Beter zicht op externe partijen in Rotterdam

Met een nieuw model wil de gemeente Rotterdam het risico beperken op toekomstige problemen met organisaties die voor een gemeente een publieke taak uitvoeren. Alle ambtenaren die met dergelijke op afstand gezette clubs te maken hebben, dienen voortaan bij te houden hoe die presteren.

Sinds deze mand is in de gemeente Rotterdam de Leidraad Governance van kracht: aan de hand van een vaste vragenlijst wordt op het stadhuis elke noodzakelijk geachte informatie van de externe partij genoteerd. Daarmee moet de kans op dure missers in de tweede stad van Nederland tot een minimum worden beperkt.

300 organisaties

Rotterdam werkt met meer dan driehonderd organisaties die op afstand een publieke taak uitvoeren, waaronder verzelfstandigde diensten. Die variëren in grootte van kleine speeltuintjes tot grote musea. In de meeste gevallen doen die wat van ze verwacht kan en mag worden, maar soms gaat het behoorlijk mis. Boekdelen sprak wat dat betreft de gang van zaken met het Wereldmuseum, waar de directeur delen van de kunstcollectie in de verkoop gooide om het verlies aan gemeentelijke subsidiestroom te compenseren.

Onderzoek van de rekenkamer Rotterdam legde bloot dat niet alleen de museumdirecteur zijn boekje te buiten ging, maar dat ook de gemeente in gebreke bleef. Het ontbrak aan een fundamentele check of het toezicht wel op orde was. ‘Op veel fronten zat het mis’, aldus Lida Veringmeier van de gemeente Rotterdam, programmadirecteur herijking governance.

De Wereldmuseum-affaire was de bekende druppel die voor concerndirectie en college de aanleiding gaf om zowel kritisch als structureel naar het toezicht op organisaties te kijken – en vooral ook dat aan te pakken.

Rolinvulling accountmanagers

Besloten werd de aandacht te richten op de eigen collega’s: de medewerkers die externe partijen in hun portefeuille hebben. Uit gesprekken bleek dat die op heel verschillende manieren hun rol invulden en dat ze regelmatig slecht antwoord konden geven op feitelijke vragen over ‘hun’ organisaties en informatie daarover ook niet een, twee, drie beschikbaar hadden. ‘Of je kreeg te horen “dat hoeven we niet te weten, want die organisatie staat toch op afstand’’, zegt programmamanager Marieke Klein.

Duidelijk was dat er lijn moest worden gebracht in de rolinvulling van de accountmanagers. ‘Belangrijk is bijvoorbeeld zicht te hebben op hoe de grootte van onze geldstroom richting die organisatie zich verhoudt tot de omvang van de begroting van die organisatie. Zijn ze volledig afhankelijk van de subsidie, of slechts deels? Met andere woorden: hoe kwetsbaar is de organisatie? En wat is de impact van de organisatie op de stad? Zulk soort basisinformatie geeft je de kans in elk geval de risico’s tijdig in beeld te hebben als je bijvoorbeeld verstrekte subsidies wil terughalen’, legt Klein uit.

Weinig sexy

Als hulpmiddel om de gewenste informatie in kaart te brengen is de Leidraad Governance ontwikkeld. Alle medewerkers die van doen hebben met organisaties die op afstand een publieke taak uitoefenen, zullen aan de hand van een speciaal vervaardigde vragenlijst informatie over externe partijen moeten gaan bijhouden, uitmondend in een soort classificatie-model. Daaruit volgt hoe intensief de samenwerking met de organisatie moet zijn.

De vragenlijst, zo benadrukt Veringmeier, is een hulpmiddel,  geen doel op zich. De uitkomst van de vragenlijst levert als het ware een ‘radarbeeld’ op met managementinformatie. ‘Het gaat vooral om het bevorderen van de awareness bij medewerkers. Hoe weinig sexy het ook is, soms moet je met je vragen gewoon terug naar de basis in plaats van de ontvangen informatie slechts te archiveren.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 18 van deze week