Gemeenten, provincies, Rijkswaterstaat en andere overheden zijn goed bekend met het fenomeen burgerbijeenkomst of ‘informatieavond’. Bewoners en geïnteresseerden komen bijeen in het buurtcentrum om te luisteren naar de plannen voor een nieuwe weg of woonwijk en om hierop te reageren. Vooral dat laatste verloopt niet altijd even goed. Want komen er niet vooral de kwelgeesten van het openbaar bestuur op af, die de politici en ambtenaren het vuur na aan de schenen leggen? Overheden zien burgerbijeenkomsten vaak als een vorm van zelfkastijding ofmasochisme die ze soms liever uit de weg gaan.

Ook onder communicatieprofessionals ligt de burgerbijeenkomst onder vuur. Zo waarschuwt Bert Pol, lector overheidscommunicatie aan de Hogeschool Utrecht, dat informatiebijeenkomsten niet voor dialoog zorgen, maar voor een grimmige sfeer tussen de opponenten, die in de media zo wordt uitvergroot dat toenadering nauwelijks meer mogelijk is. Overheden moeten volgens Pol op zoek naar andere middelen dan informatiebijeenkomsten om draagvlak te creëren. Doe onderzoek, voer een persoonlijk gesprek of benut internet om meningen te weten te komen, betoogt hij.

Volgens ons heeft de burgerbijeenkomst wel degelijk toekomst. De alternatieve vormen die Pol aanreikt, hebben namelijk één kenmerk gemeen. De bestuurder gaat niet in het openbaar het gesprek aan met burgers. Hij blijft verscholen achter anonieme opiniepeilingen, onderzoeken en internettoepassingen. De kracht van de burgerbijeenkomst schuilt nu juist in het directe contact tussen bestuurder en burgers, in de volle schijnwerpers van de openbaarheid. Hier vindt de confrontatie plaats van het beleid met de werkelijkheid. In plaats van bestuurders in bescherming te nemen door ze uit deze leeuwenkuil weg te houden, zien wij meer in het beter toerusten van bestuurders voor zulke bijeenkomsten.

De belangrijkste voorwaarde voor een succesvolle burgerbijeenkomst is dat de politiek de burger het doel van de bijeenkomst duidelijk maakt : wat gaat er de komende twee uur gebeuren? Verder dient de bezoeker te weten in welke fase van de besluitvorming de bijeenkomst plaatsvindt. Het derde niveau is dat wordt uitgelegd welke informatie relevant is tijdens de bijeenkomst en wat daarmee gebeurt.

Er zijn drie typen bijeenkomsten: de brainstorm, de consultatiebijeenkomst en de inspraakbijeenkomst. Deze typen worden door overheden nogal eens door elkaar gebruikt. In de uitnodiging, tijdens de bijeenkomst zelf én na afloop kan er daarover bij bezoekers veel verwarring en irritatie ontstaan. Bijvoorbeeld als de beslissing al is genomen, maar de overheid toch om ideeën vraagt over het voorliggende thema. Het luistert nauw om de status van de bijeenkomst goed vast te stellen en die te communiceren.

Bij de brainstormavond is er nog geen vastomlijnd plan, maar wordt de burger gevraagd om mee te denken over het probleem en de oplossingsrichting. Bij de consultatieavond heeft de politiek al wel een duidelijk plan op hoofdlijnen. Over dit plan gaan politiek en bezoekers (voorstanders, medestanders) met elkaar in gesprek. Deze avond is succesvol als er juist volop en hevig wordt gedebatteerd. Bij de inspraakavond, tenslotte, heeft de politiek een standpunt ingenomen dat ze nog één keer wil voorleggen aan de bewoners. Mensen mogen op deze avond hun reactie geven, maar dit leidt niet tot debat.

Centraal in alle drie de typen bijeenkomsten staat de gedachte dat burgerbijeenkomsten een wezenlijk onderdeel vormen van het democratisch proces. Bestuurders dienen zichzelf als leider te positioneren, een visie uit te dragen en deze in het openbaar te verdedigen. Vergelijk het met de directeur van een bedrijf die een grote reorganisatie aankondigt.

Juist het niet kiezen voor dit persoonlijk contact wekt veel wrevel. Burgers zijn net als werknemers ook veel meer dan informatiebronnen of lastige opposanten. Zij komen naar een bijeenkomst omdat ze betrokken zijn bij het onderwerp, vaak bevreesd dat er op een manier in hun leven wordt ingegrepen die zij absoluut niet zien zitten. Dat vraagt om persoonlijke presentatie en het bieden van duidelijkheid over de besluitvorming en inspraak.

Roderik van Grieken is directeur van het Nederlands Debat Instituut.
Jos Hooyschuur is directeur van Tappan Communicatie