of 59142 LinkedIn

Burgers hebben niets te schaften met schotten

Nijmegen is jaren geleden begonnen met het slechten van de schotten. Beleidsmatige afdelingen werden samengevoegd en vier jaar geleden werden in één klap alle directies opgeheven. In de ruimtelijke kolom is nog winst te behalen, want ‘we hebben gemerkt dat die structuur ons in de weg zit’ zegt gemeentesecretaris Berend van der Ploeg.

Met oploopjes, spiegelbijeenkomsten en arena-sessies leert de gemeente Nijmegen haar ambtenaren ontschot te werken. Burgers en bedrijven moeten last noch weet hebben van schotten. ‘Ze hebben een vraagstuk en dat moet worden opgelost.’

Vraagstuk
‘Wij moeten ons richten op het vraagstuk en de mensen achter dat vraagstuk, in plaats van op de manier waarop wij hier zijn georganiseerd. Dat is onze klus’, stelt de Nijmeegse gemeentesecretaris Berend van der Ploeg.

Structuur ondergeschikt
De Waalstad is jaren geleden begonnen met het slechten van de schotten. Beleidsmatige afdelingen werden samengevoegd en vier jaar geleden werden in één klap alle directies opgeheven. In de ruimtelijke kolom is nog winst te behalen, want ‘we hebben gemerkt dat die structuur ons in de weg zit’. Maar, zo benadrukt Van der Ploeg: ‘Het gaat niet om de structuur, maar om de cúltuur. De structuur is echt van ondergeschikt belang.’ Al erkent hij wel dat het zeker kan helpen als in zo’n structuur de schotten weg zijn. ‘We zijn op onderdelen de structuur nog aan het aanpassen omdat we denken dat het helpt bij de cultuurverandering die we willen realiseren.’

Spiegelgesprekken
Met een keur aan ‘hulpmiddelen’ (interventies) worden de 1.600 Nijmeegse ambtenaren scherp gehouden en enthousiast gemaakt om grenzeloos samen te werken. ‘Zo houden we tweewekelijks een oploop, de ‘carrousel’, om collega’s te informeren wat er in de stad speelt.’ Ambtenaren vertellen daar waar ze mee bezig zijn en waar ze tegenaan lopen. In de zogeheten spiegelgesprekken wordt vooral gekeken ‘naar wat er in een stad fout gaat als we te verkokerd werken. We kijken dan met alle ambtenaren die bij een vraagstuk zijn betrokken, vaak ook met betrokken bewoners, terug op een proces. Die bewoners zijn nooit te beroerd om te zeggen wat er in deze organisatie fout gaat’, voegt Van der Ploeg er lachend aan toe. ‘Vaak klagen ze dat de ambtenaren langs elkaar heen werken, omdat de ene ambtenaar niet van de ander weet wat hij aan het doen is. Die spiegelgesprekken helpen ons heel erg in hoe we het anders moeten doen.’ Een variant daarop zijn de zogeheten arena-sessies van Stadsbeheer, waarbij burgers vertellen wat er goed of slecht is gegaan bij de uitvoering van een project.

Concrete casussen
Het leren van fouten en het vervolgens anders (‘grenzeloos’) aanpakken, is een belangrijke rode draad binnen het ‘ontschottingsprogramma’. Dat is ook een van de redenen waarom de directieraad één keer per maand een concrete casus bij de horens vat, waarbij een proces of project wordt ontleed. Van der Ploeg: ‘Hoe loopt het en waar zijn we als directieraad nodig om door de kokers heen te breken om dingen voor elkaar te krijgen.’ Die concrete casussen zijn belangrijk, wil Van der Ploeg ook andere gemeenten meegeven. ‘Dat is inmiddels de les die ik heb geleerd in het lokaal bestuur: in concrete casussen leer je hoe je organisatie werkt. Daar komen hartstikke leuke dingen uit, veel leuker dan uit modellen, systemen en theorieën. Daar heb ik steeds minder mee.’

Dwars door structuur
Naast dit soort interventies om de ambtelijke organisatie te ontkokeren en scherp te houden, is het volgens Van der Ploeg belangrijk om aan elkaar te laten zien hoe je – dwars door structuren en organogrammen heen − leuke dingen voor de stad voor elkaar kunt krijgen. De voormalige Honigfabriek is daar volgens hem een goed voorbeeld van. De plannen die de gemeente als eigenaar van het karakteristieke complex met het pand had, moesten door de crisis in de ijskast worden gezet. Via herbestemming is het terrein inmiddels omgetoverd tot hotspot aan de Waal. Ideeën voor de tijdelijke invulling kwamen uit alle gaten en hoeken van de organisatie. ‘Dat kan je verzinnen in kolommen, maar dat krijg je nooit voor elkaar. Hieruit blijkt maar weer dat je elkaar nodig hebt; dwars door die structuur heen.’

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur 19 van deze week.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door jan schilder (coordinator financiën) op
Ik denk dat Berend van der Ploeg een o.h. organisatie heeft geschapen waar de burger helemaal niet mee is gebaat. Burgers willen zekerheden en duidelijkheden. Geen O.H. sessies. Nederland moet weer nuchter en pragmatisch worden.
Door Simon Jelsma (Adviseur) op
Cultuur boven structuur.

In het artikel “BURGERS HEBBEN NIETS TE SCHAFTEN MET SCHOTTEN” in Binnenlands Bestuur wordt gesteld dat in de gemeentelijke organisatie (van Nijmegen) schotten geslecht moeten worden en dat kennis en ideeën tussen ambtenaren en burgers moeten worden uitgewisseld. Samen weten en kunnen we meer dan ieder voor zich en eiland-denken was altijd al funest voor het integrale eindproduct.

Hoe simpel kan het zijn denk je dan. Immers als ik thuis met mijn gezin aan de keukentafel spreek over onze plannen en mogelijkheden voor het komend weekeinde bestaan er geen schotten en vinden we samen de voor ons allemaal leukste of meest nuttige activiteit. Geen schotten, geen organisatie, wel alle belangen, kennis en invloed aan tafel. En verder vooral de gezamenlijke wil om iets te gaan doen. Zodra daar aan die keukentafel een ‘portefeuillehouder’ Financiën of Tuinonderhoud functioneel op zijn of haar strepen gaat staan versmalt de blik en wordt maximaal 1 doel optimaal bereikt. Echter, zodra we in een werksituatie geraken lijkt het dat we andere personen, nee functionarissen, worden en strijden we voor onze (beperkte en beperkende) verantwoordelijkheden en belangen. Nijmegen wil kennelijk de keukentafel herontdekken. Volgens mij een heel goede keuze al heb je wel een grote tafel nodig. Gemeentelijke producten hebben vaak zoveel aspecten dat er veel betrokken (voelende) mensen aanschuiven. Als structurele oplossing voor alle projecten lijken Poolse Landdagen niet efficiënt maar als (frequente?) incidentele acties kan het vooral helpen je bewust te worden van de waarde van de inbreng van anderen. Andere mensen met of zonder positie, met of zonder belangen, met of zonder specifieke kennis. Niet alleen voor dit project maar ook voor andere zaken die op je bureau op een oplossing liggen te wachten. Wellicht zien we plotseling mogelijkheden om anderen proactief en zonder georganiseerd breed overleg te betrekken bij dat andere project.

Dus inderdaad vooral de mens en de cultuur in plaats van de functionaris en de structuur.

Door Sjaak Janssen op
Oh Happy days, oh Happy days, .........
Door Martin (beleidsadviseur) op
Ik ben benieuwd naar het medewerkerstevredenheidonderzoek. Medewerkers scherp houden... Tsja. Directeuren die willen weten "hoe het loopt". Wie gaat ze vertellen, wat hun rol was bij zaken die niet goed liepen? En laten we eerlijk wezen. Er zit waarheid in de spreuk 'the bottleneck is at the top of the bottle'.
Door Hannes Haganum (overheidsdienaar) op
Oei, nu moet ik mijzelf de vraag stellen waarom ik er niet voor gekozen heb om een goed betaalde consultant te worden. Ik werk een grote stad en gewoon concrete gesprekken of een wijkschouw in de avonduren in de zomer of anders op een zaterdagochtend is voor mij de room op de koffie. Kwestie van doen en goede contacten onderhouden, maar ook duidelijk zijn wat wel en niet kan. Soms gewoon overleggen op een plein in de avondzon. Dat kan ook in de Randstad. Gemeentes moeten oppassen dat het collectief geheugen en de vakkennis niet verloren gaat. Anders zit er veel onbenutte kennis bij bewoners die soms al hun leven lang in één en dezelfde buurt wonen.
Door R. M. Dalmijn op
Prachtige uitdaging. Hier gaat de burger echt iets aan hebben. Daarnaast zal de arbeidsvreugde van de medewerkers nog verder toenemen. Hulde dus!
Door oploopje op
Een directieraad zonder directies, klinkt revolutionair.
Door Jan op
Nijmegen probeert de voordelen van een kleine gemeente te behalen in een grote gemeente. Dat zal helaas nooit helemaal lukken. Het blijft een te grote, logge en onoverzichtelijke organisatie.