of 59232 LinkedIn

Doorbraak nodig in ambtenarij Almere

Een tamelijk vernietigend rapport over de verouderde ambtelijke organisatie in Almere maakt de noodzaak tot verandering duidelijk. Het veranderplan ligt ook al grotendeels klaar. Een doorbraak is nodig. Gemeentesecretaris Richard Wielinga mag het aantal directeuren terugbrengen, de dienstenstructuur afbreken en een meer resultaatgerichte cultuur opbouwen.

Ambtelijke diensten van de gemeente Almere werken langs elkaar heen en hebben onvoldoende slagkracht. Om aan de huidige eisen van de samenleving en het politieke bestuur te voldoen is een doorbraak nodig. Een veranderplan moet die gaan bewerkstelligen. Dat blijkt uit een tamelijk vernietigend gemeentelijk rapport.

Grote verschillen

Wie het rapport over het veranderplan voor de organisatie leest, krijgt de indruk dat de Almeerse ambtenarij nog in de jaren ’80 functioneert. Gemeentelijke diensten zijn verticaal georganiseerd en hebben nog een grote zelfstandigheid en autonomie. Besluiten op concernniveau worden niet altijd uitgevoerd. Verschillen tussen diensten zijn daardoor groter dan gewenst. Er is veel ruimte voor het in eigen tempo doorvoeren van veranderingen en in keuzes maken bij invoering van concernkaders en beleid. Ook de cultuur verschilt. Iedere dienst heeft eigen kernwaarden, eigen apparatuur en eigen manier van huisvesting en omgang met elkaar. En dan is er nog verschil in mandaatstructuur, financiële controle, inrichting van administratie, ja, zelfs in de kwaliteit van de koffie.


Traditionele overheidsbureaucratie

Dit leidt tot gebrek aan samenhang en versnippering van kennis, werkzaamheden en budgetten. De efficiency is laag, werk wordt dubbel gedaan, er is gebrek aan uniformering en standaardisering en iedere dienst kiest zijn eigen oplossingen. De Almeerse ambtelijke organisatie is een traditionele overheidsbureaucratie: stroperig en weinig slagvaardig. Er is sprake van “over-organisatie”: veel energie en tijd gaat op aan afstemming en overleg. Besluitvormingslijnen zijn lang door stapeling van verantwoordelijkheden. Er heerst een hokjesmentaliteit, problemen worden doorgeschoven. Medewerkers zijn meer ondanks dan dankzij de organisatie succesvol. Deze gang van zaken leidt tot een verlies van het gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid op de werkvloer.


Meer eenheid

Pogingen om de organisatie te veranderen komen nog onvoldoende uit de verf. Om fundamentele veranderingen door te voeren is een doorbraak nodig. Het Almeerse college heeft inmiddels met het veranderplan ingestemd en de raad daarover geïnformeerd. De organisatie moet meer klantgericht en wijkgericht worden en minder in hokjes denken. Het veranderplan kiest voor professioneel vakmanschap, meer eenheid in beleid, organisatie en leiding en betere focus op ambities en concrete uitvoering daarvan. Die samenhangende, slagvaardige organisatie zou de Almeerse burgers beter moeten bedienen.


Tactisch gat dichten

Gemeentesecretaris Richard Wielinga mag de reorganisatie gaan doorontwikkelen en uitvoeren. Hij moet een meer zakelijke en resultaatgerichte cultuur creëren, bedrijfsvoeringsfuncties (zoals de financiën) concentreren, het aantal directeuren terugbrengen om één directie te vormen en zo ook afstappen van de huidige dienstenstructuur. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten meer naar afdelingsmanagers en medewerkers op de werkvloer. Ook het vermogen om gemeentelijke plannen en ambities daadwerkelijk te realiseren moet beter worden ontwikkeld. Planningsoptimisme speelt nogal eens een rol. Dit “tactische gat” moet worden gedicht, bijvoorbeeld door het kritische samen- en tegenspel tussen college en ambtelijke organisatie over ambities en beschikbare middelen te versterken, net als de hitteschildfunctie van het management naar de medewerkers.


Kosten en besparingen

De reorganisatie zal zowel kosten als besparingen met zich meebrengen. Deze worden pas bekend bij de Voorjaarsnota. De ambitie is dat de topstructuur op 1 januari 2018 is ingericht evenals de concentratie van financiën. Op overige hoofdlijnen moet dan voortgang zijn geboekt. Binnenkort wordt het veranderplan geagendeerd in de gemeenteraad. De gemeentesecretaris geeft dan een toelichting. 

Verstuur dit artikel naar Google+

GERELATEERDE ARTIKELEN

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door Jahoor (Beleidsambtenaar) op
Wanneer mandaat en budget gedecentraliseerd, en/of gewoonweg onduidelijk benoemd, kun je niets anders verwachten dan deze rapportage. Jaren '80? Als je kijkt naar de kantoortuinen en The Office/Kafka cultuur, klopt dat precies. Tijd voor verandering...
Door Jan op
Dit wordt toch altijd beweerd van kleine gemeenten? Met dan als "oplossing" : fuseren. Moet Almere nu als grote gemeente ook fuseren?
Door Ron op
Koffie erbij halen. Moet wel een heel diepgaand onderzoek zijn geweest ;-) maar het is deels wel herkenbaar. Maar vergeet ook niet dat de ambtenaren zelf er niet negatief uitkomen. Want er staat ondanks ... er gaat op de werkvloer ook best veel goed hoor.
Door Heukers op
Hier kijkt niemand vreemd van op. In Almere zet de burgemeester geregeld de bloemetjes buiten de deur. Dan kun je van zijn ambtenaren geen gedisciplineerd gedrag verwachten. Het wordt tijd dat Weerwind zijn (ambtelijke) leven als voltooid beschouwt.
Door K. de Beer (adviseur) op
Waar hebben we dit meer gehoord? Bij overheden maar ook bedrijven die niet permanent hun organisatie ontwikkelen. Dan moet het met een veel bombarie gebracht plan wat veel te veel mensen van hun werk afhoudt en jaren kost voordat iedereen weer op een normale manier aan de slag is. Een moderne organisatie vernieuwt zich dagelijks, leert van fouten en stelt daarop bij. Leert ook van vergelijkbare organisaties (je hoeft niet op die fout te wachten). Punt is wel dat de leiding duidelijk maakt hoe en waarom zodat iedereen er in meegaat. Een enkeling kan niet omgaan met veranderingen. Soms is dat niet werkgerelateerd maar zit in de persoon of diens omstandigheden. Die moet je proberen te helpen. Werknemers die niet meewillen, moet je ook helpen, maar dan richting ander werk.