Onrustige kantoortuin rijp voor opknapbeurt

Voor gestreste ambtenaren in drukke open kantoorruimtes gloort er hoop: een Stille Dinsdag. Bij onze zuiderburen wordt hier al mee geëxperimenteerd. Een dag zonder gesprekken, telefoontjes en mailtjes blijkt voor velen een verademing. Ook een fysieke aanpassing van de bij overheden zo populaire kantoortuin draagt bij aan rust. Wat de oplossing ook is, dat het concept kantoortuin her en der wat bijgeschaafd moet worden is inmiddels duidelijk.

Concentratie
Een volle ochtend waarbij gesprekken met collega’s tot een minimum wordt beperkt. Ook de mails, telefoontjes en whatsappjes zijn even een no go. Het blijkt dat mensen zich op die dag veel beter kunnen concentreren en sneller hun werk af kunnen krijgen. Het invoeren van stille dagdelen zou een effectieve manier kunnen zijn om ambtenaren tegemoet te komen die last hebben van onrust op hun werkplek.

Andere omgeving

Breed ingevoerde flexibele werkvormen, zoals een open kantoortuin, hebben veel voordelen maar ook bijwerkingen. Dat bevestigt hoogleraar Peter Vink, hij is de zogenoemde comfort-professor bij Industrieel Ontwerpen aan de TU Delft. Hij schreef onder meer het boek Het Nieuwe Kantoorinrichten. ‘Bepaalde taken zijn uitstekend geschikt voor een kantoortuin’, legt hij uit. ‘Sommige mensen vinden het prettig om op de hoogte te zijn van wat er gebeurt in een organisatie, in een grote open ruimte kan dat. E-mail bijwerken en declaraties indienen lukt ook nog wel. Maar wanneer er complex werk gedaan moet worden, waar concentratie voor nodig is heb je een andere omgeving nodig.’
 
Eenpersoonskamers

Volgens de hoogleraar kan er een hoop bereikt worden met het maken van onderlinge afspraken, bijvoorbeeld dat er ruimtes in het gebouw zijn waar niet gesproken wordt. ‘Maar er zouden ook betere faciliteiten in de gemiddelde kantoortuin kunnen worden gemaakt. Zoals bijvoorbeeld afgesloten eenpersoonskamers om als concentratieplek te gebruiken.’ In een studie onder 779 kantoormedewerkers in de USA en Canada (Veitch e.a., 2007), is de top drie meest vervelende dingen in een kantoortuin opgesteld. Nummer één: privacy/akoestiek, daarop volgt de temperatuur en ventilatie en op de derde plaats de ontevredenheid over verlichting.

Proefpersonen
Er zijn veel studies die aangeven dat voor ingewikkelde taken een kantoortuin ongeschikt is. Zo liet een onderzoeker 17 proefpersonen een zoektaak op het internet uitvoeren én een opdracht waarbij er een tekst geredigeerd moest worden. Zij liet de personen de taak rustig en zonder geluid doen, vervolgens naast mensen die continu spraken en tot slot met mensen die slechts af en toe praatten. Dat laatste stoorde niet, zo bleek uit de resultaten. De prestatie nam gemiddeld over alle proefpersonen zelfs toe bij af en toe spreken. 

Significant beter
‘Maar nu wordt het interessant’, vertelt hoogleraar Vink over dit onderzoek. ‘Wanneer je de groep proefpersonen splitste in mensen die snel afgeleid worden en mensen die niet snel afgeleid worden dan zag je duidelijke verschillen. Bij de opdracht om iets op internet te zoeken waren de prestaties van mensen die zich minder konden focussen significant beter in de stille conditie dan in beide lawaaiige omgevingen.

Keuzevrijheid
De meest voor de hand liggende oplossing ligt volgens hem in de gedachte achter flexibel werken, namelijk keuzevrijheid voor werknemers. ‘Er zouden meer verschillende type werkplekken aangeboden moeten worden. Ambtenaren kunnen dan zelf de plek kiezen die het beste bij hun activiteit van dat moment past. Het kantoor is er uiteindelijk alleen maar om mensen te helpen hun werk goed uit te kunnen voeren. Zorg dat de er voldoende goede en verschillende type werkplekken zijn zodat medewerkers goede prestaties kunnen leveren,’ roept hij de werkgevers op.

Zelf regelen 

‘Bij de vrijheid die je krijgt met flexibel werken kun je er ook voor zorgen dat je dat op een goede manier voor jezelf regelt’, vindt  vakbondsbestuurder Anselma Zwaagstra van CNV. ‘Uiteraard moet de werkgever wel goed faciliteren. Daarom is het heel belangrijk dat er van tevoren goede afspraken worden gemaakt over de invulling van het flexibel werken.’ Het is volgens Zwaagstra ook een kwestie van zelf beter je tijd indelen en onderling betere afspraken maken. ‘Vragen of een bellende collega zich even afzondert bijvoorbeeld.

Drukke dagen
Je ziet ook dat op maandag, woensdag en vrijdag mensen veel vaker thuis werken. Met als gevolg dat het op dinsdag en donderdag druk is op kantoor en het vechten is om een  werkplekje. Dat lost zich vanzelf op, het heeft tijd nodig,’ is haar overtuiging, ‘mensen passen hun werkweek daar vanzelf op aan.’ De vakbond is een groot voorstander van flexibel werken en propageert dat ook. ‘Het geeft een hoop vrijheid voor werknemers en is een win-winsituatie. De nadelen wegen wat ons betreft niet op tegen de voordelen van flexibel werken’.

Lees het hele artikel in de Binnenlands Bestuur van aanstaande vrijdag (inlog)