Inspiratie opdoen in het veld

Serious Ambtenaar bezorgde Serious Request een donatie van 450.000 euro. Nu trekken ambtenaren het veld in voor de tegenprestatie: de oplossing van een overheidsvraagstuk buiten de eigen organisatie. ‘Het is een meerwaarde als een collega je een positieve spiegel voorhoudt.’

Fietsen en integriteit zijn de thema’s die er dit jaar uitspringen, vertelt Giulietta Marani van Serious Ambtenaar. ‘Het blijkt dat veel gemeenten advies kunnen gebruiken bij ideeën voor fietspaden en bij het onderwerp ondermijning: het onder druk zetten van ambtenaren door de onderwereld’, vertelt ze. ‘Het is een toegevoegde waarde als er door buitenstaanders meegedacht kan worden over integriteit en ethisch beleid.’

De uitvoering van de opdrachten van Serious Ambtenaar past bij de manier van werken waar vooral jongere ambtenaren tegenwoordig de voorkeur aan geven. Het gemeentehuis uit, inspiratie opdoen in het veld. Maar ook het delen van ervaringen met collega’s uit andere organisaties. Waarom immers het wiel opnieuw uitvinden als de oplossing al een keer is bedacht? Krap drie maanden na de officiële overhandiging van de cheque aan de dj’s in het Glazen Huis (zie kader) is het tijd voor de tegenprestatie. De komende weken gaan honderden ambtenaren aan de slag bij een kleine honderd organisaties, waaronder veel gemeenten.

Verdubbeld
Buiten spelen, in een andere keuken kijken, leren, delen, netwerken – iedere vrijwilliger die meedoet aan de kerstactie Serious Ambtenaar heeft zijn eigen redenen om twee vrije dagen te spenderen bij een andere organisatie. Het concept bestaat vijf jaar en verdubbelde elk jaar in omvang en opbrengst. De laatste editie bracht met 450.000 euro een slordige drie ton minder op dan het record uit 2014, maar de deelnemende ambtenaren waren niet minder enthousiast.

Dezer maanden worden de beloftes ingelost. Op vele gemeentehuizen in het land worden werkgroepjes gevormd met ambtenaren uit andere organisaties en andere contreien. Samen proberen ze vraagstukken op te lossen als: hoe maken wij medezeggenschap sexy? Hoe stimuleer je bedrijvigheid in een krimpregio? Welke competenties en taken horen bij een netwerkorganisatie?

Marani beleeft haar derde editie Serious Ambtenaar. De eerste keer als vrijwilliger, de tweede keer als procesbegeleider en nu zit ze in de organisatie. ‘Deze manier van werken spreekt verschillende generaties ambtenaren aan, merk ik. Het is de diversiteit van de deelnemers, het delen van inzichten over je vakgebied en de vrijheid die je krijgt bij het uitvoeren van de opdracht. Dit soort innovatieve opdrachten heeft de toekomst: op een slimme manier ideeën en talent uitwisselen over organisatiegrenzen heen.’

Mooie aanvulling
‘Complete vraagstukken oplossen is misschien wat optimistisch gedacht’, nuanceert Ton de Korte van het CAOP, het kenniscentrum arbeidszaken in het publieke domein. ‘Maar de werkgroepen die voortkomen uit Serious Ambtenaar zijn zeker een mooie en waardevolle aanvulling op reguliere advisering. De uitvoering van de opdrachten is een goede werkvorm en de begeleiding is professioneel,’ zegt De Korte. ‘Er wordt goed gekeken welke kwaliteiten van de vrijwilliger bij welke opdracht passen. Het gaat om een bestaand probleem en een écht project.’

Maar wie denkt in twee dagen voor 5.000 euro een groot probleem op te kunnen lossen, heeft onrealistische verwachtingen. De Korte: ‘Een eenmalige aanbeveling van zo’n projectgroep kan bij een complex vraagstuk nooit een professioneel adviestraject vervangen. Bovendien zijn deze adviseurs na twee dagen alweer weg, de implementatie ontbreekt. Als opdrachtgever zit je dan met een stapel flappen, een moodboard en tips waar je vervolgens op voort kunt bouwen. Maar voor een klein bedrag gooi je wel de ramen open en laat je vreemde vakmensen met een frisse blik naar bepaalde issues en je organisatie kijken. Dat is heel nuttig.’

Dat was ook de reden dat de Oost-Groningse gemeente Oldambt zich meldde. Het vraagstuk was veelomvattend: wat is nodig om je te ontwikkelen tot een gemeenteambtenaar die is voorbereid op de andere rol van de overheid?

Eigen denktank
‘We waren al met dit onderwerp bezig in onze eigen denktank,’ vertelt Jannie Rijkaart, directieadviseur bij de gemeente. ‘Maar we konden wel wat input van buitenstaanders gebruiken. En dat leverde interessante inzichten op.’ Na een dag brainstormen op het Oldambtster gemeentehuis te Winschoten kwamen de ad hoc-ambtenaren met uiteenlopende aanbevelingen. Zoals de suggesties om talent te delen, eens van werkplek te wisselen of hulp inroepen van een collega van een hele andere afdeling. Er waren ook onorthodoxe adviezen: deel elke week een compliment uit, hang je eigen slingers op, oftewel: geen valse bescheidenheid. Ook werd geadviseerd om activiteiten tijdens de lunch te faciliteren zoals tafeltennis, dammen of schaken. Rijkaard: ‘Het heeft wat losgemaakt bij onze medewerkers en positieve energie opgeleverd. Het was een van de bouwstenen in een cultuurverandering.’

Toch beklijfden niet alle voornemens. ‘We hebben wel een tafeltennistafel gekocht’, geeft Rijkaart toe, ‘maar we hebben nog geen goede plek gevonden. Daar gaan we nog mee aan de slag’, belooft ze. ‘Hier in Oost-Groningen zijn we nuchter, zeg maar gematigd positief. Dan is het een meerwaarde als een collega uit Amsterdam je een positieve spiegel voorhoudt.’

Wat is serious ambtenaar?
Ambtenaren en andere professionals werkzaam in de publieke sector nemen twee vakantiedagen op. Ze worden geselecteerd voor een werkgroep en gaan aan de slag met een echt vraagstuk bij een andere (overheids)organisatie. De opdrachtgever, vaak een gemeente, doneert vervolgens 5.000 euro per opdracht aan Serious Request. De ambtenaren doen kennis, ervaring en een netwerk op. De opdrachtgever wordt geholpen met een bepaalde kwestie en zo profiteren er drie partijen. De organisatie van Serious Ambtenaar rouleert elk jaar.