaande in de verplichte aanmaning te vermelden.

Overgangsrecht

De nieuwe regeling voor buitengerechtelijke kosten zoals hiervoor weergegeven is niet van toepassing als de schuldenaar voor 1 juli 2012 al in verzuim was met de betaling van hetgeen hij op grond van de overeenkomst verschuldigd is. Is het verzuim pas na 1 juli 2012 ingetreden, dan is de nieuwe regeling wel van toepassing.