of 59142 LinkedIn

Digitaal factureren: zorg dat u het geregeld heeft!

Afbeelding

Sinds 1 januari 2017 stelt de Rijksoverheid e-factureren verplicht in de inkoopvoorwaarden bij nieuwe overeenkomsten met leveranciers. Partijen die met de rijksoverheid in zee gaan, zijn verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten een e-factuur aan te leveren. Een grote stap, maar wel een waardoor u sneller, gemakkelijker en nauwkeuriger factureert. Bovendien scheelt het ondernemers en overheden handmatige administratie én dus kosten.

De rijksoverheid wil een voorloper zijn in het digitaal versturen en ontvangen van facturen. Het Rijk streeft ernaar eind dit jaar de facturatie bij al zijn organisaties volledig gedigitaliseerd te hebben. Ook voor leveranciers van de rijksoverheid heeft dit nogal wat voeten in aarde, want ook zij moeten digitaal gaan factureren. Maar, zo stelt Djimmy Zeijpveld van softwareontwikkelaar Exact, ‘Leveranciers die al vóór 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan, vallen niet onder de verplichting. Zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever.’

 

Samenwerking met en voor de overheid

Exact ontwikkelde samen met haar grootste partner VCD IT Groep de e-facturatiemodule Digital Invoicing. Deze is heel gemakkelijk te koppelen aan Digipoort en Simplerinvoicing, de vertrouwde netwerken waarmee organisaties van de rijksoverheid werken. Jasper Dieters van VCD: ‘Digital Invoicing is een speciale aanvulling op Exact business software, voorwaarde is dus wel dat de organisatie al met Exact business software werkt. Deze module, die we samen met verschillende overheidsdiensten hebben ontwikkeld, biedt behoorlijk wat voordelen. Omdat het is aangesloten op Simplerinvoicing, of het Digipoortnetwerk van het Rijk, is er sprake van een zeer veilige verbinding. Ook is het mogelijk om bijlagen mee te sturen, bijvoorbeeld uren die geaccordeerd zijn, offertes of contracten.’ ‘Wat ook cruciaal is’, voegt VCD-collega Marcel Verhoeven toe, ‘is dat er achteraf correcties zijn door te voeren, zoals extra of andere bijlagen. Bovendien kunnen contractregels en -nummers worden ingevoerd, zodat koppelingen met DigiInkoop bij de ontvangst van de inkoopfactuur makkelijk te maken zijn. En, ook niet onbelangrijk: Digital Invoicing voldoet aan de Universal Business Language (UBL)-standaard van Simplerinvoicing.’

 

Minder tijd en fouten

Iedereen die met de module Digital Invoicing gaat werken, maakt een behoorlijke efficiencyslag, vertelt Joost van Koot van Exact. ‘Is het nu nog vaak zo dat een factuur die binnenkomt eerst wordt uitgelezen of ingescand en daarna in het boekingsysteem wordt gezet, straks gebeurt alles in één stap. Daarmee win je veel tijd en is de kans dat je fouten maakt kleiner. Bovendien is het ook nog eens vriendelijker voor het milieu, want er wordt een stuk minder geprint en op de post gedaan. Terwijl de status van de facturen gelijk is aan die van een papieren variant. Door de facturenstroom te digitaliseren voldoen organisaties bijvoorbeeld aan hun fiscale bewaarplicht.’ Van Koot vervolgt: ‘De module Digital Invoicing is nieuw, maar volledig doorontwikkeld en klaar om in gebruik te nemen. Alle organisaties bij het Rijk – en organisaties die aan het Rijk factureren – die met Exact werken of gaan werken, kunnen de module eenvoudig aan de bestaande software koppelen. Als het Rijk kan laten zien dat digitaal factureren goed uitpakt, zal het bedrijfsleven e-facturatie ook omarmen.’

 

Klik hier om de PDF te downloaden!

Verstuur dit artikel naar Google+

Exact is een internationale onderneming met 1.600 medewerkers in veertien landen. Het bedrijf ontwikkelt ERP, CRM, HRM, financiële software, boekhoudsoftware en bedrijfssoftware. De VCD IT Groep is de grootste Exact-partner van Nederland en implementatiepartner van Exact-software voor de Rijksoverheid en MKB Nederland. Meer weten over de oplossingen van Exact voor de overheid? exact.to/overheid

 

Afbeelding