Alles in een dag

Time-management is van alle tijden. Lange leergangen zijn uit. Investeren in jezelf ook. In is e-learning, praktijkleren en eendaagse cursussen. ‘Nu het flexwerken is ingevoerd volgt het flexleren.’

Ach vroeger. Toen kon je je met collega’s voor een cursus resultaatgericht werken nog eens voor een dag over drie terugtrekken in een kasteeltje op de Veluwe. Met overnachtingen dus. Dat half Nederland het deed, is wellicht wat overdreven gesteld, maar het gebeurde wel.

Kom daar nu nog maar eens om. Als je er al blij van wordt, is het toch echt iets voor de happy few geworden. Tegenwoordig moet het allemaal kort en snel, zegt Peter van Enk, clustermanager decentrale overheden van PBLQ. ‘Het liefst in één dag.’

Inderdaad, kort en compact, zegt ook Robert-Jan Ritsema. Hij is directeur business development bij de Bestuursacademie. Traditioneel leren, zeg maar het in de schoolbanken zitten, is dan wel niet helemaal verdwenen uit het onderwijsaanbod van de opleidingsinstituten voor ambtenaren maar dergelijke open programma’s waar deelnemers zich individueel kunnen inschrijven, hebben al lang niet meer de overhand. De docent komt als een soort thuiskapper steeds vaker bij de organisatie over de vloer voor het geven van zogeheten incompany of inhouse trainingen.

Ze zijn niet alleen goedkoper, maar vreten bovenal minder tijd. Een voordeel voor de cursist, die reistijd bespaard blijft, maar vooral ook voor de organisatie. Sinds het uitbreken van de economische crisis in 2008 moet ook op gemeentehuizen meer werk door minder krachten worden gedaan. Het feit dat veel gemeentelijke organisaties platter zijn geworden, mist eveneens zijn effect niet. Jaren geleden waren de afdelingen P&O verantwoordelijk voor het opleidingsbeleid. Die maakten de opleidingsplannen en gingen over de bijbehorende budgetten. Wie een opleiding wilde volgen, moest daar aankloppen.

‘Tegenwoordig zijn opleidingsbudgetten gedecentraliseerd van de staf naar de lijn: de integrale lijnmanagers zijn verantwoordelijk’, aldus Peter van Enk. Die lijnmanagers maken andere afwegingen. ‘Niet de ontwikkeling van de individuele medewerker staat centraal, maar die van het hele team en de organisatie’, zegt hij. De ontwikkeling van medewerker is in het kader komen staan van het realiseren van het jaarplan.

Uitgang
Voorheen werden opleidingen door P&O nogal eens als instrument gebruikt om mensen naar de uitgang te begeleiden. Enigszins cynisch gaat de mare dat vroeger alles kon, als het maar niets met werk te maken had. ‘Nu moeten opleidingen ook bijdragen aan de doelstellingen en het resultaat van de organisatie. Lijnmanagers kijken veel meer dan opleidingsadviseurs of HRM-mensen naar het rendement. Die stellen niet de vraag: ‘’wat heeft Pietje eraan?’’, nee, die vragen: ‘’wat levert het op?’’ Meer rendement is het doel’, zegt Van Enk.

De opleidingsinstituten spelen intussen in op dat rendementsdenken door 0-metingen, 1-metingen en evaluaties op te nemen in het trainingspakket. Dat alles in een poging om de opdrachtgever de effecten van het geploeter te kunnen laten zien. ‘Het gaat om het meet- en tastbaar maken van het effect van leren. Daar hebben we bij de Bestuursacademie een set van indicatoren voor ontwikkeld’, zegt Robert-Jan Ritsema.

Na een cursus leiderschap bijvoorbeeld, komt de opleider later nog eens terug op de werkvloer om de omgeving van de leidinggevende een oordeel over zijn of haar competenties te vragen. Uit dat op basis van objectieve meetinstrumenten opgemaakte rapport valt dan, als het goed is, af te leiden of er na de leiderschapstraining door de leidinggevende progressie is geboekt. Van Enk: ‘Dat onze trainingen leuk, relevant en leerzaam worden gevonden door de cursisten is natuurlijk heel fijn, maar de leidinggevende, de lijnmanager of opdrachtgever moet ook tevreden zijn. Om het vrijblijvende er zoveel mogelijk vanaf te halen, doen we na afloop dan ook steeds vaker aan 360 graden feedback.’

Parafencultuur
Hij geeft een voorbeeld: ‘We gaven in gemeente X een schrijftraining voor alle beleidsmedewerkers die stukken voor het bestuur schreven. Aanleiding was dat er veel klachten waren over de kwaliteit van die stukken. Gebruikmakend van de casuïstiek van de deelnemers zelf, kwamen we groepsgewijs tot verbeteringen. Resultaat: tevreden deelnemers. Vol goede moed zijn we daarna naar de bestuurders gegaan met de vraag of die ook tevreden waren. Hun antwoord: “Het is niet beter geworden, eerder slechter.” Wat blijkt nu? Zo’n bestuursdocument gaat een lange weg langs financiën, juridische zaken, communicatie. Afdelingshoofden, directies, iedereen doet er zijn plas over, herschrijft het stuk met toevoeging van ambtelijk jargon en wollige taal, waardoor er uiteindelijk geen chocola meer van te maken valt. Het probleem ligt dus niet in de klas, maar in de parafencultuur van de organisatie.’

Zo’n evaluatie leert zowel de opdrachtgever als -nemer dat ook de context ertoe doet waar het gaat om het leerrendement en doorwerking. En niet in de laatste plaats de cursusdeelnemer. ‘Het levert namelijk veel frustratie op als je niet in de praktijk kan brengen wat je hebt geleerd’, zegt Van Enk.

Als gezegd, de leidinggevende is uit rendements- en productieoverwegingen zijn medewerkers liever niet te veel tijd kwijt. Dat verklaart waarom incompany trainingen en cursussen van één dag zo in zwang zijn. Telkens wordt daarbij zoveel mogelijk de koppeling tussen werk en praktijk gelegd. Mensen, zo is de theorie, leren het meest van en in de praktijk.

‘De kunst is om zo dicht mogelijk bij de werkpraktijk te blijven’, aldus Van Enk. Hij verwijst graag naar de 70-20-10 theorie van Carl Jennings. Die gaat ervan uit dat mensen het meest (70 procent) leren tijdens hun werk, daarna komt collegiale uitwisseling van kennis en ervaring bij de koffie, in overlegsituaties of inhoudelijke bijeenkomsten (20 procent).

Hooguit 10 procent van wat mensen leren, zou volgens die theorie gebeuren in een opleidingssituatie. ‘Nu flexwerken is ingeburgerd, volgt het flexleren’, zegt hij. ‘Zelf het leertempo bepalen en daarbij je eigen computer gebruiken is het devies.’

Gemengd opleiden
De voordelen van leren op de eigen werkvloer stellen weinigen ter discussie. Toch zit er een niet te veronachtzamen nadeel aan, namelijk dat je niets meer opsteekt van andere organisaties. Dat kunnen gemeenten zijn, maar bijvoorbeeld ook zorgpartijen – een veld waar lokale overheden na de decentralisaties van rijkstaken veel mee te maken krijgen.

Ritsema: ‘Wat we de laatste tijd veel zien, is dat zulke partijen buiten onze oorspronkelijke doelgroep zich bij ons melden voor opleidingen. Dan gaat het om bijvoorbeeld partijen die met sociale wijkteams of jeugdzorg van doen hebben. Die moeten sinds 1 januari in een andere context werken, een waarin ze te maken hebben met gemeenten. Zij willen weten hoe de gemeenteraad werkt, wat voor invloed de beleidsmedewerker heeft, waar en op welk moment ze hun invloed kunnen uitoefenen. Zo tekenden huisartsen en verpleegkundigen al in op incompany trainingen bij ons.’

Gemengd opleiden in een traditionele setting – lees klaslokaal – zou volgens hem beide partijen nog tot groter voordeel strekken. ‘Dan krijg je een mix van kennis en ervaringen, waarbij beide werelden van elkaar leren. Verheugend is dat we de laatste tijd een verschuiving in die richting zien’, zegt hij.

Voor de nieuwste en verreweg meest in het oog springende trend op het gebied van opleidingen van medewerkers tekende afgelopen week de gemeente Den Helder. De gemeente koos ervoor alle trainingen en workshops niet te verspreiden over het gehele jaar, maar te laten plaatsvinden in één week. Ambtenaren mochten daarom deze week – buiten het stadhuis, maar nog wel in Den Helder – hun individuele loopbaanbudget van 500 euro besteden aan een training of workshop voor hun eigen ontwikkeling. Dat gebeurde tijdens een ‘georganiseerd, vrolijk ontwikkelfestival.’

De directie van de gemeente had de medewerkers aangespoord daarom hun agenda voor de hele week zoveel mogelijk vrij te houden. De loketten bleven wel voor het publiek geopend.

Aarden met paarden
De keuze was uit circa 70 opleidingen, seminars en korte workshops. Boven aan het wensenlijstje prijkten ‘cursussen’ op het gebied van het ‘lekkerin- je-vel-zitten.’ Ook populair waren de training Aarden met paarden en het seminar Het effect van kleur en kleding. Verantwoordelijk wethouder Pieter Kos motiveert het soms atypische aanbod door te wijzen op het belang dat medewerkers ‘goed, gezond en gemotiveerd werken.’

Natuurlijk was er ook ruimte voor het meer serieuze, reguliere aanbod. Een groot aantal bureaus zoals Schouten en Nelissen, JS-consultancy, Bestuursacademie, Bureau Zuidgeest, Wetshaghe Trainingen en NTI sloegen voor een week de tent op in Dukdalf-Willemsoord. Opvallend daarbij was de hoeveelheid eendaagse trainingen die werd aangeboden, zoals presenteren in een dag, effectief communiceren in een dag, mindfulness in een dag, assertiviteit in een dag, beïnvloeden in een dag, en, last but not least, lean in one day.

Over het nut van dit soort eendaagse trainingen zijn Van Enk en Ritsema duidelijk en eensgezind. ‘Ze zijn prima om inspiratie op te doen. Ik bedoel, je hebt een kekke spreker voor de groep en daarna ga je weer naar een andere deelsessie. Ondertussen leer je niks’, zegt Van Enk.

‘Aanjagen is natuurlijk prima, maar het zou niet bij die ene impuls moeten blijven. Als je echt iets wil leren en realiseren, volstaat een dag niet’, vult Ritsema aan. Met name waar het gaat om het eigen maken van nieuwe kennis, het aanleren van een andere rol, de verandering van gedrag en het bieden van handelingsperspectief is volgens beiden eenvoudigweg meer tijd nodig. Van Enk: ‘Dat kan nooit in één dag, daar is een traject voor nodig.’

Goede werkgever
Gezien de vele nieuwe taken die per 1 januari op het bordje van de gemeenten zijn komen liggen, was een stijging van de opleidingsbudgetten te verwachten. Die stijging heeft zich volgens Fred Jansen van het A+O fonds gemeenten echter niet voorgedaan. Integendeel, wat uit de vorige Personeelsmonitor van het A+O fonds bleek, is dat dezelfde bedragen waren begroot, maar dat er minder wordt uitgegeven.

Robert- Jan Ritsema van de Bestuursacademie ziet de aandacht voor opleiden weer groeien. ‘Na jaren van bezuinigingen – geen geld, geen tijd – komt er nu weer meer vraag. Gemeenten willen de goede mensen houden en mensen aan zich binden door een goede werkgever te zijn. Zelf hebben ze er belang bij te kunnen laten zien dat ze het goed doen, met name op het vlak van de decentralisaties. Dat maatschappelijk effect bereik je alleen als je medewerkers goed geëquipeerd het veld in kunnen.’