of 59232 LinkedIn

Houd je van lezen? Word dan raadslid!

Bovenstaande titel zou zo maar een wervingsslogan kunnen zijn voor raadsleden. Het betreft geen ontspannende literaire thrillers, detectives, romans of biografieën. Nee, als raadslid kun je een heel nieuw genre toevoegen aan je repertoire: ‘stukken voor de raad’. Juist in een tijd waarbij het ‘ontlezen’ aan de orde is, helpt die leesplicht niet. In de praktijk blijkt het leeswerk namelijk één van de punten die potentiële raadsleden ervan weerhoudt de stap naar het raadswerk te zetten.

Als griffier is het goed om met enige regelmaat te toetsen hoe de ‘leesstroom’ voor raadsleden er voor staat. Ik schrik dan steeds weer. Omdat steeds opnieuw de hoeveelheid tekst weer blijkt te zijn toegenomen. Een voorbeeld: in Almere hebben de raadsleden in de eerste zes maanden van 2017 ruim 7.000 pagina’s aan documenten te verwerken gekregen. En dan heb ik het alleen nog maar over de agenda’s voor de politieke markt, brieven van inwoners en brieven van het college aan de raad (raadsbrieven). 

De inwoners nemen hierbij overigens met hun 346 pagina’s in mijn ogen maar een bescheiden deel voor hun rekening. De overige 6.654 pagina’s zijn ‘interne’ teksten. Hoe dat uitdijt wordt zichtbaar bij de raadsbrieven. Dat zijn – bij ons – brieven van het college aan de raad. Wij hebben de regel dat een raadsbrief niet meer dan twee A-4tjes mag omvatten en ‘in één adem leesbaar ‘moet zijn. Inmiddels is de gemiddelde omvang van een raadsbrief opgelopen tot twaalf pagina’s. Degenen die denken dat deze aantallen enkel in Almere voorkomen kan ik teleurstellen. Zonder onderzoek durf ik te stellen dat dit meer regel dan uitzondering is bij gemeenten.

De Almeerse raadsleden moeten dus wekelijks, met ongeveer 275 pagina’s, een stevige pil lezen. Maar dat gemiddelde geldt alleen wanneer alles gespreid zou zijn. Helaas leverden de vijf agenda’s voor de politieke markten in juni 2017 alleen al 2.326 pagina’s op. En dat in 15,9 uur in de week. Die gemiddelde tijd heeft een raadslid volgens een recent rapport van de Raad voor Openbaar Bestuur beschikbaar. Dan moet je ook nog vergaderen, fractievergaderingen bijwonen, werken voor de partij etcetera. En, oh ja, ook inwoners ontmoeten.

Nu geef ik als griffier elk raadslid aan het begin van de raadsperiode mee dat raadswerk de kunst van het ‘niet lezen’ is. Met dit soort aantallen, wordt het risico echter wel heel groot dat die ‘kunst van niet lezen’ verwordt tot ‘niet weten’. En dat risico wordt nog eens versterkt doordat lezen en aantekeningen in de tekst maken op tablets en computers andere vaardigheden vraagt dan tekst op papier lezen en bestuderen. En zoals de meeste gemeenten, werken wij uiteraard ook steeds meer en meer papierloos. Zelfs een training snellezen gaat dan niet meer voldoende helpen.

Uiteraard wil ik daarbij ook de hand in eigen boezem steken. Als griffier slaag ik er niet in om de informatiestroom voor raadsleden beheersbaar te houden. Het lukt me niet om voor raadsleden veel duidelijker het onderscheid te maken tussen ‘nodig om te weten’ en ‘aardig om te weten’. En helaas ben ik ook niet streng genoeg naar die vele raadsleden die, bijna van nature, de neiging hebben om steeds meer informatie te vragen (en dus nog meer pagina’s leeswerk te ontvangen). Waarbij ik als griffier ook nog balanceer op een dun koord, want als ik er al iets van zeg, dan moet ik dat eigenlijk doen zonder als zuurpruim of als tegenmacht te worden gezien.

De echte vraag blijft wanneer de urgentie door raadsleden gevoeld wordt om deze manier van werken echt te veranderen! Wanneer gaat al dat lezen voelen als de literatuurlijst op de middelbare school: je moet, maar eigenlijk wil je stiekem andere dingen doen. Dus neem je genoegen met een samenvatting en hoop je maar op een ‘zesje’.

Jan Dirk Pruim

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door Pieter Lanser (ex-raadslid, afdelingsvoorzitter) op
In de afgelopen 30 jaar heb ik de informatiestroom enorm zien aanzwellen. In een kleine fractie is het bijna niet meer te doen. Er zijn een paar nefaste drijvende krachten. Sommige overijverige raadsleden willen werkelijk elk naadje van de kous weten. Of dat belangrijk is, vragen ze zich niet altijd af. Dan zijn er (bange) bestuurders die niet het verwijt willen krijgen dat ze iets achterhouden. Sommige ambtenaren willen graag laten zien hoe moeilijk iets is en hoe goed zij zijn. We praten maar niet over de slechte leesbaarheid van veel stukken. Als ik dan toch elke week 200 bladzijden (die haal ik makkelijk) 'moet' lezen die me dan maar 'Oorlog en Vrede'.

Griffiers zouden een opvoedende rol naar drie kanten moeten/kunnen spelen. De informatieballast (en de gemiddeld slechte kwaliteit er van) maakt mensen kopschuw voor de politiek. Wij wijzen elk jaar een prijs toe aan de meest ambtelijke, nietszeggende, kromme en meestal ook onbegrijpelijke volzin. Daar gaat inmiddels enige preventieve werking van uit ...

Door Frits de Kaart (Oud-gemeenteraadslid Goes) op
Het verhaal gaat dan Jan Schaeffer als wethouder en staatssecretaris alle ambtelijke stukken die langer waren dan een A4-tje terugstuurde. Of het waar is weet ik niet maar er zit wel een logica in. Veel ambtelijke taal in nota's verdoezelt vaak de echte problematiek. Poltiek bedrijven is het maken van keuzes. Je kiest een uitgangspunt en probeert in een stuk de essentie te pakken om te toetsen aan dat uitgangspunt. Na 20 jaar raadslidmaatschap woon ik nu nog de fractievergaderingen bij. Ik lees niets maar neem wel deel aan de discussie om de meningen te toetsen. Heerlijk! Je leert als oud-gediende al dat ambtelijke jargon ook wat te relativeren.
Door Ans Desumma (Raadslid) op
Als raadslid krijg je ook regelmatig het gevoel dat je door de enorme hoeveelheid tekst een beetje op zoek wordt gestuurd naar de - spreekwoordelijke - naald in de hooiberg.
Beknopte stukken met daarin duidelijk uiteen gezet wat een raadslid nodig heeft om een besluit te kunnen nemen, achterliggende stukken voor additionele info voor hen die graag alle ins en outs kennen en dan zeker niet - in een later stadium de opmerking maken, "dit had u kunnen weten want het stond in de achterliggende stukken". Het raadswerk moet toch echt nut kunnen hebben, uitdagend zijn en eenvoudig en duidelijk over te brengen naar de inwoners van de betreffende gemeente.
Door Nico van Duijn (Raadslid) op
De kunst raadsstukken in lagen op te bouwen. Regelmatig lukt dat. Idealiter is er dan een raadsbrief van anderhalf kantje, een besluitvormend raadsstuk van vier kantjes waar je genoeg aan hebt. Niet om alles te weten, wel om een mening te hebben. Voor de liefhebbers en de informatie-boulemischen liggen daar dan stukken achter. Die lees ik alleen als ik het interessant vind, maar zijn niet nodig voor begrip en meningsvorming. Binnen de fractie hebben we verder de spelregel "Wat we niet snappen - beroerd geschreven, wartaal, gebakken lucht, oninteressante techniek - daar stemmen we tegen. Dan is per week 100 pagina's lezen voldoende. 2 uur werk.
Door Johan van der Kroef (Gemeenteraadslid) op
Het is de kunst om te weten wat je moet lezen en wat niet. Wanneer je je agenda niet in de eerste plaats laat bepalen door het College, is het percentage tijd dat je bezig met het lezen van stukken beperkt. De tijd gaat dan zitten in het verdiepen en uitwerken van je eigen speerpunten en contact met bewoners. Maar in een grote stad als Almere met elke week raadsvergadering kom ik echt niet uit met 15,9 uur. Dat ligt boven de 20 uur en vaak dicht bij de 30 uur.
Door Johan van der Kroef (Gemeenteraadslid) op
Het is de kunst om te weten wat je moet lezen en wat niet. Wanneer je je agenda niet in de eerste plaats laat bepalen door het College, is het percentage tijd dat je bezig met het lezen van stukken beperkt. De tijd gaat dan zitten in het verdiepen en uitwerken van je eigen speerpunten en contact met bewoners. Maar in een grote stad als Almere met elke week raadsvergadering kom ik echt niet uit met 15,9 uur. Dat ligt boven de 20 uur en vaak dicht bij de 30 uur.
Door Greta verduin op
Ja idd je moet als raadslid veel lezen maar....je moet het vooral leuk vinden om te weten! Er zijn verschillende invalshoeken maar (voor mij) zijn feiten belangrijk. Dus duidelijkheid, al moet je die zelf toevoegen, wat het grote belang is; want al die aparte info heeft toch te maken met het grote geheel! En dat is heel interessant ;-)
Door Criticus op
@ Floor Vermeulen:
u vergeet een deel van de column: als raadsleden zich niet met elk wissewasje zouden willen bemoeien, en niet telkens tot in detail alles zouden willen weten, zou er veel minder papier naar hen toegestuurd worden. Oorzaak ligt dus niet alleen in het overvoeren, maar ook in houding en gedrag van raadsleden zelf.
Door Floor Vermeulen (Griffier Vlissingen) op
Uit het hart gegrepen deze column! Iedereen (ook ik) willen dat raadsleden meer werk maken van hun volk volksvertegenwoordigende rol, de straat op gaan, maar raadsleden worden overvoerd met stukken. En de digitale revolutie helpt ook niet. Nieuwe raad in maart 2018, nieuwe kansen!