Bij een laag vertrouwen tussen beide organen heeft de raad de neiging de bedrijfsvoering van het college over te nemen, in sommige gevallen zelfs tot op het niveau van de aansturing van de ambtelijke organisatie. De raad zit in dat geval op de stoel van het college of zelfs de directie van een gemeente.

Bij een hoge mate van vertrouwen tussen raad en college stuurt de raad meer op hoofdlijnen dat wil zeggen op het niveau van programma’s en politieke thema’s en speerpunten. Een laag vertrouwen is vaak te wijten aan incidenten, bijvoorbeeld slecht projectmanagement, politieke conflicten of belangenverstrengeling van bestuurders. De gemeenteraad voelt zich dan gedwongen aanvullende detailinformatie op te vragen. Echter nadat de incidenten zijn opgelost blijft de informatievoorziening op dit hogere detailniveau.

Na het verstrijken van de tijd beschouwt de gemeenteraad de periodiek verkregen informatie als een verworven recht dat ze niet meer snel afgeeft. De informatie is in dat geval tot structurele informatiebehoefte verheven. De diepgang van de sturing door de gemeenteraad heeft directe gevolgen voor de planning- en controlecyclus van de gemeente, de ruggengraat voor de aansturing van een gemeente op alle niveaus. Het is de vertaling van de geformuleerde maatschappelijke doelstellingen tot de concrete werkplannen en de verantwoording over het behalen van deze doelstellingen. Ook in deze cyclus is het dualisme verankerd.

De programmabegroting en het jaarverslag c.q. de jaarrekening zijn primair bedoeld voor de gemeenteraad. Het college en de ambtelijke organisatie zullen voor de bedrijfsvoering sturen op een lager verantwoordingsniveau, vaak een uitvoeringsbegroting of productenbegroting. Gedetailleerde informatievraag door de gemeenteraad leidt in sommige gevallen tot een programmabegroting en jaarstukken van letterlijk duizend pagina’s per boekwerk.

Afgezien dat dit de transparantie van het bestuur niet te goede komt en een loden werklast tot gevolg heeft voor raadsleden die hun controlerende rol goed willen uitvoeren, leidt dit ook tot een grote belasting van het ambtelijk apparaat. Raadsleden lijken zich er soms niet van bewust te zijn, maar de beantwoording van een feitelijke vraag van een raadslid kan circa 2 tot 3 dagen van de ambtelijke organisatie kosten. Wat zal het opstellen van een programmabegroting inclusief bijlage van duizend pagina’s dan wel niet kosten?

De vorming van nieuwe colleges en coalities in de gemeenteraden en de onvermijdelijke bezuinigingen is een goed moment om kritisch naar de eigen rollen te kijken. Zo moeten raad en college de planning- en controlecyclus vereenvoudigen. Is de huidige informatieverstrekking voldoende? Welke gegevens kunnen er mogelijk geschrapt worden? Daarnaast zullen er afspraken gemaakt dienen te worden over het onderscheid tussen structurele en incidentele informatiebehoefte.

Vooralsnog zijn raadsleden erg verslaafd aan details. En dat kost de ambtelijke organisatie veel tijd en geld. Terwijl veel partijen in hun verkiezingsprogramma juist het verlagen van de kosten van de ambtelijke organisatie hadden opgenomen. Gezien de sterke relatie tussen de informatievoorziening aan de gemeenteraad en de kosten om deze informatie boven tafel te krijgen, begint het verlagen van de kosten van de ambtelijke organisatie bij gemeenteraadsleden zelf.

Neil van Engelen en Gerard Kloppenburg (consultants PWC)