Nederland heeft altijd een uitgebreid bevolkingsregistratiesysteem gehanteerd. Op 1 oktober 1994 trad de Gemeentelijke Basis Administratie persoonsgegevens (GBA) in werking. Het doel: afnemers – geautoriseerd door de minister – van gegevens te voorzien. Deze gegevensset - een persoonslijst - is een administratieve verwijsketen van brondocumenten.

Doordat meneer in 2001 naar Engeland vertrok, is zijn persoonslijst opgeschort. Bij hervestiging meldt men zich in zijn woonplaats, de identiteit wordt vastgesteld en een uitgebreid vestigingsformulier wordt ingevuld, inderdaad zes kantjes (persoonsgegevens, land van vertrek, nieuwe adres, reisdocumentgegevens, persoonsgegevens van ouders, burgerlijke staat en gegevens van eventuele kinderen). Zo lastig kan dit toch niet zijn!

Aan de hand van het vestigingsformulier geef je als ambtenaar direct aan welke documenten - voorzien van een apostille - nog moeten worden overgelegd. Dit wordt netjes op papier gezet. Leg eveneens uit hoe het zit met het burgerservicenummer, het Engelse rijbewijs, aanmelden bij de ziektekostenverzekering en dat veel zaken pas geregeld kunnen worden als de herinschrijving in de GBA is gerealiseerd. Dit duurt hoogstens vijf dagen. Na controle wordt de persoonslijst (vijf tot zes kantjes) opgestuurd. Een identiteitsdief heeft niet veel aan data, wel aan documenten.

Nu mevrouw. Dit is een eerste vestiging. Uiteraard vult zij een vestigingsformulier in. Zes kantjes! Zo lastig kunnen deze gegevens toch niet zijn! Aan de hand van het formulier geeft de ambtenaar aan welke documenten – voorzien van een apostille - nog moet worden overgelegd. Wettelijk gezien moet deze eerste inschrijving binnen vier weken zijn gerealiseerd en wordt de persoonslijst, voorzien van een burgerservicenummer, binnen vier weken weken opgestuurd.

In eerste instantie wordt de persoonslijst aangelegd op basis van het reisdocument. Als later de ontbrekende documenten worden ingeleverd zullen deze op de persoonslijst worden geactualiseerd. Dit om de administratieve verwijsketen vast te leggen. De gemeente waar betrokkenen zich meldden, moet deze klacht als een gratis advies beschouwen en hun inschrijvingsprocedure herzien. Of hebben betrokkenen het verkeerd begrepen?

Meer EU-landen hebben een uitgebreide bevolkingsboekhouding. Voor een argeloze burger kan dit tijd- en geldverspilling lijken. Echter de wetgever heeft dit zo gewild. Door de tijd te nemen bij een aangifte met een goede uitleg hoeft er niet steeds weer om een aanvullend document te worden gevraagd. De inschrijving van meneer en mevrouw zou respectievelijk in vijf dagen en twee tot 2,5 weken geregeld kunnen zijn. Afnemers zoals bijvoorbeeld de belastingdienst en pensioenfondsen ontvangen van de registratie automatisch bericht.

Het succes van de GBA heeft zich bewezen. Echter het proces dat in 1994 startte, moet dringend worden gemoderniseerd. Door de eenmalige vastlegging van gegevens zou het niet zo moeten zijn dat een burger zich van de ene balie naar het andere loket moet slepen. Voor de afnemers van de GBA is dit geregeld. Onze kerntaak is vaststellen van de identiteit, het leveren van diensten en het vervolg daarvan is informatiemakelaar zijn en daarin valt nog een wereld te winnen.

Niets is ons vreemd, kwaliteitshandvesten, benchmarking, diensten via e-loket. Dit alles om de dienstverlening op een hoger peil te brengen. De klacht dat het hier lijkt op een Oosteuropees land houdt me scherp. Ik herken mijn collega’s en mezelf hier niet in.

M.E. Noteboom-Daudeij, gemeente Papendrecht

Dit artikel is een reactie op de opinie-bijdrage 'Onbegrijpelijke bureaucratie', uit Binnenlands Bestuur 11 van 13 maart 2009.