Afschaffen ambtelijke hiërarchie geeft beter resultaat

Geen functies, geen management en strikt gezien is het fysieke gemeentehuis als werkplek eigenlijk ook niet per se nodig. In de Zuid-Hollandse gemeente Bodegraven-Reeuwijk doen ze het al een tijdje heel anders. Er is geen bureaucratische hiërarchische werkstructuur meer. Vanuit wisselende samenstellingen werken mensen aan de gemeentelijke opgaven. Ontstaat er dan een anarchie waarbij iedereen maar doet wat ‘ie wil of het recht van de sterkste geldt? ‘Nee’ verzekert Johan de Jager, die voorheen bekend stond als de gemeentesecretaris. ‘Mensen voelen zich aantoonbaar gelukkiger nu ze niet vanuit een functie een vraagstuk aanpakken maar vanuit hun interesses en competenties met elkaar samenwerken.’

Zelfsturing

En dat lijkt een schot in de roos. Ambtenaren gedijen namelijk goed bij zelfsturing blijkt ook uit onderzoek. Volgens het Geluksonderzoek dat Binnenlands Bestuur samen met I&O uitvoerde zijn ambtenaren het gelukkigst wanneer zij vrijheid hebben in de manier waarop ze hun werk doen. Op de vraag hoe gelukkig de ambtenaar in het algemeen over zijn werk is, kwalificeert het merendeel dit met het cijfer 8 (34 procent) en een 7 (28 procent). De ambtenaren die in hoge mate zelfstandig en met eigen verantwoordelijkheid werken blijken vaak hun persoonlijk geluk af te meten aan hun werk. Autonomie is over de hele linie een belangrijke geluksfactor. Ambtenaren zijn het meest te spreken over de mate waarin ze hun werkzaamheden zelf mogen invullen.
 
Geen bureaucratische procedures 

In Bodegraven-Reeuwijk werd in 2014 van de nood een deugd gemaakt. Nog niet zolang geleden ging het er niet zo goed nadat Bodegraven en Reeuwijk uit een moeizame fusie kwamen. Zoals wel vaker bij een herindeling, liep de samenwerking niet lekker tussen de ambtenaren van beide organisaties. De vechtfusie bleek wél een vruchtbare bodem voor een inmiddels succesvol experiment: een gemeente zonder afdelingen, functies of hiërarchie.  Dat zit zo. Alle taken die de gemeente uitvoert zijn onderverdeeld in processen, projecten en opdrachten  de zogenoemde OPP’s. De ambtenaren werken hieraan in verschillende samenstellingen. De gemeentelijke organisatie werkt vanuit de verschillende vakgebieden samen. De wensen van inwoners, bedrijven en het bestuur vormen de input voor dat werk. Bureaucratische procedures worden vermeden. Van de medewerkers wordt verwacht dat ze flexibel hun werk uitvoeren op basis van wat echt nodig is voor inwoners en bestuur.

Beleidsterrein overstijgen

Met de nieuwe netwerkachtige manier van werken kwam er ook een positieve impuls in de organisatie. ‘De schotten zijn weg,’ vertelt Johan de Jager die de nieuwe manier van werken destijds introduceerde. ‘In je eigen rol overstijg je je eigen beleidsterrein en is er meer ruimte voor eigen ideeën. Door alleen maar te denken vanuit functies creëer je eigenlijk veel belemmeringen en het denken in hokjes. De uitspraak “daar ga ik niet over” is daar een lichtend voorbeeld van. Bovendien maakt de hiërarchie de samenwerking tussen verschillende afdelingen lastig.’ Dat functie-, afdelings- en hiërarchieloos werkt voor Bodegraven-Reeuwijk blijkt uit harde cijfers. De nieuwe manier van werken heeft uiteindelijk tot forse verlaging het van het ziekteverzuim geleid. En volgens verschillende medewerkers is de sfeer sterk verbeterd.

Inwoners profiteren 

Ambtenaar Puck van Tilburg startte tegelijkertijd met de nieuwe manier van werken op het gemeentehuis en vindt het zo eigenlijk heel erg logisch. ‘Je zit veel dichter op het proces’. Al beseft ze ook dat het van gesettelde collega’s wel wat vraagt om het werk 360 graden anders uit te voeren. ‘Het gaat om de mindset, die is belangrijker dan het weghalen van de functies. Je moet die knop omzetten en niet blijven hangen in visiedocumenten,’ vindt ze. Niet alleen de ambtenaren worden hier gelukkig van, maar ook de inwoners profiteren is haar overtuiging. ‘We kunnen op deze manier veel sneller reageren op wat er gebeurt in de samenleving. De lijntjes zijn korter en ons werk is transparanter. Het is voor de buitenwereld veel duidelijker wie waarmee bezig is, per vraagstuk is er één club mensen. Er hoeven geen eilandjes meer overbrugd te worden.’