of 59142 LinkedIn

Misbare vaardigheden

Vorige week hadden we ons congres als bekroning van ons 50-jarig bestaan. Een dag waarin we een inkijk gaven in de 10 onmisbare vaardigheden voor de ambtenaar van de toekomst. Een dag vol humor waar de ingrediënten voor een toekomstbestendige overheid de revue passeerden. Het zette me wel aan het denken welke veranderingen dan nodig zijn.

Want wil je tot echt ander gedrag komen, dan moet je niet alleen nieuwe dingen aanleren, je zult ook oude dingen moeten afleren. En aanleren van kunstjes aan een aap is makkelijker dan hem iets afleren. Niet dat ik nu ambtenaren en bestuurders met apen wil vergelijken. Dat laat ik graag over aan bioloog Patrick van Veen in onze leergang Situationeel Beleidsadviseur. Maar het maakte me wel bewust dat er ook vaardigheden zijn die tot nu toe gewaardeerd werden, maar die in de toekomst als hinderlijk worden ervaren. Vaardigheden die we kunnen missen als kiespijn. Daarom nu maar eens een aantal MISbare vaardigheden voor de ambtenaar van de toekomst op een rijtje gezet.

 

1. Iedereen informeren
Het is mooi als je je omgeving goed geïnformeerd wilt houden over wat je doet. Daarvoor wordt de CC-knop nog al eens gebruikt. Of een bericht doorgestuurd met niets anders dan de mededeling ‘ter info’ of ‘ FYI’. Het gevolg? Iedereen klaagt over de grote hoeveelheid e-mail die per dag in de inbox verschijnt. Uit beleefdheid stuur je wel even een mailtje terug met Thnx, zodat de ander weet dat je het mailtje hebt gezien en waardeert. Maar waarom stuur je iemand een CC of een FYI? Vaak gaat dat (onbewust?) verder dan alleen maar informeren. Het wordt ook gebruikt om  verantwoordelijkheid af te schuiven. “Je kon het toch weten? Ik heb je een CC gestuurd en je hebt het gewoon door laten gaan”. Neem jezelf eens voor om in iedere CC die je stuurt aan te geven wat je van de persoon die je CCt verwacht. Dus: “Deze mail is CC aan jou omdat jij uiteindelijk verantwoordelijk bent voor dit besluit en je dus door het niet-reageren op deze mail impliciet aangeeft dat je de inhoud van mijn mail goedkeurt.” En ook andersom: als  je een CC krijgt, mail dan naar de afzender de vraag terug wat hij van jou verwacht met dit CC-mailtje. Wedden dat je zelf de CC-knop minder snel gebruikt en het aantal CC’s dat je ontvangt ook snel afneemt?


En voor degene die roept dat e-mail toch al achterhaald is en alles veel efficiënter via Whatsapp en Twitter gaat: de groepsapps vliegen als paddenstoelen uit de grond en in Twitter blijft nauwelijks ruimte meer over voor de inhoud van berichten door alle #’s en @’s. Dat is voor mij gewoon de nieuwe vorm van CC-en. Ik durf de stelling wel aan dat het aantal tweets en apps dat je per dag krijgt inmiddels 10 keer zo veel is als de mails die je kreeg, terwijl het nut van de inhoud ervan met 50% is afgenomen.

 

2. Communiceren via de mail
Nu we het toch over e-mailen hebben: de gave om met iedereen te communiceren via de mail (of wel ander sociaal medium dan ook) zal steeds minder gewaardeerd worden. In tijden waarin verbinden een van de kernbegrippen is, zal het persoonlijk contact steeds meer het verschil gaan maken. Ga daarom wat vaker naar iemand toe in plaats van via de mail te reageren. Dan kunnen je meteen elkaars non-verbale gedrag zien en elkaars boodschap veel beter begrijpen .

 

3. OMA overal mee naar toe nemen
Als specialist weet je alles over de onderwerpen die je in je portefeuille hebt en heb je daar ook een duidelijke visie op en mening over. Dus waardeerden we het als de ambtenaar OMA (Opvattingen, Meningen en Adviezen) paraat had en ze ook duidelijk liet horen. Dat is toch immers je vak! De veranderende rol van de overheid vraagt echter een andere benadering: samenwerken. En samen werken begint met luisteren, open staan voor wat de ander zegt en dan pas eventueel je (bijgestelde) OMA er bij halen. Waarbij je soms moet erkennen dat die inwoner, maatschappelijke instelling of bedrijf meer kennis heeft dan jij. Of door zijn gebrek aan kennis juist een frisse blik heeft.

 

Ik moet dan altijd denken aan mijn geliefde automerk Saab. De eerste Saab is ontwikkeld door een team van 16 vliegtuigingenieurs, waarvan er slechts twee een rijbewijs hadden. Dit gebrek aan kennis van auto’s leidde ertoe dat er bij Saab allerlei nieuwe principes werden toegepast, zoals voorwielaandrijving, kooiconstructies en aerodynamica. Door de jaren heen is Saab altijd blijven komen met eigenwijze toepassingen. Tot het grote General Motors, met al haar kennis van auto’s produceren, eigenaar werd van Saab. Toen mochten er steeds minder eigenwijze oplossingen toegepast worden. Met als gevolg Saabs die zich niet meer onderscheidden van andere merken  en daardoor niet verkochten. Saab is dus failliet gegaan doordat er teveel kennis van auto’s bouwen werd ingebracht! Luister dus wat vaker naar anderen met een frisse blik en laat OMA wat vaker thuis.

 

4. Vaste waarden koesteren
Met een ambtenaar weet je waar je aan toe bent. Hij is tussen 8.30 en 17.00 uur aanwezig. Iedere minuut die hij meer werkt spaart hij via de prikklok op. Je weet welke taken hij wel doet en welke niet, want dat staat in zijn functiebeschrijving. En op de afdeling hebben we vaste (ongeschreven) afspraken over wie in de voorjaarsvakantie verlof opneemt en wie in de herfstvakantie. Tot zover de stereotypes. Probeert deze zekerheden eens los te laten en ga meer denken vanuit de verantwoordelijkheid die je voelt voor je resultaten. Pak vanuit die eigen verantwoordelijkheid de taken op die tot resultaat leiden, ook al staan die niet in je functiebeschrijving. Vraag aan je P&O-afdeling of de verlofkaart afgeschaft kan worden omdat jezelf prima in staat bent je tijd zo in te delen dat je de afgesproken resultaten haalt. En managers opgelet: leiding geven is niet meer het controleren of sturen op deze vaste waarden, maar is het vertouwen geven aan medewerkers om op basis van resultaten zelf verantwoordelijkheid te nemen.

 

5. Wij weten wat goed voor u is
De overheid is er voor de burger. Dus verwachtten we jaren lang dat de overheid voor alles een oplossing had of ging zoeken.  Met ambtenaren die problemen in de maatschappij signaleerden, die vanuit hun vakkennis aan een half woord genoeg hadden om te snappen wat het probleem was en het probleem uit handen namen van de inwoners. Maar de wereld is veranderd. Problemen zijn complexer geworden en daardoor moeilijker in je eentje als overheid op te lossen. En de inwoner wil niet altijd dat de overheid zijn vraagstuk meteen overneemt. Soms wil hij alleen maar wat ondersteuning om het zelf op te lossen. Blijf daarom niet achter je bureau zitten om oplossingen te bedenken waar niemand om gevraagd heeft, maar ga naar je inwoners toe. Neem  in je bagage naar dat gesprek NIVEA en LSD mee. Door het  Nooit Invullen Voor Een Ander en het Luisteren, Samenvatten, Doorvragen toe te passen krijg je een ander gesprek. Vul niet voor die inwoner zijn antwoorden in, maar vraag door wat het probleem is en wat hij van jou verwacht bij zijn vraagstuk. Je zult verrast worden door de antwoorden die je krijgt.

 

6. Harmonie bewaren
Laten we vooral gaan voor een goede sfeer, dan kom de rest vanzelf wel goed. Fouten, niet-functioneren of niet-integer gedrag bedekken we daarom met de mantel der liefde. Elkaar aanspreken doen we niet snel, want dat verstoort de harmonie. Ja, natuurlijk hebben we het bij de koffieautomaat wel over die collega die eigenlijk eens gezegd zou moeten worden dat hij niet functioneert. Wisselen we de laatste roddels uit. Samen klagen schept immers een band. Ook al bouwen we zo onze ergernis alleen maar op.

Maar als je steeds meer samenwerkt om tot resultaten te komen zul je ook helder tegen elkaar moeten zijn. Zul je anderen moeten aanspreken op het niet nakomen van afspraken of op gedrag dat niet door de beugel kan. Moet je feedback even op dingen die niet goed gaan, maar zeker ook op dingen die wel goed gaan. Als je dat beide kanten op doet, zal dat de harmonie niet verstoren maar je helpen om samen meer resultaat te halen.

 

En zo kan ik nog wel even doorgaan met misbare vaardigheden: taal gebruiken die je collega-ambtenaren snappen, focussen op inhoud, het verleden koesteren, weten hoeveel dagen je nog ‘moet’, vanuit dualisme de Raad als andere partij zien, etc. Je hebt er vast zelf ook nog wel een paar in gedachten die je bij je collega’s ziet. Misschien is dat laatste wel de belangrijkste vaardigheid die we af moeten leren: zien wat anderen niet goed doen. Die vaardigheid zouden we meer moeten vervangen door het vermogen om kritisch naar ons eigen gedrag te kijken. Ik kan niet ontkennen dat de vaardigheden die ik hierboven noem ook door mij nogal eens worden ingezet. Tijd om in de spiegel te kijken dus. Of zoals op het tegeltje naast de spiegel bij mijn schoonouders in de wc staat: het ware te wensen, dat alle mensen, met al hun gebreken, zichzelf eens bekeken, dan zouden ze het praten over anderen wel laten.

 

Reageren? h.jellema@bestuursacademie.nl

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Afbeelding

Marathon 7, 1213 PD Hilversum
Postbus 447, 1200 AK Hilversum
Telefoonnummer 035 – 760 48 50
E-mail:
info@bestuursacademie.nl
www.bestuursacademie.nl

Meer nieuws

Binnenkort van start

>   BTW, basiscursus  - 27 maart

>   Persoonlijke Kracht en Uitstraling - 5 april

>   Lean Six Sigma Yellow Belt  - 7 april

>   Verandermanagement  - 10 april 
>   Timemanagement - 10 april

>   Participatiewet  - 11 april 
>   Basisopleiding Burgerzaken (BOBZ) - 18 april


Persoonlijk studieadvies

Wilt u weten welke opleiding of training het best bij u past? Vraag dan een persoonlijk studieadvies aan. We nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

Een andere rol voor de overheid

Verwijten aan het adres van burgers dat zij zich niet betrokken voelen bij de publieke zaak of hun verantwoordelijkheid niet nemen, zijn misplaatst. De vitale samenleving, waarin mensen zich volop inzetten, bestaat al. Dat schrijft de Raad voor het openbaar bestuur (Rob) in zijn advies ‘Loslaten in vertrouwen. Naar een nieuwe verhouding tussen overheid, markt en samenleving.’ In de nieuwe situatie maakt de overheid een bewuste keuze welke rol zij wil spelen bij initiatieven die in de samenleving ontstaan.

 

Wij helpen overheidsorganisaties om te gaan met de veranderende rol van de overheid.

Maatwerk

De Bestuursacademie Nederland organiseert opleidingen en trainingen op maat. Op basis van uw wensen en de leerdoelen in uw organisatie stellen we scherpe opleidings- en trainingsprogramma’s samen. We voeren deze trajecten uit waar en wanneer u dat wenst.

 

Laat uw opleidings- of trainingswensen bij ons achter en we nemen snel contact met u op om de mogelijkheden te bespreken.

Bloggers

Whitepapers

  • Veel overheidsorganisaties hebben de afgelopen jaren hun missie en visie geformuleerd. Hierin...

    Beïnvloeden

    Veel overheidsorganisaties hebben de afgelopen jaren hun missie en visie geformuleerd. Hierin...
  • ONDERHANDELEN 
 ' You can’t always get what you want. But if you try, sometimes you...

    Onderhandelen

    ONDERHANDELEN ' You can’t always get what you want. But if you try, sometimes you...
  • VOOR OF TEGEN ZWARTE PIET? 
 In oktober – met de komst van de eerste pepernoten –...

    Argumenteren

    VOOR OF TEGEN ZWARTE PIET? In oktober – met de komst van de eerste pepernoten –...