‘Energie geven, dat is de kern’

Elke maand luncht gemeentesecretaris Frans Mencke met telkens vijftien andere ambtenaren van Hoorn. Zo wil hij erachter komen waar de vitaliteit en passie van zijn personeel zit. Of waar die ontbreekt. ‘Ik wil eerlijke antwoorden.’ 

Zevenhonderd ambtenaren telt de gemeente Hoorn. En als je gemeentesecre­taris Frans Mencke moet geloven, hebben de meeste van hen het steeds meer naar de zin in de middelgrote gemeente met 70.000 inwoners. Dat is opvallend, want uit onderzoek van Binnenlands Bestuur blijkt juist dat de motivatie en tevredenheid van de Nederlandse gemeenteambtenaar per saldo afneemt. Uit het betrokkenheidsonderzoek A Great Place To Work onder eigen medewerkers komt echter onmiskenbaar naar voren dat steeds meer Hoornse ambtenaren met plezier naar hun werk gaan. 

‘Drie jaar geleden haalden we de 70 procent niet, waar het het vertrouwen van onze medewerkers betrof. En pas bij een score van minimaal 70 procent op de Trustindex mag je jezelf a great place to work noemen. Inmiddels scoren we bij de beste 20 van de 120 onderzochte bedrijven en organisaties – publiek en privaat. Dit jaar staan we zelfs op de dertiende plaats’, zegt hij. ‘Ik zie meer vertrouwen, meer betrokkenheid, meer commitment, meer plezier en meer trots.’

Dat succes komt niet uit de lucht vallen; er is en wordt hard voor gewerkt. Mencke verbergt niet dat hij schrok van de allereerste onderzoeksuitkomst, drie jaar geleden. Eén van de manieren om te ontdekken waaraan het in de ogen van de ambtenaren in het stadhuis schort, heeft Mencke gevonden in het houden van zogeheten lunch­gesprekken. ‘Daar ben ik anderhalf jaar geleden mee begonnen, samen met mijn mededirecteur. Ik heb vijftien bordjes gekocht. Wie zo’n bordje ontvangt, mag aanschuiven bij de lunch. Voor mij is het telkens een verrassing wie ik aan tafel krijg, want de bordjes worden aan collega’s doorgegeven door degenen die de vorige keer hebben meegeluncht. Ik weet tevoren ook nooit waar het over zal gaan, welke richting het gesprek uitgaat. Er is geen agenda. Het is een informele, vertrouwelijke setting waar ik op tafel wil krijgen wat iedereen drijft. Ik vraag aan iedereen: “Wat houdt je bezig?” Daar wil ik een eerlijk antwoord op. Van de financiënman, van de rioolambtenaar, van de receptioniste. De afspraak is dat wat wordt besproken, binnen die vier muren blijft.’

Mooiste verhalen
Mencke zegt in die anderhalf durende sessies de ‘mooiste verhalen’ te horen van mensen die vol passie vertellen over hun werk, wat ze doen, wat ze drijft. ‘Voordeel is dat men in onze best grote organisatie elkaar leert kennen. Ik leer ze kennen, en zij mij ook. Dat verlaagt de drempel om naar “de baas” te stappen. Vaak word ik later op de gang aangesproken, van “toen hadden we het daar en daar over, daar is het nu zus en zo mee.” Dat schept een band.’

Dat is wat anders dan je in hoofdzaak te verlaten op het op gezette tijden houden van die keurige functioneringsgesprekken. Heel vaak niet meer dan een oefening in het afvinken van lijstjes, vindt Mencke in alle eerlijkheid. ‘Daar gaat het te weinig over essentiële zaken. Ik wil het juist hebben over trots, over passie, over werk­plezier, over ontwikkelingsmogelijkheden. Zo diep gaan, dat je de kern raakt. Hoe? Aan de hand van de simpele vraag: wat drijft je nou echt? Die kernvraag stellen, dat gebeurt veel te weinig door leiding­gevenden, in organisaties. Stel je ‘m wel, zo is mijn ervaring, dan genereert dat – in een vertrouwde sfeer – een ondubbelzinnig eerlijk antwoord. Ja, ook als bij de medewerker het vuur is gedoofd. Daar moet je dus ook naar durven vragen. En de medewerker moet het kunnen zeggen. Mensen krijgen te vaak niet de eerlijke boodschap: je zit hier niet op je plek. Of je nou excelleert of juist onder de maat presteert. Als je het wel benoemt, is er een drijfveer voor mobiliteit.’

Toegegeven, niet alle leidinggevenden in Hoorn stellen deze vragen al even consequent. Maar er wordt via een management development-traject wel aan gewerkt. Bij het aannemen van nieuwe managers is het hebben van die competentie voortaan een voorwaarde.

Eén van de dingen die volgens Mencke uit het doorvragen naar voren kwam, is de onvrede met het beloningsbeleid. Hoorn kent extra beloningen toe aan buitengewoon presterende medewerkers. ‘Dat gebeurde lang niet altijd openbaar. Fout. De veronderstelling dat ambtenaren allemaal gelijk willen worden behandeld en beloond, blijkt niet te kloppen. Ze blijken juist vóór gedifferentieerd belonen. Maar wel onder één voorwaarde, namelijk dat het openlijk gebeurt en dat er door de leidinggevende standaard bij wordt verteld waarom iemand zo’n bonus krijgt. Leg het uit. Dat waarderen mensen.’

Niet eerlijk
Een ander punt van onvrede was dat de ambtenaren zich niet eerlijk behandeld bleken te voelen bij interne vacatures. ‘In sommige gevallen was zo’n plek al lang vergeven – achter de schermen. Bijvoorbeeld om leidinggevenden van niet goed functionerende ambtenaren te verlossen. Dat klopte, ze hadden gelijk. Sindsdien doen we alles in de openbaarheid: iedereen kan solliciteren en niks is van tevoren al geregeld. Dat scheelt een hoop onvrede.’

‘Dat willen we nu ook doortrekken naar projecten. Voor die tijdelijke klussen kan in principe het hele personeel zich aanmelden. Veel gemeenten maken vooraf een selectie wie ze graag bij zo’n project willen hebben. Wij stimuleren onze medewerkers juist zelf aan te geven of ze erbij willen. Dit geeft hun de mogelijkheid zichzelf te ontwikkelen en competenties aan te boren. We bieden ze expliciet die kans.’

Dat laatste verhoogt niet alleen de tevredenheid, maar ook de interne mobiliteit. Want evenals andere gemeenten heeft Hoorn last van een verstarde arbeidsmarkt waar nauwelijks tot geen mensen weggaan – alleen die medewerkers die de pensioengerechtigde leeftijd bereiken – en er bijgevolg amper jong, vers bloed kan instromen. Of, zoals Mencke het formuleert, ‘zowel onze voordeur als onze achterdeur zit dicht’.

Bijkomend probleem is dat er intern vrijwel geen doorstroming meer is. De interne mobiliteit in Hoorn is inmiddels gedaald tot op 4 procent. ‘Dat is heel erg weinig. Wat dat met organisatie doet? Het geeft verstarring, het stimuleert de innovatiekracht niet. Je verliest aan onbevangenheid, bijvoorbeeld om nieuwe maatschappelijke vraagstukken tegemoet te treden. Onbevangenheid is nodig, want straks krijg je weer andere wethouders, die met nieuwe programma’s nieuwe wegen willen inslaan. Dat is de valkuil bij veel mensen die ergens lang zitten: het verleden is de bindende factor. Terwijl je juist de kansen en opgaven van de toekomst als focus moet nemen.’

‘Eigenlijk’, zo filosofeert Mencke, ‘is gebrek aan mobiliteit een symptoom. Het gaat mij veel meer om het al dan niet aanwezig zijn van vitaliteit, om energie geven en krijgen. Dat is de kern. Je moet erachter komen waar die vitaliteit van mensen verborgen zit. Als je die bij de kop hebt, kun je daarvanuit gaan handelen. Dat verkies ik verre boven de inzet van de zoveelste leuke HRM-tool, zoals bijvoorbeeld: iedereen om de zeven jaar van zijn stoel afhalen en op een andere zetten.’ Geërgerd schudt hij het hoofd.

Honkvast gedrag
De geringe mobiliteit is in zijn ogen weliswaar slechts een symptoom, maar tegelijk ook een issue waar hij als algemeen directeur iets mee moet. Snappen doet hij dat honkvaste gedrag van veel van zijn ambtenaren zeker. Het hoort bij de tijd. ‘Het wordt allemaal spannender, de budgetten nemen af, de politieke en maatschappelijke druk neemt toe, het werk moet met minder mensen worden gedaan’, zegt Mencke. ‘Dat maakt dat mensen niet meer bewegen.’

Nog niet zo heel lang geleden, memoreert hij, verscheen het rapport De grote uittocht: de overheid zou door het vertrek van de babyboomgeneratie moeite hebben om de vervangingsvraag op te lossen. Iets daarvoor was de periode dat gemeenten veel ambtenaren zagen vertrekken naar adviesbureaus als BMC en PwC. Over een paar jaar is er weer sprake van een tekort op de arbeidsmarkt. ‘In die zin zal het gebrek aan mobiliteit een tijdelijk probleem zijn, maar nogmaals, wel een dat moet worden aangepakt.’

Op diverse, soms creatieve manieren doet Mencke intussen wat in zijn vermogen ligt om beweging en meer fut in zijn organisatie te krijgen. Te beginnen door naar zichzelf te kijken, maar vooral door naar medewerkers te luisteren. ‘Wij willen graag flexibele medewerkers. Bieden we ze daar de mogelijkheden, de structuur ook voor? Zijn er in gelijke mate kansen voor ontplooiing. Bieden we alle voorwaarden voor ondernemerschap? Je moet snappen waar die vitaliteit zit om er iets aan te kunnen doen. En als wij het probleem zijn, zeg het dan ook gewoon.’

Op de in speciale sessies met groepen medewerkers gestelde vraag hoe Mencke kan helpen om de vitaliteit van medewerkers te vergroten, kwamen eigenlijk verrassend simpele antwoorden. Zo lieten diverse mensen weten graag vroeg te willen beginnen. ‘Maar omdat de deur pas om half acht openging, kon dat niet. Het is inmiddels geregeld, met als concreet resultaat dat de vroege vogels met meer plezier naar hun werk gaan. ’s Middags kunnen ze om drie uur thuis zijn om bijvoorbeeld de kinderen van school te halen of te coachen bij de voetbalclub. Werk en privé sluiten dan prachtig aan.’

Diverse 60-plussers bleken graag een dag minder te willen werken. Zij hebben voldoende financiële armslag om uren in te leveren ‘en gaan de overige vier dagen met meer plezier naar het werk. Praktisch, simpel en het creëert ook nog eens ruimte om anderen aan te nemen.’

Daarmee komt zowel de voor- als achterdeur toch op een kiertje te staan. Belangrijk is wel de kennis en ervaring niet door de achterdeur te laten wegglippen.

Mencke: ‘In diezelfde groep zitten veel mensen die het ontzettend leuk vinden om kennis over te dragen aan jongeren. Als mentor voor jongeren en docent bij onze interne opleidingen kunnen ze veel betekenen voor de organisatie. Dat geeft ze veel vitaliteit en energie en tegelijkertijd toon je hiermee je waardering en respect voor al hun kennis en ervaring in plaats van dat je zegt, je werkt hier nu al zo lang….’

Werkervaringsplek
De voordeur van de gemeente Hoorn wordt binnenkort op een andere, bijzondere manier opengezet. ‘Werkloze academici en hbo’ers krijgen een werkervaringsplek van zes tot negen maanden. Volgende maand starten we met tien van hen, die bij diverse projecten gaan assisteren. Met een vergoeding van 400 euro per maand, betaald uit projectgeld, is het geen vetpot, maar deze hoogopgeleiden doen wel werkervaring op en verrijken hun cv. Bovendien kunnen ze meedoen met interne opleidingstrajecten. We voelen een maatschappelijke verantwoordelijkheid om iets aan de jeugdwerkloosheid te doen. Dat is niet alleen een probleem van minister Asscher, maar ook van onze vierhonderd gemeenten.’

Voordeel voor de gemeente is dat er tijdelijk weer vers bloed door de organisatie stroomt. ‘Als we niet oppassen, hebben we straks niemand meer van onder de dertig. Dat kán natuurlijk niet. Dit is een middel om te zorgen dat we ook bij die generatie zijn aangehaakt. Tegelijkertijd kunnen we zo laten zien dat een gemeente een leuke werkgever is. Op de middellange termijn krijgen we immers te maken met een wervingsprobleem.’

Daarnaast is Hoorn vorig jaar opnieuw een traineetraject met elf mensen begonnen. ‘Wij hebben geen formatie, maar wel geld. Die trainees financieren we uit budgetten voor externe inhuur. Als je daar op een creatieve manier naar kunt kijken, is er meer mogelijk dan je denkt.’

Voor de ‘Hoornse manier’ om het werkplezier, de passie en de mobiliteit te vergroten, is vertrouwen, openheid en respect voor elkaar onontbeerlijk. Als dat er allemaal niet is, is het gedoemd te mislukken, benadrukt Mencke. ‘Vertel als leiding wat er aan de hand is, waar het niet goed loopt, leg uit dat het met minder moet. Vraag aan mensen wat ze willen, wat ze bezighoudt, waar ze enthousiast van worden. Mensen gaan dan ongelooflijk met je meedenken. Ik wil het ‘t personeel niet alleen naar de zin maken, maar hen deelgenoot maken van onze uitdagingen. Een organisatie is niet alleen van het bestuur en van de directie, maar ook van de medewerkers zelf. We staan voor dezelfde opgave: hoe zorgen we ervoor dat wij het beste antwoord hebben op maatschappelijke vraagstukken van nu en in de toekomst. Je moet constant een kritische focus hebben: waar knelt het, waar schuurt het, waar kan het beter en anders? Als je daarin slaagt, krijg je heel veel commitment.’

Raam-cao voor alle decentrale ambtenaren
Gemeenten, provincies en waterschappen voeren overleg om te komen tot één raam-cao voor alle decentrale ambtenaren. Eén collectieve arbeids­overeenkomst kan de mobiliteit onder ambtenaren flink vergroten, omdat overstappen van de ene naar de andere overheidslaag makkelijker wordt.

Zelf is Mencke, tevens actief in het College van Arbeidszaken (CvA), een groot voorstander voor zo’n doorbraak om de verstarde arbeidsmarkt open te breken.  ‘Alle belemmeringen die de mobiliteit niet bevorderen, neem ik graag weg.’

Mocht één cao voor gemeenten, provincies en waterschappen nog een brug te ver zijn, dan zou een ‘heel beperkt setje van afspraken’ een bruikbaar alternatief zijn. ‘Het gaat erom dat belemmeringen worden opgeheven om de mobiliteit op gang te krijgen. Het moet makkelijker worden om de overstap te kunnen maken van de ene naar de andere gemeente, maar ook van gemeenten naar een waterschap of provincie.’ In het CvA wordt hier momenteel over gesproken, aldus Mencke.

De belemmeringen om hiertoe over te gaan, zitten volgens hem meer in cultuur en leiderschap dan in regelgeving. Ook een praktisch punt als de reiskostenvergoeding speelt mee. Als, met of zonder één centrale cao, iets aan de vergoeding voor het woon-werkverkeer kan worden gedaan, vergroot dat de doorstroom, meent Mencke. Decentrale ambtenaren die vallen onder zo’n gezamenlijke cao blijven wat hem betreft wel gewoon in dienst bij hun werkgever, tenminste zolang ze niet overstappen.

Een cao voor alle ambtenaren, dus ook die in rijksdienst, behoort wat Mencke betreft eveneens tot de mogelijkheden. ‘De meeste rijksambtenaren werken niet in Den Haag, dus wat dat betreft zou het goed kunnen.’ Wel zitten daar meer haken en ogen aan. ‘Wie stelt die cao dan vast en wie wordt de baas van alle ambtenaren? Dat ligt politiek heel gevoelig. Dat neemt niet weg dat je er wel naar moet kijken.’