‘Overhead gaat van 25 naar 6 procent’

Technologische vooruitgang maakt veel overhead-functies overbodig. ‘Wij schatten dat de overhead in de komende decennia afneemt tot circa 6 procent van de totale personeelsomvang’, stellen de arbeidsmarktdeskundigen Mark Huijben en Arno Geurtsen.

Functies verdwijnen
Huijben is samen met Geurtsen de schrijver van het deze maand verschenen boek Heeft iemand de overhead nog nodig? Wat de auteurs zeggen te zien is dat een kopgroep van organisaties afscheid neemt van overheadtaken. ‘Geen gebouw meer, geen secretaresses en ook tal van andere functies verdwijnen.’

Financiële druk
In veel sectoren omvat de overhad nu 20 tot 25 procent van de personeelsomvang. Veel organisaties brachten sinds het bestaan van de meetmethode Huijben/Geurtsen (2001) de eigen overhead in beeld, maar deden vervolgens vaak pas iets met die informatie als daar ook echt noodzaak toe was. Maar na de crisis die in 2008 begon, treedt daarin volgens de auteurs een duidelijke kentering op. ‘De financiële druk om in te grijpen en daadwerkelijk iets aan die overhead te doen, werd opeens een belangrijke drijver’, aldus Huijben.

Facilitaire functie
Wat helpt, is dat de ict-technologie inmiddels zo ver is voortgeschreden dat die veel van de overhead kan ondervangen. Ict zal volgens de auteurs steeds beter in staat zijn de denk en -doefuncties van de mens over te nemen. In de toekomst worden die taken nog wel uitgevoerd maar niet meer door de overhead­afdelingen. Veel organisaties hebben dan geen kantoorgebouw meer nodig. Daarmee vervalt de facilitaire functie. De ict-functie gaat primaire taken vervullen en stelt medewerkers in staat om zelf de overhead­taken te verrichten. Veel overheadfuncties kunnen in die zin verschuiven naar wat Huijben de medewerkers in de lijn van de organisatie noemt. ‘Dankzij de ict-ontwikkelingen kunnen zij die taken zelf efficiënt uitvoeren’, zegt Huijben.

Systemen
Het aantal managers neemt naar hun overtuiging sterk af. De topleiding blijft nodig, maar dat wat operationeel management heet, verdwijnt. ‘Dat wordt overgenomen door zelfsturing van medewerkers ondersteund door slimme ict-systemen,’ zegt Huijben. Ook de traditionele secretaresse zal verdwijnen. Huijben: ‘Het hebben van een secretariaat is vaak meer uit gewoonte en gewenning dan dat er een noodzaak voor is. Personeel kan veel van die taken zelf, zonder dat ze minder productief worden. Ook de hrm-functie neemt sterk in omvang af, mede doordat het aantal vaste contracten gaat dalen. Daarvoor zetten organisaties een netwerk van zzp’ers in. Wat er van medewerkers moet worden geregistreerd, gaan ze zelf doen, rechtstreeks in het systeem. In het begin hoor je vaak een hoop geklaag, maar het kan wel degelijk.’

Topleiding
Op hoofdlijnen zal de kern van de overhead volgens Huijben en Geurtsen bestaan uit de topleiding, wellicht een hooggekwalificeerde topsecretaresse als rechterhand van de directie, mogelijk een kleine hrm-functie vooral gericht op werving en de afhandeling van personele incidenten, een kleine financiële adviesfunctie en vooral een aanzienlijke ict-functie.

Overheid volgt later
Bij overheden zal het overboord kieperen van de overhead volgens Huijben zeker trager verlopen dan in veel andere sectoren. De overheid omvat grote en complexe organisaties, waardoor het moeilijker is werkwijzen te doorbreken. Maar dat de huidige trend ook daar zal doorzetten, staat volgens hem vast. ‘Het peloton gaat achter de kopgroep aan.’

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur nr. 17 van deze week.