Snel broertje van e-mail

Ambtenaren maken massaal gebruik van apps. Nu nog vooral om als groep met elkaar te communiceren. In de toekomst ook als controlemiddel. ‘Wanneer je donderdag lang moet vergaderen, krijg je woensdag­avond een seintje dat het tijd is te gaan slapen.’

De Digitale Ambtenaar

Ambtenaren maken in wisselende mate gebruik van diverse sociale media. Binnenlands Bestuur zet in een serie op een rij welke digitale platforms bij ambtenaren in zwang zijn, wat de mogelijke voor- en nadelen zijn voor zowel medewerker als organisatie.

Inmiddels bezit 70 procent van de Nederlanders een smartphone. En behalve voor fotograferen, wordfeuden en routes plannen, wordt het mobiele device ook steeds meer gebruikt voor het dagelijkse werk. Ambtenaren en bestuurders hebben apps op hun telefoon om informatie te vinden, bewerken, bewaren en te delen met collega’s. Dat betekent geen stickjes meer maar Dropbox, geen e-mail maar WhatsApp.

GoToMeeting, iAnnotate, G/On, Evernote, iThoughts, WeTransfer, Skype – de lijst met hulpprogrammaatjes op smartphone of tablet is inmiddels eindeloos. Ook vak­inhoudelijke en interne apps als Per Saldo, CSipsimple en App­cident maken het dagelijkse werk van de ambtenaar simpeler. ‘Het is het gemak van anyplace, anytime, anywhere’, verklaart Bart Gelsing, development manager bij IT-bedrijf Pink Roccade. Hij is onder meer verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwe apps bij lokale overheden. Gelsing merkt dat bij ambtenaren met name de ‘cloud-apps’ erg populair zijn. Deze programmaatjes slaan informatie centraal op, waarna die gemakkelijk te bewerken en te delen is.

Gelsing: ‘Veel mensen hebben hun schroom voor dit soort apps overwonnen. Eerder was er wantrouwen door de verhalen over schending van privacy door Amerikaanse instellingen als de NSA. Tegenwoordig weet men dat de informatie gewoon hier bij Nederlandse datacenters wordt opgeslagen en dat Amerika daar niet bij kan.’

Apps gebruiken betekent dat je niet langer afhankelijk bent van je pc. Ook hoef je je laptop niet overal mee naartoe te slepen. Apps gebruiken heeft nog een belangrijk voordeel, ervaren steeds meer ambtenaren. Zo biedt het ook de mogelijkheid om beter met je collega’s te communiceren. Uit het Nationaal E-mail Onderzoek 2013 (door Blinker en CG Selecties uitgevoerd) blijkt dat weliswaar 48 procent van de ondervraagden de dag met e-mail begint, maar op de tweede plaats staat WhatsApp, dat gemiddeld door 25 procent als eerste wordt geopend.

Mooi
‘Het is mooi om te zien hoeveel ambtenaren tegenwoordig elkaar op de WhatsApp hebben gevonden, of dat nu groepjes zijn of individuele personen’, zegt Gelsing. ‘Het draagt bij tot efficiënte communicatie en gaat veel sneller dan een e-mail. Vaak staat daar te veel informatie in, wordt de tekst naar te veel mensen verstuurd en is de mail te lang om snel te lezen.’

De invloed van de apps op ons dagelijks leven zal alleen maar groter worden. In de toekomst gaan deze functionaliteiten de balans tussen werk en privé regelen, is de overtuiging van Bart Gelsing. ‘De nieuwste ontwikkelingen liggen op het vlak van je levensritme. Het sportmerk Nike is bijvoorbeeld al heel ver met apps die je levensstijl controleren. Dat gebeurt door middel van een armbandje dat met een app verbonden is. Dat ziet hoeveel je hebt gelopen, geslapen én gewerkt. Je zou dan bijvoorbeeld je Outlook-app hieraan kunnen koppelen. Wanneer de app ziet dat je op donderdag een lange vergadering hebt, zul je op woensdagavond een seintje krijgen dat het tijd is om te gaan slapen.’

Zo’n gezondheids-app is een reactie op de veranderende manier van werken. Tegenwoordig gaan de computers op het werk niet meer standaard om half negen aan en om vijf uur weer uit. Werkgerelateerde mailtjes, WhatsAppjes en vaknieuwtjes worden ook buiten kantooruren gelezen en zo nodig beantwoord. Werk- en privétijd zijn niet meer strikt gescheiden en dat heeft voordelen, maar ook nadelen. Lifestyle-apps kunnen een oplossing zijn om evenwichtig en flexibel te kunnen werken.

App-angst
Het duurt volgens Gelsing nog wel even voordat 100 procent van de ambtenaren aan de apps zijn. ‘Ik denk dat in 2020, 2025 elke ambtenaar volledig digitaal werkt en dat dit voor een groot deel met apps is.’ App-angst is nergens voor nodig, vindt Gelsing. Alhoewel hij wel begrijpt dat niet iedereen het gebruik ervan meteen omarmt.

Gelsing: ‘Probeer het gewoon eens, vraag desnoods een collega om een aantal apps te demonstreren. Wat uiteindelijk gaat het erom dat het gebruik je werk- en levenscomfort verbetert.’

Ambtenaar over zijn favoriete apps
Dirk van Vliet, jurist stadsdeel Amsterdam-West: ‘Ik gebruik de Yammer-app voor kennisdeling met collega-juristen binnen de gemeente Amsterdam. De Notify- en Navigator-app biedt handige voorgeselecteerde meldingen van relevante artikelen in vakliteratuur en jurisprudentie. De rechtspraak-app gebruik ik voor makkelijk zoeken in jurisprudentie.’

Marcel Dielemans, controleur openbare ruimte gemeente Gouda: ‘Ik heb Exchange op mijn smartphone voor afspraken en de mail. Redora voor melding en registratie in het openbaar gebied. Mediafiler, een soort beeldbank, voor het delen van bestanden. MsOffice voor Word, Excel, Outlook. RS8 gebruik ik voor meldingen openbare ruimte.’

Coen Glaser, hoofd juridisch en financieel advies van de provincie Zuid-Holland: ‘IBABS gebruik ik voor vergaderingen en sporadisch ook iAnnotate.  iMExchange2 voor notities en taken, die synchroniseert met de Exchange-server en dus met je notities en taken in Outlook. Als Citrix-client gebruik ik Receiver. Het wachten is op een goed Office-pakket voor op de tablet. Ik gebruik nu iAnnotate, DocsToGo en Cloud­On, maar allemaal hebben ze hun eigen nadelen.’