of 59045 LinkedIn

ICT-debacle is vooral systeemfout

Remmert Remmerts de Vries, 6 reacties

De faaloorzaken van grote ICT-projecten bij de overheid zijn inmiddels een veelbesproken onderwerp in de media. Er wordt onder andere gewezen naar de twijfelachtige rol van de ICT-leveranciers, de overheid en de minister van Veiligheid & Justitie (V&J). Ad Hofstede kaartte onlangs (terecht) aan dat gebrek aan kennis een van de oorzaken is van deze debacles. Ook wordt gesteld dat de minister doof is voor ongevraagde ICT-adviezen. Maar is het wel zo vreemd dat een bewindsman of – vrouw van V&J hier niet naar luistert? 

Welnee, een minister van V&J is immers benoemd voor een periode van slechts vier jaar. Grote ICT-projecten reiken veel verder dan hun bewindstermijn. Die duren eerder zes tot tien jaar of soms nog langer. Minister Ballin, Sorgdrager, Korthals of Donner is toch ook nooit afgerekend op het falen van een groot ICT-project, waarom zou de minister van V&J zich ineens wel zorgen moeten maken over de ICT?

 

We zien hier een symptoom van ernstige systeemfouten in de organisatie van de informatievoorziening bij de overheid. De beperkte aanstellingsduur van een bewindspersoon stelt hem in staat om de verantwoordelijkheid voor grote, riskante ICT-projecten uit de weg te gaan. Dat hoeft geen ramp te zijn, mits die verantwoordelijkheid tenminste wel door een hoge ambtenaar wordt gedragen, die aanspreekbaar is op de projectresultaten. Ook al zitten hoge ambtenaren in principe langer dan vier jaar op dezelfde plek, komt het in de praktijk vaak voor dat ook zij regelmatig wisselen van functie.

 

Wat zijn dan de belangrijkste faalfactoren? Het gaat hier vaak om ‘systeemfactoren’ van de wijze waarop de overheid de grote projecten heeft georganiseerd en dat tot op heden nog zo doet:

 

Vrijwel geen hoge ambtenaar neemt de eindverantwoordelijkheid op zich. De verantwoordelijkheid voor een groot project wordt vrijwel altijd 'versnipperd' belegd bij allerlei personen met een eigen beslissingsbevoegdheid. Iedereen kan gemakkelijk wijzen op een of meer anderen die evenveel schuld dragen. Ook voor een groot deel op ingehuurde externen. Uiteindelijk doet iedereen serieus zijn best en heeft niemand de schuld als het project faalt.

 

Daarnaast is er het suikeroom-mechanisme. Voor een groot project wordt extra budget aangevraagd bij de minister. De minister betaalt, maar blijft op afstand. De uitvoerende overheidsinstantie geeft het geld van de suikeroom uit. Als het voortijdig op is, wordt er eenvoudig extra geld gevraagd. De suikeroom kan niet ingrijpen of doet dat te laat, en de uitvoerende instantie ziet geen noodzaak om in te grijpen. Omdat het geld toch niet van de overheidsinstantie zelf komt, wordt een groot project van het begin af aan opgeblazen tot onbeheersbare proporties. Elke betrokken ambtenaar krijgt de gelegenheid om vrijwel elke wens in te voegen in het projectplan. Hoe meer geld er door de suikeroom beschikbaar wordt gesteld, des te interessanter en aantrekkelijker het project.

 

De overheidsinstantie die in zwaar weer terecht komt, krijgt alle gelegenheid om de problemen te verdoezelen. Transparantie ontbreekt dan totaal. Bij problemen met het project gaat de deur op slot en is alles ineens geheim. Ook de medeverantwoordelijke leverancier wordt zoveel mogelijk buiten schot gehouden. Als men dat niet doet, komt immers het mismanagement ineens op straat te liggen en dat wil het bestuur van de overheidsinstantie niet.

 

Gratis adviezen van de ICT-sector? Daar is de overheid helemaal niet vies van. Integendeel, steeds vaker vragen instanties daarom. Men schrijft dan een zogeheten marktconsultatie uit om zoveel mogelijk gratis kennis binnen te halen. Maar een ongevraagd advies, daar zit geen minister of ambtenaar op te wachten. Als men dat zou omarmen, dan zou men toch zomaar zelf medeverantwoordelijk voor de uitvoering kunnen worden? Nee, véél te riskant, dat liever niet…

 

Remmert Remmerts de Vries, manager Business Consultancy bij ilionx 

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door John Pape (Informatiemanager) op
@Dick, goede analyse en conclusie!
Door Toine Goossens (Toezichthouder gedrag en moraal) op
Bert en Henk,
Daar hebben we niet veel aan.

Het uit de hand lopen van ICT projecten is bepaald niet exclusief voor de overheid weggelegd. Er zijn legio voorbeelden uit het bedrijfsleven waar het ook stevig uit de hand liep. Misschien is de reactie dan feller. Als het probleem niet wordt opgelost gaat het bedrijf failliet.
Voor de twijfelaars onder u ik bemande de teams om zo lang als het nodig was, de processen handmatig te laten verlopen.

Kennis van het beheersen van projecten is volop binnen de overheid aanwezig. Een voorbeeld is I&M, waar al lang geleden is ingezet op sterke projectleiders voor complexe infrastructurele projecten.
Ik zou mij richten op de kwaliteit van de aansturing van de ICT projecten en op het motiveren van allen diebij een project betrokken is.
Door henk op
alle dure externen eruit en zelf met goed betaald, gekwalificeerd personeel werken. Dat doet wonderen.
Ik ken externe bedrijven die bewust broddelwerk leveren, zodat ze jaren werk houden ........
Door Bert op
Ik word strontziek om iedere dag achter zo'n dom apparaat te zitten. Ik werk bij een omgevingsdienst in noord Brabant waar ze broddelsystemen hebben.
Door Dick van Elk (Burger ) op
ICT is helaas een technologie met meer dan één probleem. Maar al te vaak wordt de nadruk gelegd op de T van techniek. De G van gebruiker komt niet voor in ICT. Zowel bij de klant als bij de leverancier blijft de gebruiker, hoewel eindverantwoordelijke voor het gebruik, op grote afstand van een ICT project.

Bovendien wordt zelden optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden van ICT. Dat komt meestal omdat het ingezet wordt om de bestaande werkwijze te "verbeteren" i.p.v. de huidige werkwijze (het proces) grondig te bekijken en zo nodig opnieuw te ontwerpen. Vergelijk de timmerman die eerst met een hamer spijkers inslaat en dit vervolgens blijft doen met de achterkant van een spijker/nietmachine...

Het ICT instrumentarium biedt nog steeds letterlijk ongekende mogelijkheden om bestaande processen te veranderen. Op macro niveau zien we de maatschappelijke veranderingen van bv de "internet winkels". In feite zijn nieuwe processen die de traditionele detailhandel functie overnemen door een ander proces. Met vergaande maatschappelijke gevolgen die ons "overkomen" omdat niemand verantwoordelijk is voor de veranderende rol van de goederen distributie op procesniveau.

We zullen als samenleving de maatschappelijke consequenties van de IC-Technologie beter in kaart moeten brengen willen we deze "bestuurbaar" houden. Doen we dat niet dan zal ons nog veel meer "overkomen" wat uiteindelijk maatschappelijk ongewenst is.

De verantwoordelijkheid hiervoor is op dit moment nergens belegd. De huidige IC-Technologie kent naast vele voordelen een aantal "vervelende bijverschijnselen": onveilig betalingsverkeer, privacyproblemen, digitale spionage, om er een paar te noemen.

Er is dus veel meer aan de hand. Mijn conclusie zou zijn: het ICT debacle is een overschatting van de techniek en een onderschatting van de rol van de gebruikers op product- maar vooral op procesniveau. Gelukkig is daar iets aan te doen. Laten we daarmee beginnen en de IC-Technologie binnen een gewenste maatschappelijke context brengen.
Door Ernst Wallinga (managing partner bij Anser | adviseurs, managers & business coaches) op
Beste Remmert,
je gaat in je artikel geheel voorbij aan de splitsing tussen de bestuurlijke en de ambtelijke organisatie. Deze laatste is opdrachtnemer en eindverantwoordelijk voor het project. Bij een ministerie hoort de Secretaris Generaal of anders een Directeur Generaal verantwoordelijk te zijn voor het opdrachtgeverschap. En die zitten wel degelijk jaren achtereen op dezelfde functie en hebben inmiddels veel ervaring opgedaan met grootschalige ICT projecten (zo mag ik hopen).
Hetzelfde speelt bij een gemeente, alwaar de gemeentesecretaris de opdrachtnemer is richting het gemeentebestuur (college van B&W) en de rol van opdrachtgever vervult. Want die gaat over bedrijfsvoering, en daar is ICT een onderdeel van. Wanneer een "hoge ambtenaar" geen verantwoordelijkheid neemt of bewust risicovolle trajecten vermijd komt de bestuurder in beeld als portefeuillehouder. Dat deze politiek wordt afgerekend is vaak terecht, maar de echte probleemhebber moet toch echt de "baas" van de ambtelijke organisatie zijn. Maar die berispen of ontslaan trekt geen vuur in de media...
Groet,
Ernst