‘Zonder concurrentiegerichte dialoog hadden we deze brug niet kunnen betalen.’ René Duifhuizen is projectleider bij de gemeente Nijmegen voor de nieuwe brug over de Waal, ‘De Oversteek’, waarvan de bouw volgend jaar begint. De brug – totale kosten 141 miljoen euro - werd aanbesteed via een voor Nijmegen nieuwe methode: de concurrentiegerichte dialoog.

Bij de concurrentiegerichte dialoog formuleert de opdrachtgever randvoorwaarden en ambities voor een project en gaat daarmee naar een aantal marktpartijen. In een serie gesprekken geven die aan hoe volgens hen de opdracht het beste kan worden uitgevoerd. Daarbij is veel ruimte voor eigen initiatief.

Na de dialoogfase, die een jaar kan duren, wordt op grond van vooraf vastgestelde gunningscriteria met één partij verder gegaan. De afvallers krijgen een financiële vergoeding voor hun inspanningen.

De concurrentiegerichte dialoog is bedacht door de Europese Commissie als alternatief voor onderhandelen met één partij. Rijkswaterstaat en Rijksgebouwendienst hebben er veel ervaring mee; voor gemeenten is het nieuw. ‘We hadden geen goed alternatief’, zegt de Nijmeegse projectleider Duifhuizen.

‘We hebben als gemeente geen ervaring met het bouwen van een dergelijke brug. Dan kun je dus ook geen goed bestek maken. Als je de klassieke methode volgt met eerst een mooi ontwerp en vervolgens de bouw, is de kans groot dat het project financieel uit de hand loopt. De bouwer houdt zich precies aan het bestek en heeft geen ruimte om eigen innovaties toe te passen. Met de concurrentiegerichte dialoog is die ruimte er wel. Tijdens de dialoogfase kun je veel besparingen realiseren.’

Verklappen

Essentie van de concurrentiegerichte dialoog is dat opdrachtgever en opdrachtnemer open communiceren over wensen en oplossingen. Het lastige is dat hetzelfde gesprek met een aantal partijen parallel - in Nijmegen waren het er vier - wordt gevoerd. De opdrachtgever mag niet aan de ene partij verklappen wat de andere voor mooie oplossingen heeft bedacht.

Duifhuizen: ‘Je moet op kousenvoeten manoeuvreren. Welke informatie is voor alle partijen beschikbaar en wat is strategische informatie die geheim moet blijven? Je kunt mooie elementen uit het ene voorstel niet aan een andere partij voorleggen, dan doe je aan cherry picking.’

De concurrentiegerichte dialoog is complex, ook al omdat ze meestal wordt gebruikt in combinatie met toch al ingewikkelde contracten, waarbij ontwerp, bouw, financiering en onderhoud in één keer worden aanbesteed. De zogenaamde DBFMcontracten: Design, Build, Finance, Maintain. Zeker minder ervaren aanbesteders, zoals gemeenten, hebben externe adviseurs nodig. Erg snel gaat de procedure ook niet.

Duifhuizen: ‘Je moet als opdrachtgever eerst helder krijgen wat de harde eisen zijn en waarover valt te praten. In Nijmegen waren de beeldkwaliteit en de financiën de belangrijkste criteria. Maar hoe formuleer je beeldkwaliteit en welke financiële risico’s neem je? Dat moet je omschrijven, maar ook niet te strak vastleggen, want dan kun je net zo goed gelijk een bestek schrijven. En het moet voor de marktpartijen ook duidelijk zijn waarop de gunning is gebaseerd.’

Volgens Paul Depla, in Nijmegen verantwoordelijk wethouder voor ‘De Oversteek’, kun je door een scherpe formulering van de opdracht voorkomen dat je je als onervaren opdrachtgever uitlevert aan de markt. Depla, nu burgemeester in Heerlen: ‘Het Programma van Eisen moet duidelijk zijn. In de dialoog gaat het om de precieze invulling. Je kunt de scope van de opdracht gedurende de dialoog niet te veel aanpassen, want dan krijg je rechtszaken aan je broek van partijen die aanvankelijk niet hebben ingetekend.’

Depla vindt de concurrentiegerichte dialoog prettiger voor de bestuurder. ‘Je vindt makkelijker je rol. Je kunt beter leidinggeven aan het aanbestedingsproces. Dit bedoelen we wel, dit bedoelen we niet.’ Ook vanuit politiek oogpunt kan de dialoog niet tot al te grote afwijkingen leiden van de uitgangspunten. ‘Voordat we met de dialoog van start gingen, hebben we met de gemeenteraad de kaders en ambities afgesproken; daar kun je dus niet zomaar van afwijken,’ zegt burgemeester Herman Klitsie van Oss.

Verloederd park

Oss gebruikte de concurrentiegerichte dialoog voor de gebiedsontwikkeling rond het Sibeliuspark. Het verloederde park wordt opgeknapt, er komen 300 woningen en rond het voetbalstadion nieuwe onderwijsgebouwen en sportvoorzieningen: de Talentencampus. In Oss moest af en toe toch worden geschoven met de kaders en ambities van de gemeente.

Klitsie: ‘We hebben de raad om ruimte gevraagd en afgesproken dat we in geval van veranderingen bij ze zouden terugkomen. Dat hebben we ook gedaan. Daar zitten dan ook gelijk de ‘hickups’, want dan moet je uitleggen waarom je afwijkt van de plannen.’

In Oss leefde ambtelijk en politiek het gevoel dat een complex ontwikkelproject als het Sibeliuspark vroege betrokkenheid van de markt vereiste. Ook al omdat de gemeente zelf maar vijf miljoen investeert in het 120 miljoen kostende project.

Klitsie: ‘Wil je een goed én betaalbaar project, dan heb je frisse ideeën nodig. Die haal je uit de markt. Daar is meer gevoel voor wat haalbaar en commercieel aantrekkelijk is. Dat zie je terug in het plan. Zoals de gefaseerde ontwikkeling. Dat was niet de bedoeling, maar biedt veel voordelen.’

Eind van het jaar wordt de ontwikkelovereenkomst in Oss getekend. De gemeente is ervan overtuigd dat de huidige aanpak met een traditionele oplossing niet mogelijk was geweest. ‘We hebben maximale creativiteit uit de markt gehaald,’ zegt projectleider Gé van Tiem. ‘Ook op verzoek van de marktpartijen. Die zeiden: timmer het plan alsjeblieft niet helemaal dicht. Het voordeel van zo’n dialoog is dat je elkaar ook goed leert kennen. Je hebt twee jaar tijd om elkaars nieren te proeven.’

Kleintjes

Van de bouwers vereist de concurrentiegerichte dialoog een forse investering in tijd en geld. Als een opdracht niet wordt binnengehaald, is de geboden ontwerpvergoeding niet toereikend om de kosten te dekken. De vuistregel is dat minimaal één op de vijf aanbestedingen moet worden gewonnen om de kosten terug te verdienen, bij DBFM-contracten zelfs een op drie. Toch zijn veel bouwers enthousiast over de concurrentie gerichte dialoog.

‘Ik juich sowieso elke vorm van dialoog toe,’ zegt Ton Buijink van BAM PPP. BAM is onderdeel van het winnende consortium in Nijmegen. ‘Je krijgt als marktpartij een goed beeld van wat de opdrachtgever wil. Een concurrentiegerichte dialoog biedt de mogelijkheid elkaars verwachtingen te spiegelen. Dat werkt beter dan schriftelijke vragen naar aanleiding van een bestek.’

Buijink is niet zo bang voor cherry picking. ‘Er zijn duidelijke spelregels. Natuurlijk kunnen andere partijen conclusies trekken als je om wijziging van specificaties vraagt. Maar het heeft geen zin om daar al te cryptisch over te doen. Dan krijg je ook cryptische antwoorden.’

Een van de kritiekpunten op de concurrentiegerichte dialoog is dat het voor kleine partijen bijna onmogelijk is om zoveel in één, onzekere, opdracht te investeren. Buijink vindt het geen sterk argument. ‘Deze vorm van aanbesteding heeft alleen zin bij grote en complexe projecten. Daar kan een kleine partij sowieso niet in zijn eentje aan meedoen. Alleen als onderdeel van een consortium, en dat gebeurt ook.’

Tom Kohler van bouwer Heijmans, projectmanager van het consortium Park&People dat de aanbesteding in Oss won, heeft lof voor zijn opdrachtgever. ‘Oss is echt de dialoog aangegaan en was bereid bepaalde eisen te laten vallen. Zo wilde de gemeente gestapelde appartementen, maar die verkopen in Oss slecht. Nu komen er grondgebonden woningen.’

Kohler merkt dat de concurrentiegerichte dialoog steeds vaker wordt gebruikt. Niet altijd met succes. ‘Soms is er nauwelijks sprake van een dialoog. Dan liggen de kaders al zo vast dat er amper ruimte is voor inbreng van de bouwers.’

Kennis

Oss en Nijmegen zijn positief over wat de concurrentiegerichte dialoog heeft gebracht. Geen van de verliezers heeft bezwaar aangetekend tegen de uitkomst. Maar niet overal loopt de concurrentiegerichte dialoog zo soepel, constateert onderzoeker Mieke Hoezen van de Universiteit TU Twente. Hoezen promoveert binnenkort op het onderwerp.

‘Het succes van de dialoog staat of valt met de openheid die beide partijen betrachten. Die is sterk afhankelijk van de juristen en andere adviseurs die bij de gesprekken zitten. Echt open gesprekken zie je nog nergens, dat is misschien toch een kwestie van ervaring opdoen. Opdrachtgevers en opdrachtnemers moeten minder bang worden.’

Hoezen constateert meer nadelen. De grote investeringen die er door beide partijen in de concurrentiegerichte dialoog moeten worden gedaan, risico-aversiteit en strategisch gedrag en onduidelijkheid over wanneer de dialoog kan worden toegepast. Toch is Hoezen, die zestien projecten onderzocht, enthousiast over de mogelijkheden.

‘Bouwprojecten worden steeds complexer. Incidentele opdrachtgevers, zoals gemeenten, hebben niet de kennis in huis om zo’n project via een bestek goed in de markt te zetten. Het is dan belangrijk om de markt vroeg te betrekken, ideeën te krijgen aangeleverd, zonder dat je je direct aan één partij committeert. Dat kan met de concurrentiegerichte dialoog.’

Op 13 oktober is er een seminar over de concurrentiegerichte dialoog in Utrecht waarin Oss en Nijmegen uitgebreid aan bod komen.