Van statisch naar dynamisch

De tijd dat het zakelijke sociale medium LinkedIn uitsluitend als digitaal cv werd gebruikt, is voorbij. Steeds meer overheidsprofessionals gebruiken de netwerksite bij hun dagelijks werk. Om kennis uit te wisselen, als klankbord en als digitale werkplek.

De Digitale Ambtenaar

Ambtenaren maken in wisselende mate gebruik van diverse sociale media. Binnenlands Bestuur zet in een serie op een rij welke digitale platforms bij ambtenaren in zwang zijn, wat de mogelijke voor- en nadelen zijn voor zowel medewerker als organisatie.

De Nederland-Wereldbank Water Partnership, een initiatief van het ministerie van Buitenlandse Zaken, vindt vrijwel volledig plaats op een besloten LinkedIn-groep. Hier worden wereldwijd interessante deelnemers op hun functie voor uitgenodigd. Alle projectstukken en documenten zijn er toegankelijk via Dropbox, een dienst voor het online opslaan van bestanden. Voor Buitenlandse Zaken is het niet alleen een effectieve, maar ook een goedkope oplossing. Voorheen ging het ministerie voor input en lobby namelijk apart bij de individuele organisaties langs.

Marloes Pomp van bureau Digital Action traint ambtenaren in digitaal werken en was bij dit project betrokken. Ze is erg enthousiast over dit gebruik van LinkedIn, dat ze een ‘samenwerkingsruimte’ noemt. ‘Het levert bij de juiste inzet tijdwinst op, bespaart kosten en het verhoogt de kwaliteit van je project. Immers, je betrekt gemakkelijk experts van over de hele wereld bij je project. Overigens is de sfeer vaak ook veel leuker dan wanneer je alleen communiceert via de mail. Bij individueel mailverkeer kan het nog weleens vinnig worden; wanneer je met een groep communiceert, ben je toch wat vriendelijker.’

Werken via LinkedIn is trouwens niet alleen maar rozengeur en maneschijn. Het is nog niet zo gebruikersvriendelijk, je moet je eerst goed verdiepen in de verschillende toepassingen. Ook verandert er nog weleens wat in de functies. Zo is het niet meer mogelijk om andere sociale media aan je LinkedIn-account te koppelen en is de optie om enquêtes in een groep te maken onlangs weer afgeschaft. Er wordt verder nogal eens gespamd door buitenlandse bedrijven die hun dubieuze diensten aanbieden in discussiegroepen. ‘Een project in LinkedIn kan ook gemakkelijk in het water vallen wanneer de deelnemers zich niet aan de regels houden’, waarschuwt Marloes Pomp. ‘Je moet bijvoorbeeld afspreken dat de deelnemers onderling niet meer mogen mailen, maar alleen via de besloten LinkedIn-groep communiceren. Anders ontstaat er verwarring, mensen missen informatie en dan gaat het fout.’

Derk Moor is woordvoerder van Ank Bijleveld, commissaris van de koning van Overijssel, en een frequent LinkedIn- gebruiker. ‘Ik kijk er zeker vijf à zes keer per dag op. Ik werk namelijk voor een heel actieve commissaris die vaak bezoeken aflegt, en die bereid ik inhoudelijk voor. Daarvoor zoek ik op LinkedIn naar de juiste personen en benader ze direct. Mijn ervaring is dat mensen veel sneller en informeler reageren wanneer je dat via de mail doet.’

Informatie en inspiratie
Ook de verschillende groepen vormen voor de woordvoerder een schat aan informatie en inspiratie. ‘Ik ben van zo’n vijftig groepen lid. Die variëren van de gemeente Zwolle, RTV Oost, Binnenlands Bestuur tot The White House in Washington. Maar vooral bij de besloten groepen voor woordvoerders en communicatieprofessionals doe ik veel kennis op. Er zijn interessante discussies, waar ik me af en toe in meng. Waar ik LinkedIn ook graag voor gebruik: het updaten van alle contactgegevens. Je kunt het zo instellen dat wanneer iemand, of jijzelf, een ander telefoonnummer of e-mailadres krijgt, dit automatisch in ieders smartphone wordt aangepast.’

En Moor is niet de enige overheidsdienaar die handig gebruikmaakt van het sociale netwerk. Een oproepje op de LinkedIn-groep van Binnenlands Bestuur en op @BBnieuws leverde de volgende reacties op: Frank Galesloot, controller bij de gemeente Deventer: ‘Ik volg diverse discussiegroepen en kan dan snel op veel vakgebieden verschillende in- valshoeken zien. Nuttig voor controller.’ Karel Groen, directeur van de Eems Dollard Regio (EDR) zegt: ‘Kennissen zijn belangrijker dan kennis, want zij brengen je op LinkedIn snel naar kennis en ervaring.’

Burgemeester Michael Sijbom van de gemeente Losser reageert via Twitter: ‘Ik gebruik LinkedIn om duidelijk te maken wat ik allemaal doe, en kijk regelmatig wat er gedeeld wordt. (…) en als ik namen van mensen hoor of lees zoek ik ze op LinkedIn op. (…) Ik neem veel info tot me en doe er soms iets mee. Netwerk is breder dan bestuurders, dus ook algemene ontwikkeling.’

BB op LinkedIn
Binnenlands Bestuur heeft een van de grootste LinkedIn-groepen van Nederland. Er zijn op het moment van publicatie van dit blad 41.796 overheidsprofessionals lid. Naast de algemene groep heeft Binnenlands Bestuur ook subgroepen die gericht zijn op vakgebieden zoals BB Sociaal, BB Financiën en BB Digitaal Besturen.