Laatste stuiptrekking overhead gemeenten
Gemeenten verwachten de komende jaren een lichte stijging van de overhead. Waar gemeenten dit jaar nog gemiddeld 31,7 procent van het totaal aantal arbeidsplaatsen inzetten voor overheadfuncties, geven zij aan dat dit in 2016 32,4 procent zal zijn. Dat blijkt uit onderzoek van Berenschot onder 92 Nederlandse gemeenten. Berenschot voorziet overigens dat ondersteunende functies (ook) bij lokale overheden op middellange termijn goeddeels verdwijnen.
Gemeenten verwachten de komende jaren een lichte stijging van de overhead. Het betreft een kortstondige opleving. Berenschot voorziet dat ondersteunende functies (ook) bij lokale overheden op middellange termijn goeddeels verdwijnen.
Verrassende ontwikkeling in publieke sector
Waar gemeenten dit jaar nog gemiddeld 31,7 procent van het totaal aantal arbeidsplaatsen inzetten voor overheadfuncties, geven zij aan dat dit in 2016 32,4 procent zal zijn. Dat blijkt uit onderzoek van Berenschot onder 92 Nederlandse gemeenten. In tijden waarin de overhead over de hele breedte van de publieke sector wordt teruggebracht, is dat een verrassende ontwikkeling. Berenschot waarschuwt echter om te snel te zijn met het trekken van conclusies, omdat aard en omvang van de overhead de komende jaren namelijk drastisch veranderen. Het organisatieadviesbureau voorziet op grond daarvan zelfs een daling van de gemeentelijke overhead naar uiteindelijk 9 procent.
Automatisering ten koste van arbeidsplaatsen
Een van de ontwikkelingen die van invloed is op de overhead is de toenemende automatisering. Veel, met name administratieve taken worden in hoog tempo geautomatiseerd. ‘Denk bijvoorbeeld aan de personeels- en salarisadministratie en factuurafhandeling. Dit gaat nu al ten koste van arbeidsplaatsen’, aldus Marvin Hanekamp van Berenschot. Collega Philippe Sprenger voegt daaraan toe: ‘Automatisering leek tot op heden te vaak een doel op zich. Voor allerlei taken zijn weliswaar systemen ontworpen, maar van samenhang tussen de systemen is vaak onvoldoende sprake. Hierdoor treden alsnog veel fouten op met handmatige herstelwerkzaamheden tot gevolg. In toenemende mate is echter sprake van slimme, integrale automatisering, bijvoorbeeld op het gebied van factuurafhandeling of de personeels- en salarisadministratie. Gevolg is dat processen beter en efficiënter verlopen. Hierdoor kunnen grote gemeenten eindelijk echt voordeel behalen uit hun schaal. Het maakt immers voor een systeem niet uit of er 400 of 4.000 facturen of salarisstroken verwerkt moeten worden. We zien dit overigens niet alleen binnen gemeenten, maar ook heel sterk binnen andere sectoren als de zorg en de zakelijke dienstverlening.’
Relatief meer overhead regiegemeenten
Meerjarig onderzoek van Berenschot laat ook zien dat gemeenten in toenemende mate taken uitbesteden of kiezen voor samenwerking. Die trend is niet alleen waar te nemen binnen de overhead, maar ook binnen het zogeheten primaire proces. Daarbij moet worden gedacht aan uitbesteding van de groenvoorzieningen en afvalinzameling, samenwerking op het gebied van de decentralisaties en belastingen en de vorming van de omgevingsdiensten. ‘Gemeenten ontwikkelen zich meer en meer in de richting van zogenaamde regiegemeenten. Uit onze analyses blijkt dat die verhoudingsgewijs meer overhead hebben dan gemeenten die veel ‘uitvoerende taken’ in eigen beheer hebben. Bij gemeenten die bijvoorbeeld de groenvoorziening, parkeerbeheer en de afvalinzameling in eigen beheer hebben, kan de overhead verhoudingsgewijs lager zijn. Medewerkers in die functies maken namelijk minder gebruik van bijvoorbeeld ict en hebben vaak geen eigen werkplek.’
Aanhalen broekriem door crisis
Een andere belangrijke ontwikkeling is dat gemeenten vanwege de economische crisis de broekriem aantrekken. Daarbij zijn overheadfuncties overigens niet alleen lijdend voorwerp, maar ze vervullen tegelijkertijd een taak in het realiseren van die bezuinigingen. ‘Hierdoor zal de overhead niet in gelijke tred mee dalen met de rest van de organisatie. Het effect van bezuinigingen op de overhead volgt één tot twee jaar later’, aldus consultant Hanekamp.
Overhead 'vermomt' zich
In de gemeenten van de toekomst bestaat de overhead volgens Berenschot voornamelijk nog uit management, (strategisch) beleid, bestuursondersteuning en communicatie, informatiemanagement en regievoering op uitbestede taken. De ‘klassieke’ overhead verdwijnt. Hanekamp: ‘Overheadprocessen verlopen door automatisering niet alleen efficiënter en beter, maar vinden steeds maar plaats buiten de muren van de klassieke overheadafdelingen als p&o en financiën. Zo gebeurt personeelsadministratie en financiële administratie steeds meer in de lijn: medewerkers houden vrije dagen zelf bij en facturen worden digitaal ontvangen en verstuurd. Overhead ‘vermomt’ zich hierdoor steeds meer als indirecte tijd van personeel in het primaire proces.’
Hanekamp beschouwt dat als een positieve ontwikkeling zolang deze medewerkers zo optimaal mogelijk ondersteund worden door slim ingerichte processen en goede systemen. ‘Zij moeten zich op hun kerntaak kunnen blijven richten’, zegt hij.
Overheid trager
In een eerder artikel in Binnenlands Bestuur wezen Mark Huijben en Arno Geurts ook op de trend dat de overhead op de lange termijn daalt, ook bij de overheid. Maar bij overheden zal het overboord kieperen van de overhead volgens Huijben zeker trager verlopen dan in veel andere sectoren. De overheid omvat grote en complexe organisaties, waardoor het moeilijker is werkwijzen te doorbreken.
Geheid komt er uit het onderzoek wat de gemeente op termijn kan besparen (want ze zullen niet gaan zeggen dat kosten omhoog gaan) en zij pikken de besparing aan overhead in. Gemeentelijke overheid moet er juist voor zorgen in deze tijd dat er meer overheidsbanen bij komen specifiek juist in de onderkant van de arbeidsmarkt. Dat is pas een win win situatie. De managers van Beerenschot moeten het dan maar doen met een minder duur autootje of villaatje.